Приказ по делопроизводству в школе

Приказ по делопроизводству в школе

В образовательных учреждениях, как правило, нет специалистов по документоведению.

Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03-51/64

В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России » Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях».

Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием рекомендуем использовать данные методические рекомендации в работе по делопроизводству.

Первый заместитель министра А.Ф.Киселев

1. Общие положения

1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения.

В состав документов общеобразовательного учреждения входят:

Организационные документы. (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание ; правила внутреннего трудового распорядка);

Распорядительные документы ( приказы , инструкции); информационно-справочные документы ( протоколы , планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы , договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту ( ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 1 2000 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

ПРИКАЗ — правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем ОУ.

Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.

При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы:

  • Достоверность и объективность описываемой ситуации;
  • Полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;
  • Краткость и лаконичность;
  • Нейтральность и наличный характер изложения;
  • Безэмоциональная оценка ситуации и фактов;
  • Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом общеобразовательного учреждения;
  • Следование нормам официально-делового стиля речи.
  • Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

    В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа:

    Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

    Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.

    Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

    На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:

    Приложение (1,2…)
    к приказу от 11.02.2001 N 2

    Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:

    Приложение
    к приказу от 02.02.2001 N 12

    Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

    Приказ может быть подписан:

  • руководителем;
  • лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего;
  • заместителем (если устав ОУ разрешает заместителю директора издавать приказы).
  • Не разрешается подписывать приказы с предлогом «за», проставляя косую черту или другие знаки перед наименованием должности. Приказ без подписи не имеет юридической силы.

    Подпись руководителя скрепляется гербовой печатью учреждения.

    В книге приказов достаточно подписи руководителя, удостоверяющей приказ, так как существуют правила ведения и хранения книги приказов, не допускающие подделок и исправлений внесенных в нее записей.

    Вслед за подписью помещается: «С приказом ознакомлен: (ПОДПИСЬ Ф.И.О.)» подпись расшифровка подписи и дата ставятся работником собственноручно.

    Все приказы, издаваемые в образовательном учреждении можно условно разбить на 4 блока:

  • организация УВП
  • Финансово-хозяйственная деятельность
  • Личный состав
  • учащиеся
  • В работе учреждения есть приказы, которые повторяются ежегодно в одно и тоже время, т.е. носят цикличный характер.

    Циклограмма (примерная) приказов по образовательному учреждению по месяцам приведена в приложении.

    Распоряжение

    Распоряжения издаются заместителями директора по УВР в пределах своей компетенции и составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях отделяется от распорядительной части словами: «Предлагаю», «Рекомендую», «Обязываю», «Считаю необходимым».

    Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов.

    Протоколы оформляются в специальной тетради и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, Дата протокола – это дата проведения совещания. Заголовок-форма сбора и наименование органа самоуправления .

    Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

    Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали»).

    Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, после них ставится двоеточие.

    Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос начинается с новой строки. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности.

    Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже.

    Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос «Разное».

    Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

    Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «Слушали — выступили — постановили (решили)», а также протоколируются вопросы и ответы.

    В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

    Выписка из протокола

    Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

    наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в «дело».

    К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности ОУ, относятся: справки, докладные записки, письма, телефонограммы.

    Письмо. Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов:

  • наименование общеобразовательного учреждения,
  • дату,
  • ссылку на индекс и дату входящего документа,
  • адресат,
  • резолюцию руководства,
  • заголовок к тексту,
  • текст,
  • отметку о наличии приложения,
  • отметку об исполнителе,
  • Читайте так же:  Нотариус по месту жительства москва

    ТЕЛЕФОНОГРАММА . Телефонограмма включает следующие реквизиты:

  • дата,
  • подпись,
  • фамилии лиц, принявших и передавших телефонограмму.
  • Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.

    Справка .

    Справка- документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

    Справки бывают двух видов:

    1. Справки составляются для описания или подтверждения фактов или событий в деятельности учреждения. Составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя учреждения для информации о выполнении планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки.

    Текст такой справки состоит из двух частей:

    В первой части излагаются факты , послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются .

    В этом состоит отличие от докладной записки.

    Справка должна объективно отражать состояние дел, ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, могут приводиться таблицы.

    Справки, составленные для руководителя учреждения, подписывает составитель.

    Справки составляются по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения.

    Датой справки является дата ее подписания.

    2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, занимаемой должности, размер заработной платы и т.д. Для них применяются унифицированные трафаретные бланки.

    Такого рода справки выдаются по запросам заинтересованных лиц (сотрудников) или учреждений и регистрируются в журнале выдаваемых справок.

    Текст начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывается название организации или учреждения, куда она представляется.

    В учреждениях образования применяются, в основном, три вида справок:

  • справка об обучении учащегося в данном классе, данного ОУ;
  • справка о подтверждении перевода из другого ОУ;
  • справка для сотрудников.
  • Справки подписывает руководитель учреждения.

    Докладные и объяснительные записки.

    Докладная записка может выполняться рукописным способом.

    Это документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факт выполненной работы, а также содержащий выводы и предложения составителя.

    Текст докладной записки делится на две части: 1-Констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и 2- где излагается предложение, просьба.

    Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «О»,«Об».

    Докладная записка оформляется на простом листе бумаги с воспроизведением реквизитов бланка.

    Объяснительные записки – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющей причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки, поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке учреждения.

    Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

    Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих наиболее полное сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

    Личные дела ведутся на всех работников ОУ.

    Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:

  • Внутренняя опись документов дела ;
  • заявление о приеме на работу;
  • направление или представление;
  • анкета;
  • листок по учету кадров;
  • автобиография;
  • копия паспорта ;
  • документы об образовании;
  • аттестационный лист;
  • выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
  • дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).
  • В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения.

    Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяются директором ОУ.

    При работе с личным делом, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы.

    Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

    Для высылки личных дел по соответствующим запросам в другие организации необходимо разрешение руководителя данного ОУ.

    Личные дела имеют длительный срок хранения.

    Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих.

    Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников образовательного учреждения, проработавших свыше 5дней.

    Поступающие на работу обязаны предъявить директору трудовую книжку (для совместителя копию трудовой книжки), оформленную в установленном порядке.

    Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

    Руководством для директора ОУ является Инструкция «О порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях» № 162 от 20июня 1974года.

    В образовательном учреждении ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполняемых трудовых книжек:

    * книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

    Учебно-педагогическая документация.

    Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи в документах должны производится шариковой ручкой синего цвета или на пишущей машинке. Там, где имеется возможность применения компьютерной техники, допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа,

    Исправляется следующим образом; ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ.

    Учебно-педагогическая документация школы состоит из:

  • алфавитной книги записи учащихся,
  • книга движения;
  • личное дело учащихся;
  • классные журналы;
  • журналы факультативных занятий;
  • журналы групп продленного дня;
  • книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании;
  • книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании;
  • книга учета выдачи золотых и серебряных медалей;
  • книги протоколов педагогического совета школы;
  • книги приказов;
  • книги учета личного состава педагогических работников;
  • журнал пропущенных и замещенных уроков.
  • При смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим и вновь назначенным директорами, а также руководителем РУО.

    В делах школы должна находиться выписка из решения администрации района о закреплении за школой микрорайона с точным образованием его границ.

    В делах школы хранятся также инспекторские акты, докладные записки или справки, книга замечаний и предложений инспектирующих лиц. Ниже приводятся основные требования к ведению наиболее важных документов общеобразовательной школы.

    Читайте так же:  Несовершеннолетний наследник ооо

    Алфавитная книга записи обучающихся.

    Алфавитная книга записи обучающихся ведется в каждой школе. В книгу записываются все

    учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Фамилии учащихся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащихся в книге является одновременно номером его личного дела.

    Выбытие учащихся и окончание им школы оформляется приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в алфавитной книге делается запись: номер и дата приказа, указывается причина выбытия.

    Если ранее выбывший из школы учащийся, уход, которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой «возвращение» записывается в графе «Дата поступления в школу».

    При использовании всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или иную букву, продолжение записей производятся в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.

    Исправления в книге скрепляются подписью директора школы. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.

    Личное дело учащихся.

    Личное дело учащихся ведется в каждой школе и на каждого ученика с момента поступления и до ее окончания. В личное дело учащихся заносятся общие сведения об учащихся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальные грамоты, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль). В период обучающихся в 10-11-х классах аттестат об основном общем образовании находятся в личном деле обучающегося и выдается на руки после окончания им средней школы.

    В личную карту учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма № 286 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров. Личное дело учащихся 1-4 классов ведутся учителями, 5-11 классов классными руководителями. Личное дело учащихся имеет номер, соответствующий номер в алфавитной книге; по окончанию школы личное дело учащихся хранится в школе.

    Классный журнал.

    Классный журнал – государственный документ установленного образца.

  • Классные журналы – хранятся в архиве учреждения 5 лет, затем последние листы с общими сведениями и итоговыми оценками учащихся изымаются, формируются в одну книгу соответствующего учебного года, такая книга хранится 25 лет.
  • Классный журнал подвергается проверке со стороны администрации с вынесением замечаний на страницу «Замечания по ведению классного журнала» не реже 1 раза в месяц.
  • При наличии замечаний или предложений со стороны проверяющего требуется устранить их в течение недели.
  • Распределение страниц в классном журнале осуществляет заместитель директора по учебной работе в соответствии с количеством часов, отведенных в учебном плане на каждую учебную дисциплину:

    xn--i1abbnckbmcl9fb.xn--p1ai

    Делопроизводство в школе

    Статьи по теме

    Деятельность образовательной организации неразрывно связана с созданием документации, обеспечивающей ведение отчетности по всем управленческим операциям.

    Документооборот в школе является важной составляющей административного процесса, направленного на реализацию:

  • воспитательно-образовательного процесса в школе;
  • решение кадровых вопросов;
  • ведение сопутствующей хозяйственной деятельности.
  • Сохраните это себе, чтобы не потерять:

    Документация, создаваемая для фиксации промежуточных и итоговых результатов работы управленческого состава, содержит достоверные данные о действительном состоянии всех школьных активов. Поэтому к ведению документооборота предъявляются особые требования, отраженные в действующей законодательной базе.

    Новые возможности для карьерного роста

    Попробуй бесплатно! Учебная программа «Менеджмент общего образования (экспресс-курс)». За прохождение — диплом о профессиональной переподготовке. Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов, сопровождаются необходимыми шаблонами и примерами.

    Положение о делопроизводстве в школе

    Организация документооборота в ОУ осуществляется строго в соответствии с нормативными требованиями, предусматривающими выполнение единых норм по составлению и заполнению документов в каждой школе.

    Как организовать делопроизводство?

    Отвечает Валентина Андреева, кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия

    Проверяющие органы требуют, чтобы руководители образовательных организаций при обеспечении системы делопроизводства опирались на такие нормативные акты:

    • ГОСТ-Р 6.30-2003, в котором представлены унифицированные требования к составлению деловых бумаг.
    • Методические рекомендации по ведению делопроизводства, утвержденные приказом Росархива № 76 от 23.12.2009 г.
    • Письмо Минобразования РФ № 03-51/64, в котором также содержаться методические рекомендации по работе с документами в ОУ.
    • Правила оформления документации также закрепляет Положение о ведении делопроизводства в школе, которое должно быть разработано и утверждено на локальном уровне с учетом особенностей управленческой структуры.

      КУРС ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ

      Финансово-экономическая деятельность образовательной организации

    • продолжительность – 120 часов (срок обучения 3 месяца).
    • дата начала обучения в ближайшей группе – 15 сентября 2017 года.
    • форма обучения – заочная с применением дистанционных образовательных технологий.
    • По итогам слушатели получают удостоверение установленного образца.

      быстрая подписка: 8 (800) 511-08-33

      Структура Положения о делопроизводстве

    • Закрепление норм, регламентирующих составление, оформление и хранение школьной документации.
    • Выполнение правил использования и хранения печатей ОУ.
    • Повышение уровня культуры административного состава школы и сотрудников канцелярии по вопросам работы с официальными документами.
    • Актуальность используемых данных.
    • Своевременность составления первичной документации.
    • Систематизация бумаг в соответствии с типами.
      1. Документирование административной деятельности, кадровой работы.
      2. Обработка и перемещение бумаг.
      3. Регистрация при передаче документации в архив.
      4. Контроль исполнения распорядительной документации.

      Инструкция по делопроизводству в школе

      Правила составления каждого вида документов также подлежат строгой регламентации, закрепляемой локальной инструкцией установленного образца. Положения данного локального акта применимы к заполнению бумажных и электронных носителей, что позволяет гарантировать унификацию системы школьного документооборота. При этом представленные правила заполнения бумаг применяются к бухгалтерской, технической и другим специализированным видам документации только в части общих принципов.

      Заверенная инструкция по реализации делопроизводства в школе должна содержать такие разделы:

    • Общие положения, регламентирующие порядок применения представленных правил к каждому отдельному типу документации.
    • Состав используемой документации.
    • Правила оформления документов, закрепляющие правила заполнения пустых бланков, указания реквизитов, требования к содержанию и структуре каждого отельного вида бумаг.
    • Подготовка и оформление особо важных видов документации: приказов, инструкций, протоколов, служебных писем, телефонограмм, заявлений, записок, актов.
    • Организация исполнения документов — раздел, утверждающий требования к процедурам предварительной регистрации, рассмотрения, распределения, обработки и передачи бумаг.
    • Контроль исполнения документов, регламентирующий формы и сроки контроля, уровень ответственности уполномоченных лиц.
    • Изготовление и использование печатей и штампов.
    • Особенности ведения номенклатуры дел.
    • Порядок передачи документации на хранение.
    • Кадровое делопроизводство в школе

      В действующем трудовом законодательстве нашей страны не выделяется понятие «кадровое делопроизводство». Поэтому сотрудник, ответственный за поддержание документооборота в образовательной организации — заведующий или работник канцелярии, секретарь — в своей деятельности должен руководствоваться общими государственными нормами по вопросам документального сопровождения кадровой работы и локальными актами ОУ.

      Реализация кадрового последовательного делопроизводства в школе предусматривает составление и сохранение разных типов документации, в число которой входят:

    • Трудовые договоры.
    • Трудовые книжки.
    • Штатное расписание.
    • Должностные инструкции сотрудников ОУ.
    • Личные дела работников.
    • Графики отпусков и сменности.
    • Табели учета рабочего времени.
    • Приказы по кадровому делопроизводству.
    • Заявления от педработников.
    • Больничные листы.
    • Документы о защите персональных данных.
    • Журналы регистрации командировочных документов.
    • Графики аттестации учителей-предметников, других педагогических работников.
    • Делопроизводство в школе, образцы документов

      Текстовое сопровождение деятельности школы формирует система документации, классифицируемая в соответствии со сферами применения. В рамках ведения делопроизводства в школе образцы таких документов остаются наиболее востребованными:

      1. Организационные

    • устав школы,
    • договор с учредителем,
    • должностные инструкции,
    • правила внутреннего распорядка для сотрудников,
    • штатное расписание.
    • 2. Распорядительные

      К их числу относится приказы:

    • по организации воспитательно-образовательного процесса,
    • по административно-хозяйственной деятельности,
    • по кадровому составу и учащимся,
    • инструкции по охране труда, пожарной безопасности.
    • 3. Информационно-справочные

      Это справки, докладные и объяснительные записки, протоколы педсоветов, тематических семинаров и форумов, письма, телеграммы, телефонограммы, документы по кадровому делопроизводству, рассмотренные выше.

      4. Учебно-педагогическая документация

      К их числу относится:

    • личные дела учащиеся,
    • классные журналы,
    • книги приказов,
    • журналы фактультативных занятий и т.д.
    • Хочется отметить, что в силу тенденций времени характер документооборота в ОУ меняется. Хранение оригиналов бумаг, связанное с обеспечением оптимального освещения и температурного режима в архиве, отходит на второй план. Большое количество документации силами кадровиков переводится в электронный вид, что позволяет быстро находить нужную информацию и экономить финансовые средства на содержание архива.

      Читать еще по теме:

      Пройдите повышение квалификации в «Школе менеджера образования»

      Курс «Управление образовательной организацией» — это знания и навыки по управлению ресурсами, кадрами, развитием образовательной организации.

      Дистанционно! Вы сами выбираете удобное время для обучения!

      www.menobr.ru

      Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

      Смотрите также:

      Инструкция по делопроизводству это один из локальных нормативных актов, который имеется практически на каждом предприятии. Несмотря на то, что он не входит в число обязательных, руководители стремятся его принять, чтобы оптимизировать работу с документами. Рассмотрим подробнее, как утвердить инструкцию по делопроизводству и правильно подготовить соответствующий приказ.

      Содержание рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ. В ней сказано, что принимать такие нормы могут любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника.

      Порядок разработки инструкции по делопроизводству

      Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать данный нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

      1. Сбор и анализ информации – производится на основе опроса руководителей подразделений, а также нормативно-методической документации.
      2. Подготовка текста.
      3. Согласование с заинтересованными сотрудниками – фиксируется путем составления листа согласования.
      4. Утверждение.
      5. Ввод в действие.
      6. Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.

        Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

        Законодательством не предусматривает унифицированную форму данного приказа, поэтому руководители составляют его самостоятельно. Однако, существуют рекомендации по его содержанию, выработанные на практике. В обязательном порядке он должен содержать:

      7. полное и краткое наименование организации;
      8. название документа;
      9. регистрационный номер;
      10. дату издания;
      11. заголовок;
      12. текст;
      13. подписи и визы руководителя и заинтересованных сотрудников.
      14. В приказ включают сведения о порядке исполнения, кто его контролирует, а также сфера действия. Во вступительной части обосновывается необходимость издания документа и его назначение. Например, применяется фраза: «В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства». Можно применить и другую мотивировку, но после нее указать наименование предприятия, а также слово «приказываю».

        Текст поручительной части может быть разделен на несколько пунктов. В первом содержится непосредственно указание о введении инструкции. Во втором пункте предписывается ознакомить с ней всех заинтересованных сотрудников. Третий пункт посвящен указанию ответственного за контроль исполнения указаний лица. Чаще все руководитель оставляет эту ответственность за собой. К приказу прилагается сама инструкция, о чем должна быть отметка в первом пункте текста, в верхней его части. Стоит помнить, что оба документа необходимо хранить вместе. Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству представлен ниже.

        После того как документ подписан руководителем, он проходит процедуру регистрации, а всем ответственным сотрудникам отсылаются его копии вместе с приложением. Кроме того, персонал должен быть ознакомлен с текстом акта под роспись. Для этого может быть составлен лист ознакомления или использован журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

        Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

        Обычно рассматриваемый нормативный акт принимается на несколько лет. Однако, изменение структуры предприятия или порядка документооборота, может привести к необходимости внесения изменений. Они вводятся посредством приказа руководителя. При этом общая концепция документа практически не отличается от первоначального варианта. За исключением того, что в нем указывается, что предыдущая версия не актуальна и утратила силу. Стоит помнить, что при внесении изменений, необходимо повторить процедуру разработки проекта и его согласования.

        ppt.ru

        Читайте так же:  Как распечатать реестр документов в 1с 82

    Обсуждение закрыто.