Приказ по основной деятельности образец по госту

Приказ по основной деятельности образец по госту

Приказы по основной деятельности – как правильно составить

Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно. Эта статья ответит на вопрос как правильно составить приказ, чтобы оформление приказов соответствовало нормам делопроизводства. С конкретными примерами можно ознакомиться в разделе «Образцы приказов». Этот ресурс совсем молодой, так что коллекция образцов со временем непременно будет пополняться.

Для оформления решения нормативно-распорядительного характера необходимо составить приказ. Проекты приказов по основной деятельности готовят специалисты подразделений организации в пределах своей компетенции по поручению руководства или в инициативном порядке. Но помните, инициатива у нас наказуема (шутка). При этом ответственность за качественную подготовку проекта приказа ложится на начальника этого структурного подразделения, а правильность оформления приказов – на службу делопроизводства.

Бланк приказа

Приказы по основной деятельности следует составлять на бланке приказа установленной формы. Очень хорошо, если применяемый бланк приказа в организации установлен в вашей инструкции по делопроизводству. Посмотрите по ссылке приведенный образец бланка приказа. Он включает все обязательные реквизиты, измените только на данные своей организации.

Минимальный размер полей каждого листа приказа слева, сверху, снизу – 20 мм, справа – 10 мм. Согласно правилам деловой переписки бланк письма имеет аналогичные размеры. Если текст приказа большой, то их нумеруют, начиная со второго листа. Причем положено это делать сверху и по центру.

Оформление приказов

Заголовок к тексту
Текст приказа по основной деятельности должен иметь краткий заголовок, который выравнивается по центру листа. Он отвечает на вопрос «о чем?» и пишется без кавычек – Об утверждении положения …, О назначении ответственного … и т.д.

Изложение основания приказа
Обычно текст начинают с изложения причин, основания подготовки приказа (преамбула). Распространенные варианты начала – «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.п.

В случае необходимости оформляется ссылка на документ-основание в следующем порядке : вид документа + автор + дата + номер + название. Смотрите образец составления – В соответствии с приказом Министерства культуры от 31.12.2013 № 2211 «…заголовок документа».

В приказах завершает преамбулу слово п р и к а з ы в а ю, лучше его указывать в р а з р я д к у и не переходить на новую строку (смотрите образцы приказов). Эта фишка из инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти. Но если в вашей организации принято слово

печатать заглавными буквами с новой строки без разрядки (как показано здесь), то такой вариант тоже допустим.

Распорядительная часть
В текст приказов по основной деятельности включают перечисление предписываемых действий. Здесь важна конкретика и возможность последующего контроля исполнения.
Действия в распорядительной части удобно делить на пункты (но это не обязательно).

В качестве исполнителей поручений могут фигурировать как структурные подразделения, так и конкретные люди. При необходимости определяют сроки исполнения. Сроки не устанавливают для поручений регулярного или нормативного характера. В последнем пункте можно указать на кого возложен контроль за исполнением приказа (но это тоже не обязательно).

Когда предполагается ввести в действие приказ по основной деятельности не с момента его издания, то надо указать срок его введения.

В текст приказа не нужно включать фразу вида «Приказ довести до …». Исполнитель одновременно с проектом приказа готовит лист рассылки произвольной формы (т.е. его можно изменять как угодно), где и перечисляет нужные структурные подразделения или конкретных лиц, которых необходимо ознакомить. Ведь приказ издается не для того, чтобы его тайно хранить в сейфе. Есть «специальные люди» в службе делопроизводства, в обязанности которых входит дальнейшая работа с приказами организации после их подписания.

Можно сделать все менее формально. В организации люди часто не возражают ставить отметку об ознакомлении с приказом и без листа рассылки.

Как оформить приложение
Отдельные массивы информации из-за их большого объема обычно оформляют в виде отдельных приложений к приказам по основной деятельности. Например, утверждаемые приказом другие документы (инструкции, положения, графики, схемы, штатные расписания и т.д.).

Если приложений несколько, то их в тексте приказа нумеруют. Например, «Утвердить порядок приема–передачи, учета и списания основных средств (приложение № 4)».

Непосредственно на первом листе приложения в правом его верхнем углу оформляют отметку по следующему образцу:

Приложение № 4
к приказу ООО «Буйвол»
от 16.01.2014 № 12

Как правильно оформить приказ об отмене другого приказа или его изменении читайте в другой статье. Там же будут образцы составления таких приказов.

Если требуется сделать выписку из приказа, тогда посмотрите пример по ссылке в этой статье.

Думаю на сегодня достаточно информации об оформлении приказов. Что еще по данной теме? Далее можно будет почитать о согласовании и регистрации приказов по основной деятельности – это обязательные этапы.

delo-ved.ru

You are here

Приказ — это правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащий обязательные поручения для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников.

Приказы подразделяются на три группы, в каждой из которых целью издания документа является:

1. По организационным вопросам:

  • создание, ликвидация или реорганизация предприятия, учреждения, организации в целом или отдельных структурных подразделений;
  • образование коллегиальных или совещательных органов (советов, комиссий и т. п.);
  • утверждение организационной структуры управления, штатного расписания и их корректировку;
  • координация работы всех звеньев системы управления организации, предприятия, фирмы (разграничение полномочий между должностными лицами, предоставление права подписания документов и т. д.);
  • утверждение и введение в действие организационно-методических документов (положений, уставов, инструкций, регламентов и др.).
  • 2. По основной производственной деятельности:

  • обеспечение и регулирование порядка финансирования деятельности организации;
  • обеспечение материалами, оборудованием, помещениями для эффективной работы организации;
  • формирование и осуществление научно-технической политики;
  • обеспечение выпуска качественной продукции;
  • подведение итогов работы организации, оформление результатов проверок, ревизий;
  • решение других вопросов, вытекающих из отраслевой и иной специфики организации.
  • 3. По личному составу (кадрам) организации:

  • обеспечение отбора и приема на работу персонала;
  • создание условий обучения и служебно-профессионального продвижения персонала;
  • оформление перевода на другую работу;
  • оформление командированных работников;
  • оформление поощрений работников и наложения взысканий;
  • оформление высвобождения (увольнения) работников;
  • решение ряда социальных вопросов (гарантии беременным женщинам, дополнительные отпуска, охрана труда и др.)

Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием «стандартных» словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа «обратить внимание», «усилить контроль» и т. п.

Содержащиеся в проекте приказа поручения должны быть увязаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять или оговаривать их корректировку.

Наименования органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений, упоминаемых в тексте, должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их написанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.

Приказы по основной деятельности оформляются на специальном бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ.

Читайте так же:  Моисеенко и данилец суд

После составления текста приказ согласовывают с должностными лицами. Согласование оформляется в виде визы. Визируют его: начальник отдела, подготовившего приказ, руководители других заинтересованных подразделений, а также юрисконсульт – по вопросам увольнения, перевода, наложения взысканий; бухгалтер – по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления отпуска, вызова из отпуска, премирования; профком – по вопросам увольнения, объявления благодарности, наложения взыскания.

Визы проставляют на первом экземпляре проекта приказа. Тщательно выверенный (проверяются цифровые данные. фамилии, названия подразделений) и завизированный первый экземпляр приказа, напечатанный на общем бланке, подписывается руководителем или его заместителем. С момента его подписания приказ вступает в силу (если в тексте не указан другой срок введения его в действие).

С приказом должны быть ознакомлены все поименованные в нем лица. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа или на отдельном листе сотрудник пишет «с приказом ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления.

blanker.ru

Приказ по основной деятельности образец по госту

Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения, организации, предприятия в целях разрешения производственных задач.

В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.).

Приказы разрабатываются по поручению руководителем учреждения, организации, предприятия руководителями структурных подразделений или должностным лицом, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением.

Приказ оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:

  • постоянные реквизиты «единого» бланка:
    • эмблема (03);
    • наименование организации (06);
    • наименование вида документа (08) (ПРИКАЗ);
    • переменные реквизиты «единого» бланка:
      • дата (09);
      • регистрационный номер (10);
      • место составления или издания документа (12);
      • заголовок (17);
      • текст (19);
      • отметка о наличии приложения (20);
      • подпись (21);
      • визы (23).
      • Заголовок приказа (17) отвечает на вопрос «о чем?». Например: О назначении ответственного за работу с обращениями граждан. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.

        Подготовка приказа включает в себя следующие стадии:

        — изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

        — подготовка проекта приказа;

        Текст приказа состоит из 2 частей:

        — констатирующей, в которой дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования может выступать как необходимость реализации намеченных целей и решения задач, поставленных перед предприятием, так и какой-либо нормативный акт – внутренний или изданный вышестоящим органом (например, решение совета директоров, нормативный документ государственных или муниципальных органов). Если предписываемые действия не нуждаются в пояснении, констатирующую часть можно не приводить;

        — распорядительной, в которой содержатся поручения. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое указывается прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля.

        Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт должен отвечать на вопросы «кому? что? когда сделать?». В качестве ответа на вопрос «кому?» указывают должность (в дательном падеже), фамилию (в дательном падеже), инициалы исполнителя. Например:

        1. Коммерческому директору Иванову И.И….

        Если поручение дается нескольким исполнителям, имеющим одинаковую должность, то после обобщенного наименования должности в скобках перечисляются фамилии исполнителей (в дательном падеже) и их инициалы. Например:

        1. Начальникам отделов (Иванову И.И., Петрову П.П., Сидорову С.С.)…

        В качестве исполнителей в приказе указывают только заместителей первого лица или руководителей структурных подразделений.

        Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме, например: подготовить, обеспечить /организовать, разработать и представить на рассмотрение (если проект должен быть подписан) или… на утверждение (если документ подлежит утверждению).

        Срок исполнения поручения фиксируется только тремя парами арабских цифр. Например: Срок 20.07.2010 или… до 20.07.201 или… к 20.07.2010.

        Пункт приказа может быть разделен на подпункты, если: одному исполнителю дается несколько поручений; нескольким исполнителям установлен общий срок исполнения; поручение, данное нескольким исполнителям, формулируется одинаково.

        Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Например:

        3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по производству Иванова Г.И.

        3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

        В качестве контролеров должны указываться лица, чей должностной ранг выше должностного ранга исполнителей.

        Если приказом утверждаются или вводятся в действие нормативные документы, то в распорядительной части могут не указываться исполнители, сроки исполнения и контролеры. Например:

      • Утвердить инструкцию по делопроизводству.
      • Ввести в действие инструкцию с 15.11.2010
      • Если исполнителю дается постоянное поручение, то вместо срока указывают периодичность его выполнения. Например:

        1…. обеспечить представление еженедельной сводки….

        Приказ вступает в силу с момента подписания.

        Формулировки приказа должны быть исчерпывающе точными, конкретными, не допускающими различных толкований. Не допускается использование глаголов «повысить», «улучшить», «активизировать», «усилить», «обратить внимание», прилагательного «необходимое» и языковых конструкций типа «если…, то…», «тогда, когда…».

        sekretar-eps.ru

        Приказы по основной деятельности

        Бланки и реквизиты

        Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

        Приказы оформляются на специальном бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются:

        название вида документа (ПРИКАЗ);

        заголовок к тексту;

        Оформление основной части приказа

        Подготовка приказа основывается на детальном и всестороннем изучении вопроса, поскольку содержащиеся в приказах поручения должны быть конкретными и реальными, они должны быть обеспечены достаточными материально-техническими и финансовыми средствами, чтобы исключить в дальнейшем необходимость корректировать или отменять принятые решения в связи с их неполнотой или недоработкой.

        Заголовок к приказу должен формулироваться четко и по возможности кратко, выражая основное содержание документа.

        · Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, отделяемых друг от друга словом «приказываю». В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий.

        Констатирующая часть может отсутствовать, если действия распорядительной части не нуждаются в обосновании.

        Констатирующая часть приказа отделяется от распорядительной словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое может печататься прописными буквами без разрядки с новой строки с абзацем или строчными буквами в разрядку с новой строки без абзаца (п р и к а з ы в а ю), как это установлено в федеральных органах исполнительной власти [1] . Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Пункты распорядительной части приказа могут носить организационный характер, в этом случае формулируется только управленческое действие и, реже, называются его исполнители.

        Если в распорядительной части приказа содержатся конкретные задания, необходимо указывать:

        · наименование исполнителя или исполнителей (должность, инициалы, фамилия или наименование организации или подразделения);

        · срок выполнения поручения.

        Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается, если действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа.

        Исполнителем в приказе может быть одно или несколько подразделений организации, подведомственных организаций, должностных лиц. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Исполнитель, названный первым, является ответственным исполнителем поручения.

        При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке поручения на задания каждое из них оформляется отдельным подпунктом. Пункт или подпункт приказа должен содержать только одно задание с одним сроком исполнения, поскольку контроль исполнения приказов ведется по каждому поручению отдельно.

        Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

        Пункты и подпункты распорядительной части приказа нумеруются арабскими цифрами.

        Оформление приложений к приказу

        При большом объеме текста в самом приказе излагают лишь основные вопросы, а остальной текст выносится в приложения к приказу. В виде приложений могут оформляться графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы – положения, инструкции, правила, регламенты, утверждаемые приказом, и др. В тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части необходимо давать ссылки на приложения:

        …(приложение) – если приложение одно;

        . (приложение 1) . (приложение 2) – если приложений несколько.

        На документе, являющемся приложением, в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» с указанием, к какому приказу или пункту приказа оно относится.

        Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: . (приложение), а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

        Отметку о приложении можно оформлять центрованным способом или выравнивать строки по левому краю.

        Визирование и подпись

        До представления на подпись приказ визируется всеми заинтересованными должностными лицами, юристом и заместителями руководителя организации. Если у работника, визирующего приказ, имеются возражения, дополнения, они излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются». Замечания редакционного характера можно вносить непосредственно в представленный проект документа.

        Если при согласовании были высказаны существенные замечания и дополнения, приказ дорабатывается исполнителем и проводится его повторное согласование. Если при согласовании вносятся редакционные уточнения, не изменяющие сути документа, повторное согласование не требуется.

        После окончательного оформления приказа до его представления на подпись руководителю приказ должен быть завизирован всеми заинтересованными лицами. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа или на отдельном листе согласования, который прикладывается к приказу, составляя его неотъемлемую часть. Виза включает: должность работника, его подпись, инициалы, фамилию и дату.

        Под визами проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. На оборотной стороне приказа, в нижней части листа, может оформляться отметка о рассылке приказа с указанием структурных подразделений или их руководителей. Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе – списке (указателе, листе) рассылки.

        ЕслиПодписываются приказы руководителем организации. Подпись в приказе оформляется так же, как в любом другом документе, оформляемом на бланке. Подписывается только один экземпляр приказа (за исключением совместных приказов). Подпись руководителя на приказе печатью не заверяется.

        Первый экземпляр приказа после регистрации подшивается в дело с приказами по основной деятельности организации. Регистрироваться приказы должны в день их подписания, в противном случае у исполнителей могут возникнуть проблемы с исполнением приказа, особенно если срок исполнения небольшой.

        После подписания и регистрации с приказа снимаются копии и рассылаются всем исполнителям. Для рассылки приказов может использоваться электронная почта. Если копии приказа выдаются для представления в другие организации, они заверяются с помощью реквизита «Отметка о заверении копии».

        [1] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Росархива от 27.11.2000 № 68).

        www.profiz.ru

        Статьи по теме

        Приказ по основной деятельности — один из самых распространенных документов в организации; именно поэтому при его издании и регистрации допускают больше всего ошибок.

        Из статьи вы узнаете:

        Документооборот на предприятии

        На сегодняшний день коммерческим компаниям предоставлена высокая степень свободы в отношении вопроса о том, как работать с документами. При этом, однако, для обеспечения системности документооборота и установления единых стандартов оформления приказов, распоряжений и иных бумаг в рамках одного предприятия руководитель организации подписывает локальный нормативный акт, в котором закрепляет основные правила документооборота.

        Подробнее о приказах об основной деятельности читайте здесь:

        Обратите внимание! В этом документе указывают лишь общий алгоритм оформления документации, а всю схему раскрывают в инструкции по делопроизводству организации.

        Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

        Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

        В свою очередь, оборот документов в кадровом подразделении представляет собой один из компонентов общего документооборота организации. Поэтому при оформлении документов, издаваемых кадровой службой, следует ориентироваться на общий порядок работы с документами, зафиксированный в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

        Справка. Применение унифицированных форм документов в настоящее время не является обязательным. Между тем в силу удобства использования этих форм многие организации продолжают пользоваться ими на практике.

        Скачайте документы по теме:

        Приказ представляет собой распорядительный документ, который выпускается за подписью самого главы предприятия в рамках его полномочий и обязательные является обязательным к исполнению всеми лицами, находящимися в его подчинении. При этом определение лица, уполномоченного издавать приказы, зависит от организационно-правовой формы компании и характера ее деятельности.

        Так, например, в акционерных обществах должностным лицом, уполномоченным их издавать, считается генеральный директор, в медицинских учреждениях — главврач и так далее.

        На практике приказ представляет собой один из самых распространенных видов документов в практике коммерческих и государственных предприятий. Это связано с тем, что такая форма наиболее удобная для доведения до сотрудников распоряжений руководителя в кратком и емком виде.

        Кроме того, в связи с тем, что приказы достаточно часто используются всеми категориями организаций, в кадровой практике уже сложились устойчивые требования к их оформлению, поэтому при их формировании кадровики хорошо знают основные принципы создания таких документов и не допускают ошибок. Кстати, самые распространенные ошибки приведены в этой статье: ознакомьтесь с ними, чтобы не допускать их в своей работе.

        Приказы по основной деятельности и другие приказы

        Перечень приказов по основной деятельности включает в себя весьма обширный перечень документов, в который входит целый ряд приказов, распоряжений. Опытные сотрудники кадровых служб, отвечая на вопрос о том, что относится к приказам по основной деятельности, предпочитают использовать метод исключения. Дело в том, что весь объем документооборота компании принято подразделять на две крупные категории:

        1. первая из них — приказы по личному составу. К ним относятся документы, которыми оформляют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.;
        2. таким образом, вторая категория – это приказы по основной деятельности, к которым относятся все прочие документы.

        Также выделяются приказы по административно-хозяйственным вопросам.

        Приказы по основной деятельности, в свою очередь, могут выпускаться как по инициативе руководителя (поэтому такие документы называют инициативными), так и с целью исполнения распоряжений, поступивших из вышестоящих органов управления. Они позволяют осуществлять оперативное управление ключевыми производственными процессами, с их помощью оформляется утверждение графика отпусков или штатного расписания, изменение режима работы предприятия, внесение корректив в локальные нормативные акты, создание всевозможных комиссий и рабочих групп, аттестация и обучение сотрудников. Например, стандартный образец приказа по основной деятельности приводится в этом материале.

        Виды приказов по основной деятельности

        Иногда у уполномоченного специалиста возникает вопрос: приказы по основной деятельности — это какие приказы? В этом случае следует проконсультироваться с приведенной типологией, чтобы понять, относится ли требуемый документ к категории приказов по основной деятельности или принадлежит к документам по личному составу.

        Так, в сложившейся практике принято выделять следующие виды приказов по основной деятельности:

        1. структурные приказы, устанавливающие и видоизменяющие организационную структуру компании в момент ее формирования и в процессе дальнейшей деятельности;
        2. нормативные приказы, определяющие порядок функционирования организации и взаимодействия между работниками, занимающими определенные должностные позиции;
        3. организационные приказы, издание которых связано с необходимостью решения конкретных задач, стоящих перед компанией, например, приказ о создании комиссии для расследования несчастного случая;
        4. надзорные приказы, устанавливающие порядок проведения контрольных мероприятий внутри компании;
        5. отчетные приказы по основной деятельности, образцами которых могут служить отчеты по выполнению планов конкретных подразделений или аналитические документы, объясняющие текущую ситуацию на рынке;
        6. финансовые приказы включают в себя документы планового характера, определяющие требуемые финансовые показатели компании на будущие периоды;
        7. обеспечительные приказы, которые определяют порядок движения материальных ресурсов, необходимых для функционирования подразделений предприятия;
        8. информационные приказы, к которым принято относить все прочие категории приказов по основной деятельности. Образцом такого приказа может быть документ, содержащий требования к оформлению локальных нормативных актов или определяющий порядок хранения бумаг.
        9. А в этом материале вы сможете ознакомиться с конкретными типами документов, которые относятся к той или иной категории приказов по основной деятельности.

          Сроки хранения приказов по основной деятельности

          В общем случае приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если они созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет. При этом приказы по личному составу, которые составили в период госслужбы, которая не является государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от того, когда их создали. Исключение есть для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет.

          Что касается приказов по основной деятельности, то их требуется хранить в организации постоянно, то есть в течение всего срока ее работы вплоть до ее ликвидации. В нашей статье мы подробно рассказываем о том, почему именно такие сроки необходимо соблюдать в этих случаях.

          Образцы приказов по основной деятельности предприятия

          Как и любой нормативный документ, издаваемый организацией, приказ по основной деятельности образца 2016 или 2017 года должен содержать реквизиты компании, включая ее полное наименование, дату и место издания, наименование документа, для которого используется формулировка «Приказ» или «Распоряжение», а также название, отражающее содержание приказа.

          Стандартный образец приказа по основной деятельности состоит из двух основных разделов, образующих так называемое «тело» документа, — вводной, или констатирующей, и распорядительной. Как видно из названий, в первой части констатируется цель управленческого решения, а во второй — излагается непосредственное распоряжение руководителя. Поэтому распорядительная часть обычно начинается со слова «приказываю».

          Если распорядительная часть содержит конкретное задание, нужно указать ФИО и должность лица, ответственного за его выполнение, а также отведенные руководством сроки. Порядок выполнения постоянного поручения определяется не конкретным сроками, а заданной периодичностью реализации мероприятий: например, можно обязать сотрудника предоставлять еженедельную сводку или ежемесячный отчет о выполнении работ. Количество исполнителей при этом может быть любым. Детали поручения (схемы, графики, инструкции, таблицы) обычно оформляются в виде приложения. Приказы вступают в силу с даты издания (за исключением документов, в которых содержится иное указание). В этом материале мы приведем несколько примеров оформления наиболее популярных приказов.

          В заключительной части образца приказам по основной деятельности коммерческого предприятия проставляется подпись руководителя компании и печать организации. В случае, если порядок издания приказов в компании требует, чтобы, помимо собственно директора предприятии, документ был согласован с другими специалистами, в этом блоке проставляются визы всех уполномоченных лиц. Наконец, если действие приказа непосредственно касается того или иного сотрудника или группы работников, в этом разделе документа необходимо предусмотреть место для простановки подписей этих лиц, подтверждающих факт их ознакомления с содержанием приказа.

          Обратите внимание! Ознакомить работников с содержанием документа необходимо в трехдневный срок с момента его издания.

          Оформление приказов по основной деятельности

          Обеспечение документооборота компании, как правило, предполагает присвоение каждому изданному документу кодового обозначения, которое позволит упорядочить и систематизировать эти бумаги. При этом нумерация приказов и иных документов ведется в пределах одного календарного года. Приказы по личному составу и приказы по основной деятельности подлежат отдельной нумерации. Для облегчения идентификации содержания документа в дополнение к его номеру часто используется специальный буквенный код, демонстрирующий его принадлежность к той или иной категории: например, буквой «К» или «Л» можно обозначить приказы, связанные с личным составом, а буквой «О» или «Д» — документы, касающиеся основной деятельности предприятия.

          Обратите внимание! Система нумерации приказов на предприятии должна быть закреплена специальным нормативным документом.

          Несмотря на то, что сегодня компаниям разрешено разрабатывать собственные образцы приказов по основной деятельности, их формы не должны противоречить указаниям ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В этом материале вы сможете прочитать о важных нюансах оформления — например, о том, как нужно вписывать дату в приказ по основной деятельности.

          Регистрация приказов по основной деятельности

          Для регистрации приказов широко применяется практика формирования специального журнала, в котором фиксируются сведения обо всех издаваемых документах. При этом даже в самых небольших компаниях для обеспечения удобства хранения и поиска этих сведений кадровики рекомендуют заводить два журнала — для приказов по личному составу и приказов по основной деятельности, примером которых могут быть приказ о проведении аттестации или формировании нового структурного подразделения.

          Стоит помнить о том, что в любом журнале регистрации приказов не допускаются определенные оплошности при оформлении: какие именно, вы можете прочесть в нашей статье.

          Обратите внимание! В дальнейшем, в случае увеличения объема документооборота компании и усложнения его структуры, можно дополнить первоначально созданные два журнала дополнительными.

          На лицевой стороне журнала обозначаются сведения о наименовании компании и дате начала его ведения. Сведения в журнал регистрации приказов следует вносить в хронологическом порядке. Информация фиксируется в журнале до тех пор, пока в нем не закончатся страницы; после этого заводят новый документ. В случае, если сведения о компании, например, ее реквизиты или название, изменились, достаточно будет разместить на обложке наклейку с новыми данными вместо того, чтобы заводить новый журнал. Вот здесь мы приводим удобную форму журнала регистрации приказов, которую можно использовать в работе, просто распечатав с нашего сайта.

          www.kdelo.ru

          Читайте так же:  Приказ мчс 2005 125

  • Обсуждение закрыто.