Возложили обязанности но не издали приказ

Возложили обязанности но не издали приказ

Я понимаю кадровик должен был заключить не дополнительное соглашение, а просто соглашение с работником
угу.

(почему?)
Вопрос: Сотрудник (не заместитель) будет замещать начальника отдела без освобождения от работы, определенной его трудовым договором, в течение рабочего дня.
Какие документы необходимо оформить в случае поручения дополнительной работы?

Ответ: Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности). Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей) (ст. 60.2 ТК РФ).
Совмещение (его вид, содержание, объем и продолжительность) устанавливается работодателем с письменного согласия работника (ст. 60.2 ТК РФ). Однако доплата за совмещение должна быть установлена соглашением сторон (часть вторая ст. 151 ТК РФ).
Поэтому для правильного документального оформления совмещения необходимо оформить два кадровых документа:
— приказ (распоряжение) работодателя о совмещении;
— соглашение сторон трудового договора о совмещении.
Приказ (распоряжение) работодателя составляется в произвольной форме, на нём работник ставит отметку «согласен», «не возражаю» или равнозначную и свою подпись. Согласие на выполнение этой работы может также содержаться в отдельном письменном заявлении работника либо служебной записке. В приказе необходимо установить срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу (например до выхода отсутствующего работника из отпуска), ее содержание и объем, а также размер доплаты (часть третья ст. 60.2, часть первая ст. 151 ТК РФ). Размер доплаты устанавливается с учетом содержания или объема дополнительной работы (часть вторая ст. 151 ТК РФ).
Как следует из ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ, также необходимо оформить письменное соглашение работника и работодателя, в котором решается вопрос о размере доплаты за выполнение работником порученной ему работодателем дополнительной работы. Обращаем Ваше внимание на то, что соглашение о совмещении не является дополнительным соглашением к трудовому договору, поскольку оно не вносит каких-либо изменений или дополнений в сам трудовой договор. В отличие от трудового договора (и дополнительных соглашений к нему) соглашение о совмещении может быть в любой момент досрочно прекращено в одностороннем порядке по инициативе любой из сторон (работник имеет право досрочно отказаться от совмещения, а работодатель — досрочно отменить его). О досрочном прекращении совмещения стороны предупреждают друг друга в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня. Соглашение о совмещении в этом случае будет прекращено автоматически.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Верхова Надежда

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сутулин Павел

23 августа 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

В приказе руководитель не хочет указывать точную сумму.
можно в процентах от чего-нибудь (например, от оклада по основной или совмещаемой должности) написать.

Подскажите, если в соглашение прописать доплата будет выплачиваться в виде стимулирующей надбавки в размере согласованном между руководителем и работником. Это будет более правильно?
нет.

Или лучше в приказе написать небольшую сумму, а остальное доплачивать стимулирующей премией.
вам виднее. если работник согласен, что ему «большая сумма» не гарантирована — почему нет?

forum.garant.ru

Приказ на временное исполнение обязанностей

Если директору (или собственно любому должностному лицу) предстоит командировка, он внезапно заболел или возникла иная причина его временного отсутствия на рабочем месте, то пришло время составить приказ на временное исполнение обязанностей.

Требуется издать приказ на замещение даже в случае совсем небольшого отпуска, потому что существует такое понятие как правомерность подписания документов первым (вторым) лицом организации. Допускается издавать такой приказ каждый раз по каждому отдельному случаю. Ниже приведен пример приказа о замещении директора на время отпуска. Рекомендации по его оформлению и согласованию ничем не отличаются от общепринятых в делопроизводстве норм составления приказов.

Образец приказа о временном исполнении обязанностей директора

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «ЩЕЛОЧЬ»
(ООО «Щелочь»)

« 25 » октября 2014 г. № 144

О временном возложении обязанностей

Убываю в ежегодный оплачиваемый отпуск с 28 октября по 12 ноября
2014 года.

Читайте так же: Приказ о временном приёме на работу

Исполнение обязанностей по руководству ООО «Щелочь» на время моего отпуска возлагаю на заместителя генерального директора Тяпкина Дениса Анатольевича.

Генеральный директор А.П. Бородавка

Либо можно единожды предусмотреть временное исполнение обязанностей определенным должностным лицом, например, отдельным пунктом в приказе о распределении обязанностей между руководством. В этом случае часть текста приказа может иметь следующий вид:

«…
2. Возложить исполнение обязанностей директора общества на время его отсутствия на заместителя директора Крышкина Е.В.

3. В случае временного отсутствия одного из заместителей директора решение о его замещении принимает директор общества.
…»

Добавлю еще, что нормы делопроизводства не допускают оформления подписи любого документа с предлогом «за» или с добавлением косой черты перед написанием должности. Кроме того, должна быть приведена расшифровка ФИО должностного лица фактически поставившего свою подпись на документе.

Поэтому становится понятно, что в случае любого временного отсутствия правомочного подписывать служебные документы должностного лица необходимо позаботиться о юридической силе оформляемых документов. Одной из мер будет своевременное издание приказа на временное исполнение обязанностей, например, директора и т.д.

delo-ved.ru

Можно ли издать приказ о замещении временного отсутствующего работника задним числом?

Вопрос-ответ по теме

Подскажите пожалуйста, сотрудник находился в отпуске, во время его отсутствия за него выполнял его обязанности другой сотрудник. Служебную записку о просьбе возложить обязанности отсутствующего сотрудника на другого работника с 03 августа 2015 в отдел кадров поступила только 27 августа 2015. Можем ли мы зарегистрировав приказ 27 августа 2015 года, возложить обязанности задним числом — с 03 августа 2015? Спасибо.

1. По общим правилам, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника оформляется письменным соглашением работника и работодателя, на основании которого издаётся приказ о временном исполнении обязанностей (временном замещении).

Существует требование законодательства, по которому каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом факт хозяйственной жизни, это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Такие правила установлены статьями 2 и 9 Закона от 06 декабря 2011 г. N 402-ФЗ.

Учитывая, что за замещение отсутствующего работника сотруднику полагается доплата (ст. 151 ТК РФ), что оказывает влияние на движение денежных средств в организации оформление первичного учётного документа, то есть приказа, обязательно.

Первичный учетный документ (приказ) должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных (ч. 3 ст. 9 Закона от 06 декабря 2011 г. N 402-ФЗ).

Учитывая данные факты, в Вашем случае не вполне корректно оформлена процедура возложения обязанностей отсутствующего работника. При этом допустимо оформить соответствующий приказ задним числом. Обращаю Ваше внимание, что работник, ответственный за надлежащее оформление соответствующей процедуры, по чьей вине были нарушены сроки, может быть привлечён к дисциплинарной ответственности (ст.ст. 192-193 ТК РФ).

Важную информацию о Приеме на работу задним числом вы найдете в материале здесь.

2. Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Согласно п. 77 указанного перечня, должностные инструкции хранятся в организации постоянно. После замены, документ должен хранится в течение 3-х лет.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: В течение каких сроков организация должна хранить кадровые документы.

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Читайте так же: Страховка кредитной машины

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

С уважением и пожеланием комфортной работы, Игорь Иванников,

www.kdelo.ru

Возложение обязанностей: образец приказа

На период временного отсутствия одного из сотрудников его должностные функции могут вменяться другому работнику. Для этого оформляется приказ о возложении обязанностей. В нем указывается полная информация о производимой замене. Как оформить приказ? Какие сведения в него включить? Ответы на эти и другие вопросы – в статье.

Документальное оформление передачи обязанностей

При закреплении за одним работником функций по двум должностям на временной основе работодатели руководствуются нормами статьи 60.2 ТК РФ. Для этого варианта оформления характерно соблюдение следующих условий:

• весь объем дополнительной работы должен реализовываться сотрудником в течение трудового дня или смены;
• должно быть составлено дополнительное соглашение к действующему трудовому договору по причине изменения трудовой функции работника;
• в доп соглашении оговаривается размер доплаты за лишнюю работу;
• факт совмещения двух должностей при необходимости замещения временно отсутствующего лица в трудовой книжке не отражается.

Увеличивать объем трудовых обязанностей работнику без назначения дополнительной оплаты запрещено трудовым законодательством. Объем предстоящих дополнительных работ и срок их выполнения оговаривается с сотрудником. Несмотря на подписание дополнительного соглашения за работником, на которого возлагаются дополнительные обязанности, сохраняется право досрочного расторжения договоренностей по совмещению. Аналогичными правами обладает и работодатель.

Документально оформить возложение обязанностей можно двумя способами:

• указав необходимость замены отсутствующего работника в должностной инструкции замещающего сотрудника;
• издав соответствующий приказ (образец приказа о возложении обязанностей не унифицирован, поэтому может быть составлен в произвольной форме).

При включении условия о замене в должностную инструкцию в нее вносят отдельный пункт о замещении коллег в случае их временного отсутствия на рабочем месте. Такой вариант позволяет заблаговременно известить сотрудника о необходимости замены и согласовать объем работы.

Если выполнение чужих обязанностей будет занимать много времени у работника, может потребоваться альтернативный вариант оформления – внутренне совместительство. Также допускается временный перевод на другую должность. Это даст возможность работнику не уплотнять свой график, не жертвовать собственными обязанностями, а работать дольше и получать за это повышенную зарплату. Такой способ особенно актуален для случаев, когда предполагается длительное совмещение должностных функций. Например, на период декретного отпуска.

Выбираем перевод или совмещение

Процедура оформления внутреннего совместительства подчиняется нормам главы 44 ТК РФ. Перечислим основные особенности этого типа трудовых отношений:

• с работником заключается отдельное трудовое соглашение, в котором прописываются условия труда, права и обязанности по второй должности;
• оплата производится исходя из условий трудового договора в пропорциональном отношении к объему выполняемой работы и затрачиваемого на это времени;
• характерна постоянная переработка.

Отметим, что ежедневная продолжительность переработки при совместительстве не может превышать 4 часов. Вариант с совмещением подходит для ситуаций, когда можно отделить функции по одной должности от обязанностей по совмещаемому рабочему месту. При этом для работодателя сложности связаны с необходимостью детального учета отработанного совместителем времени по каждой должности.

Другим вариантом решения проблемы по замещению временно отсутствующего сотрудника является временный перевод. Процесс внутреннего перевода с ограниченным периодом действия регулируется положениями статьи 72.2 ТК РФ. Этот вариант применяется при необходимости длительного замещения сотрудника. Переведенный работник прекращает выполнять свои трудовые функции по старому месту работы и посвящает все время новым должностным обязанностям.

Перевод оформляется через подписание дополнительного соглашения с работником. Зарплата рассчитывается по окладу новой должности. Для процедуры временного перевода на другую должность внутри предприятия характерно отсутствие у сторон возможности в одностороннем порядке прекратить действие допсоглашения.

Специально для читателей нашими специалистами подготовлен образец приказа о возложении обязанностей. Его можно скачать на сайте в статье «Назначения исполняющего обязанности директора: образец приказа 2018».

Читайте так же: Нужна помощь в получении кредита под залог

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

blogkadrovika.ru

Как работнику вменить дополнительные обязанности

Работодатели хотят, чтобы работники качественно выполняли свои обязанности. Но потребности предприятия меняются, и приходится корректировать функционал сотрудников. Иногда работники вынуждены брать на себя дополнительную работу, и не всегда в соответствии со специализацией. Нужно ли согласие подчиненного на дополнительные обязанности? Как это оформить документально? Разбираемся в этой статье.

Для чего вменять обязанности сотруднику?

Раз и навсегда определенный круг обязанностей – это, к сожалению, утопия. Жизнь и производство сложны и многогранны, они постоянно ставят новые задачи, которые необходимо решать, в том числе, и изменением обязанностей сотрудников.

Цель одна: повышение эффективности работы предприятия, минимизация затрат и увеличение дохода.

Причины, чаще всего вынуждающие работодателя пересмотреть обязанности своих подчиненных:

• государством приняты новые нормативные акты, и необходимо привести штат в соответствие с ними;
• в процессе производства произошли изменения (появились новые технологии, процессы, оборудование и т.п.);
• меняется организация труда;
• необходимо перераспределить обязанности между сотрудниками.

Документы, регламентирующие обязанности

Логика подсказывает, что именно в них нужно будет вносить изменения при вменении дополнительных обязанностей.

 

Трудовой договор.

Как гласит ч.2 ст.57 ТК, в нем должна быть указана рабочая функция нанимаемого – работа по одной или нескольким специальностям в рамках квалификации. Естественно, очерчивается и круг определенных обязанностей. Если этот «круг» каким-то образом меняется, придется корректировать трудовой договор.

К СВЕДЕНИЮ! Никто не может обязать работника выполнять работу, не прописанную в трудовом договоре. Все действия по изменению главного документа производятся исключительно по предварительному согласию работника за 2 месяца до планируемых перемен в ответ на письменное уведомление начальства.

Должностная инструкция. Работодатель может выбирать обязанности, необходимые ему от сотрудника. Если юридически условия, выписанные в трудовом договоре, а главное, рабочая функция, не меняются, то должностную инструкцию руководитель вправе менять без учета мнения сотрудников.

ВАЖНО! Руководители стараются заручиться доброй волей подчиненных при изменении их обязанностей, иначе вряд ли сотрудничество будет эффективным и продлится долго.

Есть 2 варианта оформления перечня обязанностей:

• как приложение к трудовому договору – тогда при любых изменениях нужно будет заключать дополнительное соглашение к основному документу;
• как локальный нормативный правовой акт – можно издать измененный вариант должностной инструкции и попросить работника ее завизировать: это будет доказательством принятия им новых обязанностей.

Дополнительные обязанности в рамках одной должности

Как составлять должностные инструкции, не говорят никакие нормативные документы, кроме рекомендаций Роструда, поэтому их оформление – добровольно для работодателя, а форма произвольна. Практически все предпочитают все же оформлять их, так как этот документ:

• значительно упрощает организацию труда;
• снимает возможные разногласия по поводу выполняемой работы;
• разграничивает ответственность;
• устраняет дублирование схожих функций;
• составляется не субъективно «под работника», а «под должность», кто бы ее не занимал.

СПРАВКА! При определении обязанностей той или иной должности за основу берется Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий. Многие его положения устарели, работодателю часто нужны новые, не отраженные в нем должности. В таких случаях местные органы исполнительной власти могут принять нормативные акты по требованиям к той или иной должности.

Руководители могут сами определять содержание должностной инструкции, поэтому в рамках одной и той же должности они могут вносить в нее дополнительные обязанности, если таковые:

• • вписываются в квалификационную характеристику;
  • обусловлены технической реорганизацией предприятия;
  • вызваны изменением условий труда.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если причиной изменений становятся перемены технических и/или организационных условий труда, сотрудник должен узнать об этом за 2 месяца (ч.2. ст.74 ТК). Согласие сотрудника не требуется, но вовремя быть проинформированным – его право.

Во всех остальных случаях необходимо оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору, предусматривающее обязательное согласие работника.

Два способа возложения обязанностей дополнительных должностей

Существуют различные причины, когда работодателю или сотруднику может потребоваться изменение круга обязанностей. Например, сокращается должность, и другой компетентный сотрудник согласен взять на себя новую деятельность за дополнительную оплату. Или же работодатель хочет, чтобы работник выполнял дополнительные функции, на которые у него остается достаточно рабочего времени (например, курьер может, находясь в офисе, принимать звонки).

В ТК РФ изложены 2 варианта, по которым сотруднику могут быть вменены новые обязанности: внутреннее совместительство и совмещение. Выбирая первое или второе, работодатель ориентируется на то, можно ли выделить конкретные часы для дополнительных обязанностей, или они по-разному распределяются в продолжение рабочего времени.

Характеристики и различия этих двух способов приведены в таблице.

assistentus.ru