Как оформить ежегодный оплачиваемый отпуск

Порядок и правила оформления отпуска для работников

Существует множество видов отпусков – ежегодный оплачиваемый отпуск, по уходу за ребенком, социальный, административный, учебный, дополнительный, с последующим увольнением, отгул.

В статье пойдет речь о первом варианте.

Мы подробно рассмотрим порядок и правила оформления ежегодного отпуска.

Оформление отпуска работника в организации требует нескольких важных документов ­­– графика отпусков, уведомления начальства либо заявления сотрудника, приказа руководителя, записки-расчёта.

Наиболее объемным является первый документ, график.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Общая информация

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска гарантирует Трудовой Кодекс. Наиболее существенными пунктами являются статьи 93, 114, 115.

Статья 114 разрешает работнику отправиться в ежегодный отпуск, сохранив при этом за ним должность и средний заработок.

Стандартную продолжительность отпуска регулирует статья 115 ТК, она составляет 28 календарных дней.

Неполная занятость не влечет за собой работу без перерывов.

В статье 93 Трудового Кодекса прямо указывается, что сотрудники, занятые неполный рабочий день, также имеют право на полноценный, оплачиваемый отдых.

Более того, даже для лиц, занятых на сезонных работах, положен отпускной период из расчета два дня за рабочий месяц. Об этом говорится в статьях 291 и 295 ТК.

Как правильно оформить отпуск? Какие документы нужны для оформления? Чтобы оформить ежегодный оплачиваемый отпуск, необходимо подготовить определенный набор документов.

К ним относятся:

Разберем подробней по очереди каждый из документов.

Документальное оформление отпусков начинается с графика отпусков.

Наличие графика на предприятии является обязательным требованием, трудовая инспекция при осуществлении проверки будет расценивать отсутствие данного документа как нарушение.

Составлять график следует, учитывая три фактора. Первый – пожелания сотрудников. Кадровик или начальник отдела должен провести опрос, выяснить, когда тому или иному работнику предпочтительней всего будет отправиться в отпуск.

Данные сводятся в таблицу. Второй – положения Трудового Кодекса. Нельзя нарушать основные права сотрудников. Например, на некоторых вредных производствах положен более продолжительный отдых.

Помимо этого, существуют группы лиц, которым положены привилегии и первоочередность при составлении графика.

К ним относятся работники в возрасте до 18 лет, беременные женщины, почетные доноры.

Не учитывать столь важные моменты – несомненное нарушение трудовых прав.

Последнее, на что опираются при составлении графика – потребности предприятия. Как правильно заполнить и утвердить график читайте далее.

Как оформить отпуск не по графику отпусков? Конечно же, было бы замечательно иметь возможность отправиться на отдых когда угодно, но это не всегда возможно, так как рабочий процесс нельзя останавливать.

HR-отдел должен провести всесторонний анализ на основе нужд компании. На основе трёх источников информации формируется график отпусков на предстоящий год.

Документ должен подписать начальник кадрового отдела и руководитель предприятия. На процесс составления согласно ТК могут оказывать влияние профсоюзные организации. Профсоюз может высказать несогласие, после этого начинается поиск компромисса. Если решить проблему не получается, то следует обращаться в трудовую инспекцию.

Форма Т-7 достаточно гибкая. Если возникла потребность перенести отпуск, то есть внести изменения в график, кадровику следует заполнить пункт 8 и 9 бланка. Они предусмотрены именно на этот случай. Помимо этого, для оформления отдыха не по графику потребуется заявление сотрудника и письменное согласие начальника.

Уведомление

Работник должен быть извещен об отпуске с помощью специального документа.

Он официально информирует сотрудника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска.

Понятие уведомления можно встретить в статье 123 Трудового Кодекса.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 14 дней до начала отдыха.

Но если отпуск уже был оформлен на основании собственного заявления сотрудника, то уведомление не является обязательным.

В ином случае извещение производится письменно и персонально. Отсутствие уведомления может послужить веским основанием для отказа от отпуска в неподходящее для работника время. При отказе от ознакомления следует составлять специальный акт.

На основании положений Трудового Кодекса и локальных актов предприятия информируем Вас о предоставлении оплачиваемого ежегодного отпуска в период с «10» августа 2016 года по «25» августа 2016 года.

Факт получения уведомления подтвердите собственноручной подписью.

Заявление на предоставления ежегодного отпуска следует писать не менее чем за четыре дня до начала отдыха. Срок не установлен законодательно, но бухгалтерия как правило начинает начислять отпускные за три дня до начала отпускного периода, поэтому трехдневный срок логически обоснован.

Помимо этого, в локальных актах компании сроки подачи заявления могут быть установлены более точно и конкретно. В некоторых, крайних случаях при согласовании с начальством и бухгалтерией подать заявление теоретически возможно за один день.

Документ составляется в произвольной форме, главное передать смысл и указать основные данные (например, ФИО, дату, название организации, время начала и окончания отпускного периода).

Обратите внимание, что существует несколько разных видов отпусков.

Если оформляется ежегодный оплачиваемый отпуск, то это должно быть отражено в тексте и названии документа.

Приведем приблизительный текст заявления:

Генеральному директору ООО «Строймонтаж» И.И. Иванову от П.В. Петрова, старшего монтажника.

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск сроком 28 календарных дней с «10» августа 2016 года по «28» августа 2016 года.

Далее идет дата подачи, подпись. Документ является обязательным, если отдых не был обозначен и зафиксирован первым способом – через уведомление.

Чтобы оформить отпускной период сотруднику также необходимо издать приказ. Приказ оформляется по форме Т-6, для одновременного оформления нескольких работников используют другой вариант формы ­– Т-6а.

Записка-расчёт

Данный документ позволяет произвести расчёт выплат, причитающихся в отпускной период работнику.

На первой стороне указывают основные данные об отпуске (даты, начало и окончание отдыха).

На второй стороне производятся бухгалтерские расчёты для положенных выплат.

Заключение

На график отпусков оказывают влияние три фактора – потребности предприятия, пожелания сотрудников и положения Трудового Кодекса. Начало отдыха фиксируется двумя способами – с помощью заявления сотрудника либо с помощью уведомления начальства.

Оба варианта должны быть составлены письменно, с датами и подписями. Если работник отказывается подписывать уведомление, то следует составить специальный акт.

moyafirma.com

Ежегодный оплачиваемый отпуск: длительность и порядок предоставления

Работник, отработав у хозяйствующего субъекта определенный период времени, может рассчитывать на ежегодный оплачиваемый отпуск. В этот промежуток за ним сохраняется его место работы, а также администрация компании выплачивает ему зарплату, рассчитанную исходя из среднего заработка. Процедура предоставления периода отдыха, а также его длительность устанавливается ТК РФ.

Виды оплачиваемых отпусков

Законодательство выделяет два вида отпусков, которые могут быть предоставлены сотрудникам компании. Рассмотрим подробнее каждый из них.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться только по трудовым соглашениям.

Этот период времени полагается работнику после того, как он отработает на предприятии не менее шести месяцев по общим правилам. Для исчисления отпуска следует год начинать исчислять с момента оформления сотрудника на место работы в компании.

Читайте так же: Если неправильно составлена расписка

Каждый отработанный месяц дает сотруднику право на 2,33 календарных дней отдыха. У большинства сотрудников продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 дней.

Законами может устанавливаться более продолжительный отпуск, но для строго определенных категорий сотрудников. Это прежде всего работники с инвалидностью, у которых данный период равен 30 дней, не достигшие 18 лет сотрудники — 31 день.

Предоставление отпуска осуществляется согласно утвержденного графика отпусков, который вводится не менее, чем за две недели до конца года, в котором будет действовать. Соблюдение отпуска является обязательным как для руководства компании, так и для самого сотрудника. При его составлении у некоторых категорий работников существуют льготы при выборе времени отдыха.

Чтобы узнать, полагается ли человеку отпуск, кадровик должен подсчитать его стаж работы и учесть предыдущие промежутки отпуска.

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

Такой отпуск может предоставляться либо в соответствии с законодательством, либо если условие об этом рассмотрено в трудовом контракте с сотрудником.

Таким образом, отпуск работнику предоставляется дополнительно:

• Если у него согласно СОУТ вредные или опасные условия на месте труда. – Чтобы работник был наделен правом на получение времени отдыха дополнительно, его рабочее место должно иметь категорию вредности: 2,3,4 опасности. В этом случае сотрудник может рассчитывать на отпуск не менее 7 дней. Для данной категории работников, условие о дополнительном отпуске должно быть включено в его трудовой контракт. Кроме этого, если данному человеку устанавливается длительность дополнительного отпуска более 7 дней, то дни свыше этой продолжительности он имеет право заменить денежной компенсацией за неиспользованный отпуск.
• Если работе определен особый характер.
• При ненормированном рабочем дне.
• Занятым на работах на территориях Крайнего Севера.
• Закрепленных законами РФ случаями. Сюда можно отнести дополнительные отпуска спортсменов и их тренеров (продолжительность их составляет не менее 4 дней), занятым на службе в полиции лицам.

Также администрация компании имеет право при наличии финансовых ресурсов предоставлять своим работникам дополнительные отпуска. Но для этого она должна закрепить данное условие в коллективном договоре, а также в каждом трудовом контракте, заключаемом с работником, у которых есть дополнительное время отдыха.

Стаж, на основании которого происходит определения права на основной и дополнительный отпуск, может в каждом из этих случаев отличаться. Дополнительный отпуск может исчисляться в рабочих днях. Однако при подсчете их надо перевести в календарные.

Полагается основной отпуск совместителям или по договору ГПХ?

Работник помимо основного места может быть трудозанят на дополнительных местах работы. Все последующие компании являются местами работы по совместительству. Законодательство устанавливает, что независимо от работы отпуск положен каждому работнику, в том числе и совместителю.

kadrypro.ru

Дополнительный отпуск – порядок предоставления и оформления

Помимо основного отпуска существует еще такой вид отдыха, как дополнительный оплачиваемый отпуск. Хозяйствующий субъект может при наличии у него финансовой возможности представлять данные периоды отдыха дополнительно к существующим. Кроме этого законодательство предусматривает для некоторых категорий граждан обязательность оформления для них времени отдыха дополнительно.

Кому может быть предоставлено дополнительное время отпуска

Законодательством определен список граждан, котором может дополнительно к основному устанавливаться еще период отдыха. К ним относятся:

• • Сотрудники, с которыми подписано трудовое соглашение, предусматривающий ненормированный рабочий день.
  • Сотрудники, у которых место работы согласно проведенной СОУТ признано подверженным влиянию вредных и опасных факторов.
  • Сотрудникам, которым трудовым контрактам предусмотрен особый характер работы.
  • Рабочее место работника считается территорией Крайнего Севера или приравненного к ней района.
  • Категориям и профессиям граждан, которые прямо указаны в федеральном законодательстве.

Также дополнительные отпуска могут быть предоставлены спортсменам и их тренерам, некоторым педагогическим работникам, медикам и военным, которые принимали участие в боевых операциях.

Когда руководство хозяйствующего субъекта имеет финансовые возможности и желает вознаградить определенных сотрудников организации, оно может включить в их трудовые соглашения пункт о предоставлении этим людям отпуска дополнительно.

Это же условие можно рассмотреть в существующем на предприятии коллективном договоре. Однако, работникам нужно учитывать, что решение о дополнительных отпусках в этом случае полностью принимает директор компании.

Законодательством же предусмотрено право работника, если ему определено дополнительный период отдыха, осуществить замену его на денежную компенсацию. Это можно сделать как в отношение всего периода такого отпуска, так и его части.

Можно ли взять дополнительный отпуск по собственному желанию?

Дополнительный оплачиваемый отпуск возможен только у людей согласно законодательству, а также в случаях когда нормативные акты самого хозяйствующего субъекта и заключенные с сотрудниками трудовые контракты содержат данное условие.

Работник обладает правом на отдых дополнительно только с согласия его работодателя, и только в случае, если условие об этом содержится в коллективном договоре фирмы или в заключенном с ним трудовом контракте.

Но руководство компании, как правило, в свои нормативные акты включает условие о предоставлении дополнительных отпусков с оговоркой о наличии возможности финансирования таких расходов. Поэтому работнику предварительно необходимо получить на такой отдых согласие.

Для всех остальных категорий такой отпуск не предусмотрен. Таким образом не существует в обычных условиях дополнительного времени отдыха, предоставляемого сотрудникам по их желанию.

Виды дополнительных отпусков

Дополнительный оплачиваемый отпуск оформляется либо по решению администрации либо в соответствии с законодательством. Рассмотрим подробнее их.

Дополнительный отпуск работающим пенсионерам

Действующие нормы права отдельно для категории работающих пенсионеров не предусматривают возможности в силу закона получать дополнительный период отдыха, кроме тех случаев, которые закреплены в законе (опасные условия, ненормированный день, работа на Крайнем Севере).

Однако, работающие пенсионеры имеют право взять отпуск без оплаты. Его длительность в целом за год устанавливается 14 днями. Эти работники могут сразу запросит это время. Или же разбить его на части. При этом согласия работодателя на это не требуется, им достаточно подать соответствующее заявление.

Как оформить ежегодный оплачиваемый отпуск

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2010, N 6

Как оформить ежегодный оплачиваемый отпуск

Вот и наступило лето. И если для основной массы работников это период отдыха, то кадровикам приходится работать в усиленном режиме. Чтобы облегчить ваш труд, в статье мы напомним порядок предоставления и оплаты ежегодных основных и дополнительных отпусков. Кроме того, обратим внимание на процедуры отзыва из отпуска и переноса отдыха на другое время. Также вы узнаете, в каких случаях допускается замена отпуска денежной компенсацией.

Порядок предоставления отпусков

Как вы уже знаете, всем работникам положено предоставлять ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ). При этом продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается (ст. 120 ТК РФ). Как правило, длительность основного отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Между тем нерабочие праздничные дни, приходящиеся как на период ежегодного основного отпуска, так и на время дополнительного отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ).

Отметим, что работа на условиях неполного рабочего времени не влечет для работников каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ст. 93 ТК РФ).

К сведению. Работникам, занятым на сезонных работах, лицам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, положен оплачиваемый отпуск из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы (ст. ст. 291 и 295 ТК РФ).

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Вместе с тем право на использование отпуска за первый год работы возникает у сотрудника только по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон отдых может быть дан и раньше указанного срока. Некоторым категориям работников оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их заявлению в любое время и до истечения шести месяцев. К примеру, совместителям (ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе), женщинам — перед отпуском по беременности и родам либо непосредственно после него, лицам в возрасте до восемнадцати лет и т. д.

Во второй и последующие годы работы сотрудник может уйти в отпуск в любое время рабочего года в соответствии с очередностью отпусков, установленной у конкретного работодателя (ст. 122 ТК РФ). Причем соблюдение графика отпусков обязательно как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска сотрудник должен быть извещен под личную подпись не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). Заметим, что Трудовым кодексом не установлена обязанность оформления работником заявления на отпуск, если указанный отдых предусмотрен графиком отпусков.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается следующее время (ст. 121 ТК РФ):

— когда за работником в соответствии с законодательством и иными нормативными правовыми актами сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска и предоставляемые дни отдыха;

— вынужденного прогула при незаконном увольнении либо отстранении от работы и последующем восстановлением на прежнем месте;

— период отстранения от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;

— предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающих 14 календарных дней в течение рабочего года.

Вместе с тем не включаются в отпускной стаж следующее периоды:

— отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;

— отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Отметим, что еще существуют так называемые удлиненные отпуска, длительность которых варьируется в зависимости от занимаемой должности, отрасли либо возраста. Указанный отдых предоставляется работникам в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами (ст. 115 ТК РФ). Речь здесь идет о следующих гражданах: лицах моложе 18 лет , педагогических работниках , инвалидах , сотрудниках милиции и т. д.

Статья 267 ТК РФ.

Статья 334 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 01.10.2002 N 724 «О продолжительности ежегодного основного удлиненного оплачиваемого отпуска, предоставляемого педагогическим работникам».

Федеральный закон от 24.11.1995 N 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации».

Закон от 18.04.1991 N 1026-1 «О милиции».

Учтите, что не допускается увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем) в период его пребывания в отпуске (ст. 81 ТК РФ).

Порядок исчисления средней заработной платы прописан в ст. 139 ТК РФ. В свою очередь, Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы утверждено Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение).

Итак, для исчисления средней заработной платы берутся в расчет все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя. Вместе с тем в расчете не участвуют выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и т. д.) (п. 3 Положения).

При определении среднего заработка премии и вознаграждения учитывают в следующем порядке (п. 15 Положения):

— ежемесячные — фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель каждого месяца расчетного периода;

— за период работы, превышающий один месяц — фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель. Если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода, — в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода;

— вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, — независимо от времени начисления вознаграждения.

Между тем если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью, то премии и вознаграждения учитывают пропорционально отработанному времени, за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время.

При повышении в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения средний заработок работников повышается в следующем порядке (п. 16 Положения):

— если повышение произошло в расчетном периоде, выплаты, начисленные за предшествующий повышению период времени, повышаются на коэффициенты, которые рассчитывают путем деления тарифной ставки, оклада, денежного вознаграждения, установленных в месяце последнего повышения, на ставки, оклады, вознаграждение, установленные в каждом из месяцев расчетного периода;

— если повышение произошло после расчетного периода, но до наступления отпуска, повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период;

— если повышение произошло во время отпуска, часть среднего заработка повышается с даты повышения и до окончания отпуска.

В случае если при повышении ставок (окладов, вознаграждения) изменяются установленный к ним перечень ежемесячных выплат либо их размеры, то средний заработок повышается на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления вновь установленных ставок (окладов, вознаграждения) и ежемесячных выплат на ранее установленные ставки (оклады, вознаграждения) и ежемесячные выплаты. Учтите, что следует корректировать только те выплаты, которые напрямую зависят от ставок (окладов, вознаграждения), т. е. установлены в фиксированном размере (проценты, кратность) (п. 16 Положения). Однако выплаты, установленные не по отношению к тарифным ставкам (окладам, вознаграждению), не подлежат изменению .

Письмо Минздравсоцразвития России от 26.06.2008 N 2337-17.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска исчисляют за последние 12 календарных месяцев, предшествующих отдыху (ст. 139 ТК РФ и п. 4 Положения). При этом в коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников (ст. 139 ТК РФ).

Из расчетного периода следует исключить следующие периоды, а также начисленные за это время суммы, когда (п. 5 Положения):

— за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством, за исключением перерывов для кормления ребенка;

— работник получал пособие по временной нетрудоспособности либо пособие по беременности и родам;

— работник не работал в связи с простоем по вине работодателя либо по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

— работник не участвовал в забастовке, но в связи с ней не имел возможности выполнять свою работу;

— работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

— работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством.

Когда в расчетном периоде сотрудник не работал, то следует рассматривать предшествующий период, равный расчетному (п. 6 Положения). Если работник не работал и ранее, то средний заработок определяют исходя из размера заработной платы, начисленной за фактически отработанные дни в месяце ухода в отпуск (п. 7 Положения). Ну а в случае, когда сотрудник в принципе не успел отработать у данного работодателя ни одного дня, средний заработок рассчитывают исходя из установленной ему тарифной ставки, оклада (п. 8 Положения).

Средний заработок работника рассчитывают по следующей формуле (п. 9 Положения):

Средний=Средний дневной x Количество дней (календарных, рабочих).

заработок заработок в периоде, подлежащем оплате

В свою очередь, среднедневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные дни отдыха определяют следующим образом (п. 10 Положения):

Средний Сумма начисленной заработной платы за расчетный период

заработок 12 x 29,4

При этом если в расчетном периоде один или несколько месяцев отработаны не полностью либо присутствуют не учитываемые периоды, то среднедневной заработок исчисляют так:

заработок 29,4 x Количество полных календарных месяцев +

Количество календарных дней в неполных календарных месяцах

Количество календарных дней в неполном месяце определяют по следующей формуле:

Количество календарных=———————- x отработанных.

дней в неполном месяце Количество календарных календарных дней

Между тем средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска рассчитывают так (п. 11 Положения):

Средний Сумма начисленной заработной платы

заработок Количество рабочих дней по календарю шестидневной

В аналогичном порядке рассчитывают средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска при работе на условиях неполного рабочего времени (неполной рабочей недели, неполного рабочего дня) и лицам, работающим на условиях совместительства (п. п. 12 и 19 Положения).

Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). В случае нарушения указанного срока работодатель по заявлению работника обязан перенести отпуск (ст. 124 ТК РФ). Также при нарушении срока выплаты отпускных работодатель должен уплатить сотруднику денежную компенсацию. Речь здесь идет об одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка от не выплаченных в срок сумм за каждый день просрочки. При этом размер компенсации может быть повышен коллективным либо трудовым договорами (ст. 236 ТК РФ).

К сведению. Минфин в Письме от 12.04.2010 N 03-03-06/2/72 напомнил, что в соответствии со ст. 325 ТК РФ и ст. 33 Закона от 19.02.1993 N 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплачиваемый один раз в два года за счет средств работодателя проезд к месту использования отпуска в пределах территории Российской Федерации и обратно любым видом транспорта, в том числе личным (за исключением такси), а также на оплату стоимости провоза багажа весом до 30 кг. При этом размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих у работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, устанавливаются коллективными договорами, локальными нормативными актами, трудовыми договорами.

Расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством:

— учитываются при определении базы по налогу на прибыль в составе расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ);

— облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ);

— облагаются страховыми взносами на обязательное социальное страхование (п. 1 ст. 7 и ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования», далее — Закон N 212-ФЗ);

— облагаются взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184, далее — Правила).

Минфин в Письмах от 22.04.2010 N 03-03-06/1/288 и от 13.04.2010 N 03-03-06/1/255 разъяснил, в какой период для целей исчисления налога на прибыль следует учитывать отпускные расходы и начисленные на них страховые взносы в части, приходящейся на следующий отчетный период. Итак, при определении базы по налогу на прибыль сумму отпускных включают в состав расходов пропорционально дням отдыха, приходящимся на каждый отчетный период. Между тем датой осуществления расходов в виде страховых взносов во внебюджетные фонды признается дата их начисления.

Если же говорить о подоходном налоге, то, по мнению чиновников, при заполнении справки по форме N 2-НДФЛ отпускные следует отражать в тех месяцах, в которых эти доходы были фактически выданы. Объясняют они это тем, что указанная выплата не является доходом за выполнение трудовых обязанностей, поскольку отпуск — это время, в течение которого работник был свободен от исполнения своих трудовых обязанностей. Указанная точка зрения прозвучала в следующих Письмах: ФНС России от 10.04.2009 N 3-5-04/[email protected] и Минфина России от 06.03.2008 N 03-04-06-01/49. Отметим, что для суммы отпускных предусмотрен код дохода 2012 «Сумма отпускных выплат». При этом налоговики считают, что выплата за неиспользованный отпуск должна быть отражена с указанием кода 4800 «Иные доходы» (Письмо ФНС России от 08.08.2008 N 3-5-04/[email protected]).

Формы для оформления и учета отпусков можно посмотреть в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1).

Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков применяют график отпусков (форма N Т-7). При его составлении учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности организации и пожелания работников. В соответствии со ст. 123 ТК РФ указанный график должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления соответствующего календарного года.

Для оформления и учета отпусков предназначен приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6 или форма N Т-6а), который объявляется работнику под расписку.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска проставляются отметки в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

В зависимости от вида отпуска в табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или форма N Т-13) проставляют следующее буквенное обозначение (код):

— ежегодный основной оплачиваемый отпуск — ОТ (09);

— ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск — ОД (10).

Пример 1. Махонину В. А. был предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 01.06.2010 Рассчитаем сумму отпускных выплат при условии, что:

— продолжительность отпуска — 28 календ. дней;

— расчетный период — с 01.06.2009 по 31.05.2010;

— заработная плата: 2009 г. — оклад 11 000 руб. в месяц, с 01.01.2010 — оклад 12 100 руб. в месяц (повышение окладов произошло в целом по организации);

— период временной нетрудоспособности: с 01.09.2009 по 10.09.2009, в результате заработная плата за сентябрь 2009 г. составила 7000 руб.

Для оформления и учета отпусков был составлен приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма N Т-6). Как вы помните, в соответствии со ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. Поэтому 12 июня (нерабочий праздничный день — День России) не будет участвовать при расчете продолжительности отпуска.

Унифицированная форма N Т-6

Общество с ограниченной ответственностью Форма по ОКУД │ 0301005│

hr-portal.ru

Читайте так же: Стандартный налоговый вычет по подоходному налогу в 2018 году