Возврат стипендий проводки
О чем необходимо помнить при расчёте стипендий в вузе?
Расчёты по стипендиям — один из наиболее трудоёмких участков учётной работы бухгалтеров учебных заведений. Для таких расчётов характерны большие массивы учётной информации, типичность и ежемесячная повторяемость операций по начислению стипендий, удержаниям и выплатам. Как учесть все сложности и не допустить ошибок при расчёте стипендий? Давайте разберёмся.
Всем известно, что зарплатой студента является стипендия, но о существовании нескольких её видов известно лишь малому кругу лиц. На данный момент действуют следующие виды стипендии:
• государственная академическая стипендия;
• государственная социальная стипендия;
• государственная стипендия для аспирантов и докторантов;
• президентская стипендия;
• правительственная стипендия;
• именная стипендия;
• стипендия от юридических или физических лиц;
• стипендия слушателям подготовительных отделений.
Также студентам могут выплачиваться различные длительные надбавки и разовые начисления. Например, материальная помощь, премия и др.
Учитывать виды и размер каждой стипендии или доплаты, выплачиваемой студенту довольно проблематично. Более того, размер стипендий студентов различных годов поступления может отличаться.
Так о чём же нельзя забывать бухгалтеру по расчёту стипендий? В каких вопросах нужно всегда оставаться начеку?
• Необходимо хранить информацию о каждом студенте. Например, ФИО, дата рождения студента, курс, факультет, группа, дата зачисления, адрес, телефон и другие сведения.
• Так как студенты зачисляются и отчисляются потоком, то необходимо организовать регистрацию массового приёма, перемещения с курса на курс, из группы в группу, отчисления и выпуска студентов.
• Необходима возможность отправить студента в академический или другой отпуск (например, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и др.).
• Так как у студента может быть не только одна стипендия, а целый перечень доплат (например, за питания, надбавка старосте и др.), то необходимо организовать регистрацию произвольного перечня стипендий, назначаемых студентам, а также надбавок, доплат и удержаний, которые будут начисляться вместе со стипендией в течение срока их действия.
• Стипендия может начислять с различных источников финансирования, поэтому нужна регистрация сведений о размере и бухгалтерском учёте стипендии.
• Необходима возможность организовать регистрацию постоянных и разовых удержаний (например, премий, материальных помощей, разовых пособий, грантов, штрафов и др.).
• Приказы о назначении стипендии могут приходить задним числом, поэтому необходимо корректировать стипендии за прошлый период.
• Также приказы могут приходить за исправлением других приказов с одной и той же даты. Например, сначала студенту назначили одну стипендию, а через несколько месяцев пришел приказ о назначении другой стипендии с этой же даты. Бухгалтеру необходимо исправить плановое начисление студентов и зафиксировать два приказа на одну дату.
• Отслеживать регистрацию возврата ошибочно начисленной стипендии студентом.
• С некоторых видов начислений студентов берется НДФЛ (например, материальная помощь). Необходимо рассчитать НДФЛ с учётом стандартных вычетов и своевременно выгрузить данные в налоговую инспекцию.
• Необходима возможность формировать платёжные ведомости в банк и кассу, фиксировать депонирование или выплату депонента, отслеживать депонентскую задолженность.
• Необходима аналитическая отчётность для проверки по результатам расчёта стипендий (расчётные листки, расчётно-платежная ведомость, свод начислений и удержаний, свод по выплатам, свод по проводкам и др.) с детализацией по источникам финансирования, курсам, группам и произвольным категориям студентов.
Даже если высшее учебное заведение небольшое, рассчитывать стипендии студентов в excel довольно проблематично. Мало того, что это отнимает много времени, так еще существует большая вероятность допустить ошибки из-за «человеческого фактора». По этой причине всё большее количество высших учебных заведений переходит на специальные программы, которые значительно облегчают рабочий процесс, сокращают временные затраты бухгалтеров и сводят ошибки к нулю.
Одна из таких полезных программ – «БИТ.Расчёт стипендий», которая помогает бухгалтеру по расчёту стипендии в вузе учитывать все трудности и избегать ошибок в рабочем процессе. Какие же возможности даёт программа?
1. Справочник «Студенты» позволяет просматривать список учащихся в разрезе групп, подразделений (факультетов) и курсов, просмотр архивных и (или) актуальных студентов.
2. Удобный массовый механизм зачисления, перевода, выпуска (отчисления) студентов. При зачислении студентов возможно сразу указать статью финансирования и статью расходов. Для одного студента возможно указать разные статьи по разным вида расчёта (например, основная стипендия из статьи бюджета, а доплата из средств ПДД). Для студентов могут быть настроены различные графики обучения (пятидневка, шестидневка).
3. Для одного студента или группы можно назначить, изменить или прекратить плановые начисления и удержания.
4. Существует возможность исправления плановых начислений студента с той же даты (изменение приказа) и возможностью пересчета исправляемой стипендии (или доплаты).
5. Существует возможность регистрации академических и других отпусков студентам с механизмом прекращения (назначения) надбавок и стипендий студенту.
6. Документ «Начисление стипендии» позволяет каждый месяц начислить и рассчитать начисления, удержания, а также НДФЛ. Документ можно заполнить как вручную, так и по команде «Заполнить».
7. Стипендия выплачивается как в банк, так и в кассу. Есть возможность формировать выплату по определенному начислению. Формируется платежная ведомость.
8. В программе предусмотрен механизм депонирования стипендии. Предусмотрена печать Карточки депонентов.
9. Документ «Корректировка» позволяет проверить необходимость перерасчета стипендии по списку студентов и выполнить ее перерасчет в указанном периоде.
10. Для анализа начислений и выплаты стипендии в программе предусмотрены различные отчеты (расчетные листки, свод по начислениям, расчетно-платежная ведомость, выплата стипендий).
11. Существует возможность формирования других различных дополнительных отчётов (анализ удержанных профвзносов, анализ исчисленных налогов, книга депонентов, отчёт по депонентам и др.).
12. Существует выгрузка проводок в конфигурацию «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8».
Результатом внедрения программы «БИТ. Расчёт стипендий 8» будет:
На что следует ориентироваться при выборе программы?
1. Простота и удобство использования:
a. Только необходимый функционал, удобное меню;
b. Названия объектов приведены в соответствие со спецификой начисления студентам стипендии;
c. Более удобный механизм выплаты и депонирования чем в ЗКБУ и ЗУП.
2. Преимущества работы с большим количеством студентов:
a. Возможность ввода студентов непосредственно при зачислении;
b. Обработка группового перемещения/отчисления студентов.
3. Функционал, полностью охватывающий процесс начисления стипендии:
a. Зачисление, перевод и отчисление студентов;
b. Возможность настройки произвольных видов расчетов;
c. Расчет удержаний и НДФЛ;
d. Выплаты и депонирование;
e. Распределение всех расчетов по статьям финансирования;
f. Формирование проводок;
g. Возможность формирования необходимых отчетов для анализа.
4. Гибкая настройка программы, учитывающая особенности расчётов и начисления стипендии в конкретном учреждении: способ расчёта и размер стипендии, начисления профвзносов, графики занятий.
5. Доступная цена.
www.pulsar.ru
О возврате стипендии в случае отчисления из СПбГУ по собственному желанию
Здравствуйте, Екатерина Геннадьевна!
Я отчислилась с 1 курса магистратуры по собственному желанию в середине сентября этого года. Так как обучалась я на бюджетной форме, на моё имя изготавливалась карта в банке и должна была быть начислена стипендия. Карту я не забирала и нигде за неё не расписывались. Поскольку по сложившимся обстоятельствам я забрала документы сразу, как только вернула студенческий и отдала заявление, в этот же день я покинула город.
Учебный отдел, который звонил мне на днях, говорит, что я должна получить карту и вернуть часть стипендии Университету, так как теперь стипендия начисляется по дням, а я отучилась в вузе не полный месяц.
Возникает вопрос: законно ли это требование и как поступить в этом случае, если я уже не имею отношения к Университету?