Приказ по основной деятельности характеристика

Приказ по основной деятельности характеристика

Приказ по основной деятельности характеристика

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:

  • приказы по основной деятельности — издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач
  • приказы по административно-организационной деятельности — касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов
  • РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

    Все виды приказов по основной деятельности должны регистрироваться. Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами.

    Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

    Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к. приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет. То есть в деловой практике необходимо учитывать еще одно основание для классификации приказов – их ценность, выражающуюся в сроке хранения.

    Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации. В зависимости от объема документооборота могут применяться различные виды журналов.

    Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

    ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

    Полномочия и ответственность

    Организационная структура и штатное расписание

    Утверждение и введение в действие локальных нормативных актов

    Регламенты и процедуры

    Режим работы компании

    Охрана труда и техника безопасности

    www.hr-ok.ru

    Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности. 1

    Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др. Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников. 2

    Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены унифицированные формы для следующих разновидностей приказов:

    приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1);

    приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (унифицированная форма № Т-1а);

    приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (унифицированная форма № Т-5);

    приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (унифицированная форма № Т-5а);

    приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-6);

    приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (унифицированная форма № Т-6а);

    приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (унифицированная форма № Т-8);

    приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (унифицированная форма № Т-8а);

    приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (унифицированная форма № Т-9);

    приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (унифицированная форма № Т-9а);

    приказ (распоряжение) о поощрении работника (унифицированная форма № Т-11);

    Для создания этих разновидностей приказов по личному составу должны использоваться только вышеперечисленные унифицированные формы.

    Примечание: Согласно Информации Минфина России N ПЗ-10/2012, с 1января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

    Проекты приказов по основной деятельности, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – «Проект». Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений. 3

    Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос «О чем?», например: «О создании филиала общества в г. Твери», «Об изменении устава общества». 4

    В приказах текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю»). 5

    Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

    Преамбула может начинаться словами «В целях», «Во исполнение» и т.д.

    В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. 6

    Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки от поля прописными буквами или строчными в разрядку. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

    Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: «1. Создать рабочую группу в составе. «. 7

    В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. 8

    1. Начальнику Управления производства и внедрения информационных систем Воробьеву К.В. подготовить проект «Технического задания…».

    2. Начальнику Управления сбыта информационных систем Ярославцевой Е.Н. подготовить проект коммерческого предложения … .

    Указание срока исполнения печатается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например: Срок представления 15.04.2009. 9

    В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа.

    Например: «5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Ярославцеву Т.П.».

    Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу. «. 10

    В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения. «. Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. 11

    До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части на обороте последнего листа документа.

    Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)». На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение: 12

    Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)», а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа. 13

    Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. 14

    Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). 15

    Дополнительная информация:

  • пример оформления приказа;
  • распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения;
  • распорядительные документы.
  • _____
    1 Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
    2 Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
    3 Там же.
    4 Там же.
    5 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.20.
    6 Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
    7 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
    8 Там же.
    9 Там же.
    10 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 15.
    11 Там же. – Приложение № 15.
    12 Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
    13-15 Там же.

    www.edou.ru

    Образец приказа по основной деятельности

    Приказной документ представляет собой правовой акт, который издается со стороны руководителя управленческого органа, действующий в целях решения любых оперативных задач, которые перед ним стоят. Подготовка этих бумаг осуществляется на основании поручения генерального руководителя в адрес руководителя отдельных подразделений.

    В отдельных ситуациях, которые являются наиболее сложными, может происходить создание дополнительных комиссий, членами которых являются представители нескольких отделов.

    Так как задачи могут носить основной и оперативный характер, то приказные документы такого направления могут классифицироваться по двум типам:

  • основной деятельности, которые издаются в рамках исполнения основных организационных и стратегических задач;
  • административной и организационной работе – такие приказы относятся непосредственно к оперативным и хозяйственным вопросам.
  • Виды и формы

    Нередко у специалистов в сфере делопроизводства появляются сложности касательно того, куда отнести этот документ – к локальным актам или к бумагам по личному составу. Ключевой принцип функционирования является следующим: если документация способствует регулированию трудовых отношений между фирмой и конкретными сотрудниками, то можно отнести документ к личному составу.

    Если речь ведется о компании в целом, то это нормативный акт об основной деятельности компании, даже если в нем названы ответственные лица и имеются персональные поручения для определенных сотрудников.

    Рассмотрим несколько разновидностей приказов по основной деятельности, к перечню относятся следующие распорядительные бумаги о:

    • вступлении руководителя в должность;
    • возложении на главного начальника определенных обязанностей;
    • назначении временного руководителя, который будет занимать должность в течение определенного кратковременного периода;
    • наделении правом подписи;
    • назначении ответственного лица за операции по хранению, учету, выдаче трудовых книг;
    • утверждении штатного расписания рабочего времени;
    • формировании подразделения, которое будет функционировать обособленно;
    • вводе в действие новой редакции инструктажа и внутренних правил;
    • вариантах выдачи сотрудникам трудовых книг;
    • обеспечении защиты и охраны конфиденциальных материалов;
    • применении сотовой связи;
    • факте утверждения перечня материально ответственных сотрудников;
    • формировании соглашений, связанных с полной материальной ответственностью;
    • графике работы по выходным и некоторым предпраздничным дням.
    Читайте так же:  Приборы учета в квартире закон

    Это далеко не весь список распоряжений, существующих в рамках деятельности предприятий в настоящее время. Но есть несколько иных признаков классификации, которые применяются на практике достаточно часто.

    По функциональному назначению:

  • по вопросам ежедневной работы организации – об утверждении нормативно-правовой документации, о формировании структурных элементов, о подготовке рабочих мест;
  • по задачам, возникающим внезапно – об организации ликвидационных вопросов, по итогам внеплановых проверок, об отстранении сотрудников от рабочей деятельности;
  • по кадровому составу – об основных задачах, связанных с управленческой деятельностью и менеджментом, о распределении обязательств между сотрудниками.
  • Как оформляется

    Закрепление набора требований относительно ряда документации, отнесенных к категории организационно-распорядительных моментов, наблюдается в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003.

    В рамках этой бумаги указывается состав реквизитов, а также требования к их оформлению. Здесь же размещены и схемы расположения основных реквизитов. Тело документа обычно содержит несколько пунктов:

  • название компании;
  • наименование документа;
  • регистрационный номер, дата, в которую происходит составление;
  • тема распоряжения;
  • текст приказной бумаги;
  • место, в котором будет стоять подпись ответственного лица, а также указание его инициалов и должности;
  • отметка об исполнителе.
  • В случае приложения к приказу вспомогательной документации этот факт констатируется в рамках текста.

    Реестр изданных приказов и журнал

    Изданные на предприятии документы подлежат обязательному процессу регистрации в целях дальнейшего ведения учетных мероприятий. Что касается локальной документации, то она не только должна быть утверждена руководящим звеном, но и иметь собственный номер, под которым вносится информация в журнал, специально предназначенный для подобных целей.

    Если на предприятии имеется разделение распоряжений на определенные категории, лучше сразу обеспечить им отдельную регистрацию и хранение. Это позволит избежать дополнительной затраты усилий на проведение классификации бумаг согласно срокам их действия.

    В целях регистрации документа применяется специализированный журнал. Что касается законодательного уровня, он не содержит каких-либо прописанных требований к данному документу. Его смысл состоит в обеспечении возможности фиксации определенных данных:

  • номер регистрации;
  • дата, в которую документ был подписан;
  • название и краткая структура;
  • данные об ответственных лицах;
  • исполнительские отметки;
  • примечания.
  • Что касается подготовительных мероприятий по формированию приказа, то они осуществляются в несколько стадий, и вот основные из них:

  • Изучение существа вопроса, обеспечение сбора необходимого набора сведений. Это нужно для того, чтобы создать мощную базу для дальнейшего формирования приказа.
  • Подготовка проекта. Составляется «скелет», прописывается текст, разъясняется и определяется основная суть документа.
  • Согласование. Происходит обсуждение бумаги с представителями отдельных звеньев организации.
  • Подписание бумаги со стороны руководителя. Руководитель подписывает документ, и это значит, что с данного момента он вступает в силу и начинает действовать.
  • Таким образом, составление документа – простой, но длительный процесс, который требует определенного количества времени и внимания.

    Инструкция по созданию и отправке на согласование приказа по основной деятельности представлена ниже.

    Из каких частей состоит

    В классическом представлении текст приказа включает в себя в основном два структурных элемента:

    1. Констатирующая часть. Здесь происходит обоснование распорядительных мероприятий. В качестве основного объяснения может выступать необходимость реализации поставленных целей, а также определенные нормативные акты. Если действия, которые осуществляются, не нуждаются в каком-либо пояснении, распорядительная часть может быть опущена.
    2. Распорядительный элемент. Здесь речь идет непосредственно о поручениях. Она начинается со слова «Приказываю», которое указывается прописными буквами в отдельной строке, начинающейся от границы левого поля.

    Данная часть подразделяется на пункты, их нумерация осуществляется посредством арабских цифр. Каждый из элементов структуры должен давать четкий ответ на ключевые вопросы «зачем?», «что?», «кому?», «как?», «когда?», «почему?». Если все эти ответы будут даны, приказ можно считать действительным и актуальным.

    Основные реквизиты

    Оформление приказной бумаги производится на специальном бланке, традиционно этот документ включает в себя определенный набор реквизитов:

  • постоянные элементы единого бланка – эмблема, название фирмы, описание типа документации;
  • переменные данные включают в себя такие основные материалы, как дата, номер регистрационного значения, место формирования, название, текстовая часть, приложения, подпись, визы.
  • Это основа, которую должен знать любой специалист, принимающийся за составление этой уникальной бумаги.

    Для чего создается

    Приказ по основной деятельности выступает в качестве основного и неотъемлемого элемента любой организационно-распорядительной документации. Ни одна компания не в состоянии обойтись без этой бумаги. Ведь в первую очередь она выступает в качестве эффективного метода обозначения задач, а во вторую – является мощным способом контроля.

    Образец документа

    Документ составляется логично и последовательно, важно, чтобы в него был включен каждый нужный пункт во избежание возникновения лишних вопросов. Мы рассмотрим образец самого простого приказного документа, который может встречаться на практике и используется достаточно часто.

    1. Организационно-правовая форма предприятия указывается сверху посередине, а затем следует описание названия компании.
    2. Далее пишется, что это ПРИКАЗ – заглавными буквами посередине следующей строки. Слева под этим словом проставляется дата, а на следующей строке по центру – название города, в котором он составляется.
    3. Следующий пункт – название приказа, которое начинается с предлога «о» или «об». Строкой ниже пишется, что «в целях совершенствования документооборота» или «для повышения эффективности труда», а затем с новой строки заглавными буквами прописывается слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
    4. Далее отмечается действие, которое необходимо совершить персоналу по распоряжению составителя. Например, разработать проект новой инструкции, создать новое штатное расписание, опробовать внедрение новых технологий производства и так далее. До этого обязательно указывается имя работника или имена группы работников, которым поручается проведение данного мероприятия.
    5. Далее следует подпись и указание должности составителя, например – генеральный директор, начальный управления, старший менеджер и так далее.
    6. Таким образом, документ имеет достаточно простую структуру, поэтому составляется достаточно быстро и просто. Это лишь классический образец, и поскольку унифицированной формы бумаги не существует, в разных компаниях могут составляться другие разновидности приказов.

      Особенности для административно-хозяйственного отдела

      Административно-хозяйственный отдел является важным структурным звеном в любой организации. В рамках ведения коммерческой и хозяйственной деятельности у специалистов возникает несколько основных вопросов. Например, один из них заключается в том, есть ли необходимость регистрации АХО и основной деятельности по отдельности.

      На самом деле, точный ответ может дать только организация, ведь подобные мероприятия происходят строго в соответствии с ее решением. Тем не менее, делать это желательно, ведь приказные документы по Основной деятельности хранятся на постоянной основе, а приказы для административно-хозяйственного отдела действуют всего 5 лет.

      Хранение, нумерация, ответственность

      Правильное хранение документации в течение нужного времени – залог успеха развития фирмы. Сначала информация лежит на предприятии «под рукой» у ответственного сотрудника, а спустя определенное время она отправляется в архив, где подлежит хранения 75 лет.

      Такой длительный срок связан с особой ценностью этой бумаги для масштаба деятельности компании. Страницы распоряжения подлежат нумерации, как и в любом другом документе. Ответственность за сохранность бумаги и за указание в ней тех или иных данных возложена на генерального директора фирмы, а также на высших специалистов отдельных подразделений.

      Сроки хранения и учет кадровых приказов есть на данном видео.

      znaybiz.ru

      Приказы по основной деятельности

      ГЛАВА I. СОСТАВ СИСТЕМЫ И СТРУКТУРА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ И ПОЛОЖЕНИЯ. 5

      1.1 Приказ как распорядительный документ : понятие, виды,

      1.2. Нормативно- методическая база оформления распорядительной документации. 7

      Состав и требования к оформлению реквизитов распорядительных документов. 9

      ГЛАВА II. ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ 15

      2.1. Характеристика этапов подготовки приказа по основной деятельности. 15

      2.2. Правила оформления приказа по основной деятельности. 17

      СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

      Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и ) оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т. д.

      «Делопроизводство, документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами». 1 От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен, документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

      Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный документальный характер.

      Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Значение документов в управленческой деятельности трудно переоценить, так как документ является основным носителем информации, на базе которого принимается решение.

      Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

      Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные

      подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах -секретари-референты (секретари).

      Принятые руководителем, его заместителями решения фиксируются в определенном порядке в конкретных формах документов. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу , соответствие действующему законодательству , правильность оформления, качество содержания, возможность оперативного поиска.

      Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами, инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.

      Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Документ; документационная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 2

      Тема данной курсовой работы: «Приказ по основной деятельности: этапы подготовки, правила оформления». Этот вид документа является самым распространенным видом распорядительного документа применяемого в практике управления.

      Целью курсовой работы является отслеживание и раскрытие таких вопросов как

      Вследствие чего и каких причин возникают организационно-распорядительные документы.

      Цели издания приказов по основной деятельности.

      Какие требования предъявляются к составлению и оформлению документов.

      При написании курсовой работы были использованы такие источники как ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000. №68. было прочитано и просмотрено много литературы по делопроизводству.

      ГЛАВА I. СОСТАВ СИСТЕМЫ И СТРУКТУРА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ И ПОЛОЖЕНИЯ.

      Приказ как распорядительный документ : понятие, виды, назначение.

      Одной из основных управленческих функций является функция регулирования деятельности. Регулирование обеспечивает бесперебойность и непрерывность процесса управления, согласованность в работе всех органов и звеньев управления. Как правило, «регулирующие» решения подлежат либо немедленному выполнению, либо выполнению в строго установленное время.

      Решения, принимаемые в ходе регулирования деятельности, фиксируются в распорядительных документах. В организациях, действующих на основе единоначалия, когда вся полнота исполнительной власти принадлежит одному лицу — руководителю (генеральному директору, директору, исполнительному директору, председателю правления, начальнику управления и т. д.), — это приказ.

      Приказ — правовой акт (нормативный документ), издаваемый руководством организации в целях решения текущих и перспективных задач, стоящих перед организацией, и обладающий юридической силой.

      Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли.

      Оформлению приказами подлежат:

      Решения и поручения, связанные с организацией работы, порядком деятельности предприятия и другими основными вопросами деятельности, имеющие постоянный характер и обязательные к исполнению, а также с проведением важных организационных мероприятий; Утверждение и введение положений, уставов, правил, инструкций и т. п. и при необходимости решение вопросов по проведению определенных организационных мероприятий, связанных с введением этих документов;

      Вопросы реорганизации, создания, ликвидации структурных подразделений;

      Итоги работы предприятия, объявления результатов проверок и ревизий;

      Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов.

      Приказы должны издаваться только в случаях действительной необходимости. Изменения и дополнения в приказы, а также их отмена производится только приказами.

      Юридическим основанием для создания приказов являются

      Законы Российской Федерации;

      Указы, распоряжения Президента Российской Федерации;

      Постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации;

      Необходимость правового регулирования и решения основных задач, стоящих перед предприятием.

      Приказы предприятия делятся на две основные группы :

      по основной деятельности;

      по личному составу

      К приказам по основной деятельности относятся приказы:

      по организации работы предприятия;

      другим производственным вопросам, например:

      о распределении служебных помещений;

      о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов;

      о нарушении правил транспортировки грузов;

      о создании рабочей группы по проекту;

      о премировании сотрудников коммерческого отдела;

      о мерах по улучшению пожарной безопасности.

      1.2 . Нормативно- методическая база оформления распорядительной документации.

      В целом нормативную и законодательную базу подготовки управленческих документов, в том числе приказов, составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов, регламентирующих вопросы подготовки, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления. Но, создав документ, с ним надо еще много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нем можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т. д. Организация делопроизводства условно делится на две части:

      — организация и обеспечение своевременного и грамотного создания и оформления документов (документирование);

      — организация работы с документами: получение — передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

      Приведем краткую характеристику важнейших законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформления распорядительных документов, так и целиком посвященных этим вопросам.

      Ряд законодательных актов (Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», постановления Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и др.) содержат отдельные частные нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении документов. Законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы и т.д.

      Остановимся далее на некоторых нормативных актах, имеющих для оформления приказов и других распорядительных документов первостепенное значение.

      Государственная система документационного обеспечения управления. (ГСДОУ).1991г. – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.

      Основными целями ГСДОУ являются:

      сокращение количества документов.

      повышение качества документов;

      нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности.

      совершенствование работы аппарата управления.

      типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 № 68. Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации — особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуру документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение). Инструкция используется не только в министерствах и ведомствах, она также находит применение на предприятиях и в организациях в качестве основы для создания собственных систем документационного обеспечения управления.

      ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

      ГОСТ Р. 6.30-2003. является важнейшим нормативным документом, оговаривающим требования к оформлению деловых документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительную документацию, которой закрепляются решения по вопросам управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий и организаций независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

      ГОСТ Р. 6.30-2003. устанавливает: состав реквизитов организационно-распорядительной документации; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов в целом, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

      Правила и требования ГОСТ Р 6.30-2003. носят универсальный характер. Знание их позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, сэкономить время на их составление и обработку.

      1.3. Состав и требования к оформлению реквизитов распорядительных документов.

      Распорядительные документы являются наиболее распространенным видом документации. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность заключается в разработке и последующей реализации управленческих решений документируемых в распорядительных документах – приказах, постановлениях, указаниях , распоряжениях, решениях.

      Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами.

      Состав реквизитов организационно распорядительной документации установлен ГОСТ Р 6.30-2003. для подготовки приказов используются не все предусмотренные стандартом реквизиты поскольку ГОСТ Р 6.30-2003. распространяется и на другие виды документов (протоколы, письма, акты и др.)

      Приведем полный перечень реквизитов оговоренных стандартом.

      01 — Государственный герб Российской Федерации;

      02 — герб субъекта Российской Федерации;

      03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

      04 — код организации;

      05 — основной государственный регистрационный номер

      (ОГРН) юридического лица;

      06 — идентификационный номер налогоплательщика/код

      причины постановки на учет (ИНН/КПП);

      07 — код формы документа;

      08 — наименование организации;

      09 — справочные данные об организации;

      10 — наименование вида документа;

      11 — дата документа;

      12 — регистрационный номер документа;

      13 — ссылка на регистрационный номер документа и дату документа;

      14 — место составления или издания документа;

      16 — гриф утверждения документа;

      18 — заголовок к тексту;

      19 — отметка о контроле;

      20 — текст документа;

      21 — отметка о наличии приложения;

      23 — гриф согласования;

      24 — визы согласования документа;

      25 — оттиск, печати;

      26 — отметка о заверении копии;

      27 — отметка об исполнителе;

      28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

      29 — отметка о поступлении документа в организацию;

      30 — идентификатор электронной копии документа.

      Все реквизиты распорядительных документов можно разделить на постоянные и переменные.

      Постоянные – в обязательном порядке повторяются на всех видах бланков документов данного именования.

      Переменные – наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.

      При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник. дубликат, копия). 3

      ГОСТ Р 6.30-2003. устанавливает в площади формата места расположения для всех реквизитов с учетом последовательности оформления и прочтения документов.

      Каждый лист документа оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля, не менее:

      Бланки распорядительных документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов стандартных размеров (А-4 и А-5).

      Требования к оформлению реквизитов распорядительных документов предоставлены в ГОСТ Р 6.30-2003.

      В качестве примера рассмотрим некоторые из них :

      01 – Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации».

      02 Герб субъекта Российской Федерации — помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

      03Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) — помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

      04Код организации — проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

      07Код формы документа — проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

      08 — Наименование организации — являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают его сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.

      ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

      Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

      Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или после него.

      МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО

      РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

      103706, Москва, Биржевая пл., 1

      Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном.

      17Резолюция — Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

      18 — Заголовок к тексту — включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком), например:

      Приказ о создании аттестационной комиссии

      Должностная инструкция ведущего эксперта

      К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять.

      28Отметка об исполнении документа и направлении его в дело — включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнителе; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ подпись ответственного исполнителя. дату. например:

      от 23.05.2006 № 32

      Личная подпись 25.05.2006

      Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

      29Отметка о поступлении документа в организацию – содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). например:

      25.05.2006 14 ч. 15 мин.

      Состав реквизитов в конкретном документе зависит от его вида и будет гораздо меньше. Обязательными для большинства документов являются: наименование организации- автора документа, наименование вида документа (кроме письма), дата документа, его регистрационный номер, текст, подпись.

      Документ становиться недействительным, то есть утрачивает свою юридическую силу при отсутствии даже одного из таких реквизитов.

      ГЛАВА II. ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ

      2.1. Характеристика этапов подготовки приказа по основной деятельности.

      Порядок разработки распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения включает в себя следующие этапы:

      Выявление проблемы и выбор варианта ее разрешения в виде издания приказа, распоряжения или указания;

      Сбор и анализ необходимой информации по возникшей проблеме;

      Подготовка проекта распорядительного документа;

      Согласование текста документа с заинтересованными подразделениями и должностными лицами;

      Оформление документа в соответствии с действующими нормами и правилами;

      Доведение распорядительного документа до исполнителей.

      Необходимость издания приказа возникает в связи с текущей деятельностью организации, в связи с выходом в свет новых законодательных актов, постановлений Правительства, нормативных документов, решений органов власти или вышестоящих организаций.

      Собираемая информация для выработки и принятия качественного решения должна быть полной и объективной с тем, чтобы обеспечить реальное решение возникшей проблемы или устранения противоречия, затрудняющего эффективную работу организации.

      Проект приказа подготавливается на стандартном листе бумаги по правилам, предусмотренным для окончательного оформления документа с грифом «Проект». Проект документа готовится ведущими специалистами структурных подразделений по поручению руководства организации.

      Согласование текста распорядительного документа может производиться со сторонними организациями (внешнее согласование) и визирование его заинтересованными должностными лицами, -руководителями подразделений, отдельными специалистами, юрисконсультом организации (внутреннее согласование).

      Оформление проекта документа по результатам согласования осуществляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.. На этапе подписания документа руководителем организации принимается решение о подписании документа, что превращает проект документа в правовой акт.

      На этапе доведения приказа до подчиненных организаций, структурных подразделений, исполнителей проводится тиражирование документа, подготавливаются при необходимости выписки из него, осуществляется рассылка или передача под расписку исполнителям.

      Проекты приказов по основной деятельности разрабатываются специалистами подразделений по поручениям руководства или в соответствии с функциями, предусмотренными положениями об этих подразделениях. Наименование подразделения, подготовившего проект приказа, с визой его руководителя располагается после реквизита «подпись» перед визами.

      Проекты приказов должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения:

      • Были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, компетенции подразделения предприятия;

      • Обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием;

      • Исключали необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

      Подготовка проекта приказа в зависимости от важности управленческого действия предусматривает изучение законодательных актов, правительственных документов, ведомственных нормативных актов, распорядительных документов, ранее издававшихся по этому вопросу, а также различных справочно-информационных документов предприятия: отчетов, справок, докладных записок, служебной переписки.

      К составлению текста приказа следует приступать только после получения полной ясности по существу вопроса, четкого определения цели и задач издания приказа. Текст вначале пишется вчерне, на чистом листе бумаги, редактируется, предварительно согласовывается с соответствующими должностными лицами и основными исполнителями. Возникающие при этом противоречия по срокам исполнения, по обеспечиванию предусматриваемых приказом мероприятий материально- техническими и финансовыми средствами решаются на уровне руководства организации.

      2.2. Правила оформления приказа по основной деятельности.

      Приказ по основной деятельности оформляется с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов. Для приказа, как и для любого другого вида документов, характерен свой набор реквизитов.

      Для приказа по основной деятельности характерны такие реквизиты как:

      Наименование организации— автора документа- является обязательным реквизитом и поэтому должен обязательно указываться на всех документах- внутренних, исходящих, составляемых на бланках документов или чистом листе бумаге. Наименование организации должно соответствовать наименованию, приведенному в учредительных документах, и всегда приводится в именительном падеже. Оно включает в себя наименование вышестоящей организации (оно может быть сокращенным) и полное наименование организации- автора документа ниже приводится сокращенное наименование, которое указывается в скобках. 4

      Наименование вида документа – ПРИКАЗ проставляется после наименования организации – автора документа.

      Дата приказа – это дата его подписания, она как правило оформляется цифровым способом . элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строчку в последовательности день месяца, месяц, год. например: 08.03.2007.

      Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты : С 8 марта 2007г.

      Регистрационный номер – помешается справа от даты и представляет собой порядковый номер, который присваивается ему после подписания.

      Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок должен быть максимально кратким и точным. Заголовок начинается с предлога «О», «Об»:

      Заголовок располагается ниже реквизитов «дата» и «регистрационный номер» печатается через один интервал, в кавычки не ставится, точка в конце заголовка не ставиться.

      Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений быть терминологически точным, с использованием «стандартных» словосочетаний и клише, свойственных официально -деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п.

      Содержащиеся в проекте приказ поручения должны быть указаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять их или оговаривать их корректировку. Упоминание в тексте наименование органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их описанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.

      Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей констатирующей (вводной) и распорядительной.

      Констатирующая часть является введением в существо вопроса. Она призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т. е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки:

      Распространенными вариантами констатирующей части приказа по организации могут быть следующие:

      1. Когда основанием для создания приказа является законодательный, нормативный или правовой акт вышестоящего органа власти и управления. Например:

      «В целях выполнения Постановления Правительства Российской Федерации от 04 апреля 2006 г. № 304 «О внесении изменений и дополнений в Положение о лицензировании деятельности по заготовке, переработке и реализации лома цветных металлов», ПРИКАЗЫВАЮ: . »

      2. Когда приказ издается в дополнение или во изменение ранее изданного приказа. В этом случае в констатирующей части приводится дата, номер и заголовок соответствующего документа. Например:

      «Во исполнение приказа Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 г. № 34н о признании утратившим силу приказа Министерства финансов Российской Федерации от 26.12.1994 г. № 170 «О Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации» ПРИКАЗЫВАЮ. »

      3. Когда приказ готовится в инициативном порядке в целях выполнения текущих задач организации. Например:

      «В порядке финансовой поддержки животноводства, руководствуясь Областным законом «Об областном бюджете на 2001 год» ПРИКАЗЫВАЮ: . »

      Возможен вариант издания приказа без констатирующей части. Делается это в том случае, если поручаемые действия не требуют особого объяснения, являются очевидными.

      Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. Она содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения.

      Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

      Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и подпункты.

      Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой, повелительной форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, структурное подразделение или организация, которой вменяется контроль за исполнением приказа.

      Пример оформления приказа- ПРИЛОЖЕНИЕ №1 это пример оформления приказа на стандартном бланке, предусмотренном ГОСТ Р 6.30-2003..

      Так же приведем пример приказа с угловым расположением постоянных реквизитов, оформление флаговым методом. Документ оформлен в упрощенном варианте поскольку предназначен для решения сугубо внутренних задач. ПРИЛОЖЕНИЕ №2.

      В формулировках распорядительной части следует избегать неконкретных выражений , таких как «улучшить», «повысить», «активизировать» и т.д.

      В распорядительной части приказа следует учесть также следующие:

      Каждый пункт (подпункт) приказа должен содержать только одно конкретное задание с реальным сроком исполнения. Срок исполнения не указывают, если задание (поручение) носит постоянный характер.

      Число исполнителей по каждому пункту не ограничивается, однако при этом один из исполнителей назначается ответственным за исполнение поручения.

      Если приказ отменяет или заменяет в какой-либо части изданные ранее документы по рассматриваемому вопросу, то в распорядительной части они перечисляются.

      Признать утратившим силу:

      Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 26 декабря 2004 г. № 170 «О Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации;

      Пункт 3 Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 3 февраля 2004 г. № 8 «О квартальной бухгалтерской отчетности организации».

      Если ранее изданный приказ организации подлежит частичному изменению, дополнению, то в проекте нового приказа предусматривается откорректированная формулировка соответствующего пункта.

      «Пункт 3 приказа от 06.04.2006 г. № 74 дополнить изложить в следующей редакции. »;

      «В пункте 8 Положения о бухгалтерии слова: «Министерство труда Российской Федерации» заменить словами: «Министерство труда и социального развития Российской Федерации».

      В приказе по основной деятельности не следует приводить указания, касающиеся кадровых вопросов (трудовых отношений).

      Согласование документа — это предварительная оценка существа проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, соответствия действующим законодательным и нормативным актам.

      Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителями, заинтересованными в документе должностными лицами, заместителем руководителя, курирующим данный вопрос. Виза включает должность и личную подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Проставляется виза в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника приказа. Например:

      Заместитель директора по УВР

      При наличии замечаний и дополнений к проекту документа они излагаются на отдельном листе, виза оформляется следующим образом:

      Зам. директора по АХР

      (подпись) И.С. Сосницкая

      Замечания излагаются на отдельном листе, подписывают прилагаются к приказу.

      Передача руководству приказа на подпись без необходимых виз не допускается.

      Подпись — обязательный реквизит приказа, как и любого другого документа.

      Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах их компетенции, что обычно определено в положениях и должностных инструкциях.

      В состав реквизита «подпись» входят:

      — наименование должности подписавшего приказ;

      — расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Например:

      Директор подпись Н.Н. Луговой

      Не допускается подписывать приказ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте приказа отсутствует, то он перепечатывается.

      В случае обнаружения в подписанном документе неточностей или неясностей необходимо немедленно доложить об этом лицу, подписавшему приказ, для внесения изменений. Внесение изменений и дополнений в приказы после подписания не допускается без разрешения лица, подписавшего его.

      К проекту приказа исполнитель составляет список на рассылку, который должен включать те подразделения и организации, которых он касается.

      Подписанные приказы по основной деятельности передаются в общий отдел (канцелярию) для регистрации, размножения и рассылки вместе с приложениями, на которые имеются ссылки в тексте, и списком на рассылку.

      Приказ по основной деятельности и другие распорядительные документы (распоряжения, постановления, указания, решения) являются важным средством управления подчиненными. Умение грамотно, правильно, в соответствии с действующими нормами и правилами документировать свои решения в форме распорядительного документа составляет одну из черт профессионализма руководителя любого ранга, секретаря-референта, специалиста.

      Нетрудно увидеть, что подготовка приказа по основной деятельности заключается, прежде всего, в умении правильно оформить его реквизиты. Отсюда то большое внимание, которое в данной курсовой работе уделено их оформлению в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

      Изложение требований к оформлению реквизитов и бланков документов сопровождается приложениями в конце работы.

      Во время написания данной курсовой работы были просмотрены и прочитаны книги по делопроизводству, таких авторов как Т. В. Кузнецова, М.В.Стенюков, и многих других замечательных специалистов с помощью и на основании которых и была написана работа. Еще хотелось бы отметить справочно-правовую систему «Консультант Плюс». Без их доходчивого и простого объяснения по такому вопросу как составление и оформление приказа по основной деятельности, наверное, мне, как человеку, которому в своей жизни еще ни разу не приходилось сталкиваться с такого рода документацией, а тем более с ее анализом и составлением, просто было бы не разобраться.

      Все распорядительные документы (приказ по основной деятельности) должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательно-нормативным актам.

      ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. — М.: Госстандарт России, 1998, — 8 с.

      ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинописном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники: Основные положения. — М.: Госкомстат, 1985. — 6 с.

      ГОСТ Р 6.30-2003.Унифицированные системы документации. Унифицирован-ная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

      Справочно-правовая система «Консультант Плюс»

      Ю.Аксенов Ю. М., Кирсанова М. В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. — 4-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. — 296 с.

      Кузнецова Т. В. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. — М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 2006. — 384 с.

      Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. — М.: «Издательство ПРИОР», 2003. – (изд. 8-е )144 с.

      Федосова В.Т. Делопроизводство в образовательном учреждении: Практическое пособие – 5- е изд. – Ростов н/Д: Из-во «Учитель», 2004.- 114с.

      ПРИМЕР ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

      О введении Инструкции по делопроизводству

      В целях совершенствования работы с документами на предприятии в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. и обеспечения их сохранности

      1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате АО.

      2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.04.2003 г.

      3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам АО с 01.04.2003 г. руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.

      4. Секретарю-референту О. Д. Сотниковой обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения предприятия до 01.02.2000 г.

      5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия И. И. Клименко.

      Директор предприятия Зиненко Л.А. Зиненко

      Морозова М. П. Морозова

      ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА В УГЛОВОМ ВАРИАНТЕ РАСПОЛОЖЕНИЯ ПОСТОЯННЫХ РЕКВИЗИТОВ

      ВЕСЕЛОВСКИЙ КОНСЕРВНЫЙ ЗАВОД

      Об обеспечении противопожарной безопасности

      и усилении охраны в период праздничных дней

      В целях обеспечения противопожарной безопасности и усиления охраны в период праздничных дней 1, 2 и 9 мая

      1. Провести тщательную уборку территории завода и перевезти в более безопасное место воспламеняющиеся предметы и материалы (отв. Ю. В. Косенков).

      2. Провести проверку состояния электропроводки электрооборудования и не позднее, чем за 2 часа до окончания работы 30 апреля выключить все рубильники (отв. В. Е. Петров).

      3. Предоставить до 25.04.2000 список лиц, пребывание которых обязательно на заводе в праздничные дни (отв. В. А. Ефремов).

      4. Контроль за исполнением приказа возлагается на зам. начальника административно-хозяйственного отдела завода С. В. Кузнецова.

      Директор завода Желнов Н. П. Желнов

      1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения .-М..1998.

      2 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения .-М..1998.

      3 ГОСТ 6.10.4.-84. унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.

      4 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

      works.doklad.ru

      Читайте так же:  Осаго волгоград рассчитать
    Обсуждение закрыто.