Приказ о введении должности

Приказ о введении должности

Обновление: 16 июня 2017 г.

Нормативным документом, отражающим структуру организации, ее штатный состав и численность, в соответствии с ее уставом является штатное расписание. Изменения штатного расписания могут быть осуществлены только на основании приказа о внесении изменений в штатное расписание.

Решение о внесении изменений в штатное расписание принимается работодателем (руководителем организации или ИП). Данное решение должно быть закреплено приказом о внесении изменений в штатное расписание. Унифицированной формы названного приказа законодательством не предусмотрено. Следовательно, у работодателя возникает право разработать ее самостоятельно. Подписание приказа об изменении штатного расписания производится руководителем или другим уполномоченным на это лицом организации.

Изменения могут касаться следующих положений штатного расписания:

  • исключение вакантной должности или нескольких должностей, подразделений в связи с какими-либо организационными изменениями в работе работодателя;
  • ввод новых должностей, если принято решение о расширении производства или увеличении объема оказываемых услуг либо выполняемых работ;
  • сокращение штата работодателя;
  • изменение размера окладов сотрудников;
  • переименование подразделений и должностей.
  • Работодателем также может приниматься решение об иных основаниях изменения штатного расписания.

    Обращаем внимание, что у работодателя есть обязанность ежемесячного предоставления сведений о наличии вакантных должностей (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 ). Такая информация предоставляется в органы службы занятости.

    Приведенная ниже Таблица содержит информацию о возможных основаниях внесения изменений, а также основных этапах, которые необходимо пройти работодателю при принятии решения о внесении изменений в штатное расписание.

    glavkniga.ru

    Приказ об изменении штатного расписания (образец)

    Любая фирма имеет определенный должностной состав, закрепленный специальным документом, который, как известно, называется штатным расписанием. Внося в него коррективы, руководство осуществляет управление фирмой, занимается отладкой системы оплаты труда и оптимизацией организационной структуры. Давайте разберемся, как лучше всего оформить приказ об изменении штатного расписания, чтобы он не противоречил законодательству и содержал все необходимые позиции.

    Основание для внесения изменений

    Итак, что является основанием для обновления документа? От кого должен поступить сигнал, что нужно внести изменения в штатное расписание? Безусловно, это прерогатива руководителя предприятия. И хотя в работе по подготовке проекта изменений, анализа эффективности сложившейся организационной структуры, системы подчинения и оплаты труда могут участвовать самые различные специалисты, ключевая инициатива исходит непосредственно от руководства.

    Директор дает устное распоряжение подготовить приказ об изменении штатного расписания отвечающим за это специалистам, знакомится с его содержанием и утверждает личной подписью.

    Приказы, касающиеся штатного расписания, являются общими по предприятию, однако допускается задание им специального индекса, к примеру «ШР», и хранение в отдельной подшивке, чтобы ограничить доступ к личной информации работников (размеры окладов).

    Варианты изменения штатного расписания

    Как правило, характер корректив, вносимых в данный документ, определяется несколькими возможными причинами, а именно:

  • необходимостью изменить оклад или тарифную ставку для одной или нескольких должностей;
  • в связи с сокращением персонала;
  • нуждой в переименовании должности или подразделения;
  • необходимостью вывести из штатного расписания должность;
  • потребностью в замене оклада тарифной ставкой или наоборот.
  • При этом, в зависимости от ситуации, повлиявшей на выбор варианта причины, может меняться преамбула документа (следует после заголовка и предшествует констатирующей части, является основанием для составления приказа). Преамбула чаще всего начинается со слов «во исполнение», «в связи с», «в целях» и т. п.

    Кто составляет приказ?

    После того как принято решение изменить штатное расписание, определены позиции, затрагиваемые корректировкой, за дело берется специалист, который воплощает задуманное в жизнь. Законодательство не ограничивает круг людей, которым разрешено осуществлять подобную деятельность.

    Но, как правило, этим занимается должностное лицо, назначенное общим приказом по предприятию еще при составлении штатного расписания, ответственное за его формирование и редакцию. Данные обязанности также могут быть прописаны в трудовом соглашении и должностной инструкции определенного работника.

    В мелких организациях функции по оформлению таких приказов чаще всего возлагают на кадровую службу или бухгалтерию, реже – на юриста. На крупных предприятиях приказ готовит планово-экономический отдел или отдел труда и заработной платы. Ну а у индивидуального предпринимателя эту работу выполняет кадровик, бухгалтер (если таковые имеются в штате) или же непосредственно сам предприниматель.

    Изменение штатного расписания, увеличение окладов

    Как известно, Трудовой кодекс не допускает изменения заработной платы работников в сторону уменьшения (кроме ситуаций, обозначенных в ст. 74 ТК), если только оно не связано с сокращением размера штатной ставки. Поэтому коррективы, затрагивающие штатное расписание, изменение окладов и тарифных ставок в частности, могут подразумевать чаще всего только их повышение.

    Общество с ограниченной ответственностью

    21 января 2015 г. № 2-ШР

    О внесении изменений в содержание штатного расписания № ШР-1, утвержденного Приказом № 1 от 01.04.2014 г.

    В связи с изменением объема выполняемых работ

    Внести следующие изменения в содержание штатного расписания № ШР-2:

    1. С 1 февраля 2015 г. установить должностной оклад:

    1.1. Инженеру-технологу Смирнову Ивану Петровичу в размере 55 000 (пятьдесят пять тысяч) рублей.

    2. Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. подготовить дополнительное к трудовому договору соглашение.

    3. Ответственным за исполнение приказа назначить экономиста Нежную Л. И.

    И. о. директора В.Ф. Кудрин

    Рассылка: бухгалтерия, специалист по кадрам, экономист

    Подготовила: экономист Нежная Л. И.

    Читайте так же:  Развод петренко климова

    Изменение в штатное расписание, образец внесения которого продемонстрирован выше, может производиться как для одной, так и для нескольких должностей и работников единовременно в одном документе. При этом дата утверждения приказа необязательно должна совпадать с днем вступления его в силу.

    Изменение должности в штатном расписании

    Если нужно сменить наименование должности или целого подразделения, то преамбула приказа может, к примеру, звучать следующим образом: «В связи с необходимостью приведения наименования подразделения (должности сотрудника)» или «В соответствии с его функциональной нагрузкой (Общероссийским классификатором должностей служащих)».

    Далее приказ-изменение штатного расписания, образец которого представлен ранее, будет содержать распоряжение приблизительно следующего характера:

  • С 1 августа 2014 г. изменить наименование должности «юрист» на «юрисконсульт».
  • Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. уведомить юриста Крючкову Ю. М. об изменении, подготовить соответствующие кадровые документы.
  • Характерно, что фактически для переименования должности требуется письменное обоснование. Однако в том случае, если должность является вакантной, его наличие необязательно.

    Исключение должности

    Должности или отдельные штатные единицы могут быть исключены из штатного расписания в случае, если они вакантны, то есть не имеется сотрудника, который занимался бы соответствующей работой.

    В качестве преамбулы можно использовать, к примеру, такие формулировки: «в целях оптимизации организационной структуры», «в связи с производственной необходимостью», «из-за сокращения объемов работ подразделения» и т. д.

    Содержание распорядительной части выглядит примерно так:

    «1. С 20 декабря 2014 г. исключить следующие должности из штатного расписания:

    1.1. Слесарь-сантехник 3-го разряда с тарифной ставкой 82,50 (восемьдесят два рубля 50 копеек) – 2 штатных единицы».

    В данном случае необязательно указывать сумму оклада или тарифной ставки. Если в разных подразделениях имеются схожие по наименованию должности или профессии рабочих, то в приказе необходимо обозначить, о каком именно подразделении идет речь.

    Введение должности

    Пример изменения штатного расписания, когда оно дополняется новой должностью или штатной единицей, очень похож на предыдущий. Как правило, внесение перемен в должностной состав обосновывается увеличением объема работ в подразделении, необходимостью повышения эффективности отдельной службы или предприятия в целом, открытием нового производственного объекта и т. п.

    Формулировка, используемая при создании приказа, может быть следующей:

    «1. С 1 апреля 2015 г. ввести в штатное расписание следующие должности:

    1.1. Коммерческий директор с окладом 51 000 (пятьдесят одна тысяча) рублей – 1 шт. единица.

    1.2. Тренер по продажам с окладом 42 000 (сорок две тысячи) рублей – 1 шт. единица».

    Если на предприятии существует несколько подразделений, то в приказе нужно сделать пометку об отнесении вводимых должностей к одному из них. В случае, когда из вновь принятых работников создается новый отдел, на это также следует указать в данном распорядительном документе.

    Сокращение штата

    Сокращением штата называется выведение из штатного расписания единиц, которые не являются вакантными. В данной ситуации Трудовой кодекс требует от работодателей предупреждать работников о сокращении за 2 месяца. Это непростой процесс, включающий множество нюансов, предусмотренных государством для защиты прав работников.

    Приказ об изменении штатного расписания в этом случае обязательно должен быть общим по предприятию, с соответствующей нумерацией и индексом. Как правило, большинство таких документов в обосновании имеют приблизительно следующую причину: «В связи с затруднительным финансовым положением организации, в качестве мероприятия по оптимизации расходов на оплату труда».

    Рассмотрим подробнее содержание распорядительной части приказа о сокращении штата:

    «Внести следующие изменения в содержание штатного расписания № ШР-1 от 01.04.2011 г.:

    1. С 1 августа 2014 г. из штатного расписания вывести должности:

    1.1. Старший инженер – 1 шт. единица.

    1.2. Кассир – 1 шт. единица.

    Ответственный – экономист Нежная Л. И.

    2. С 1 августа 2015 г. ввести в штатное расписание следующие должности:

    2.1. Старший инженер – 0,5 штатной единицы.

    3. Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. в порядке, который установлен действующим трудовым законодательством:

    — довести до сведения работников информацию о предстоящем увольнении по сокращению штата;

    — предложить вакантные должности лицам, попадающим под сокращение;

    — довести до сведения органов службы занятости информацию о высвобождении сотрудников.

    4. Назначить комиссию по сокращению штата в следующем составе:

    Председатель комиссии – директор Чугунов А. А.

    Члены комиссии — специалист по кадрам Соловьева Л. В., юрисконсульт Крючкова Ю. М., экономист Нежная Л. И., главный бухгалтер Попова М. С.»

    Отметим, что создание комиссии по сокращению штата очень важно, ее члены чаще всего присутствуют при вручении уведомлений работникам, а также отвечают за соблюдение правильности составления документов, касающихся сокращения.

    Смена оклада на часовую тарифную ставку

    Случаются ситуации, когда требуется изменить способ формирования заработной платы для одного или нескольких работников. Иными словами, в штатном расписании заменить сумму оклада или тарифной ставки суммой часовой тарифной ставки. Это может происходить, например, по причине регулярного возникновения переработок, а также увеличения продолжительности рабочего дня, для удобства расчета зарплаты и ведения учета отработанного времени.

    Опять же подобные изменения требуют обоснования, производятся только по согласованию с работником, не должны уменьшать размер выплат. При этом распорядительная часть приказа будет выглядеть примерно так:

    «1. С 16 августа 2012 г. из штатного расписания вывести должности:

    1.1. Водитель 4-го разряда с тарифной ставкой 9082,50 руб. – 1 шт. единица.

    2. С 16 августа 2012 г. ввести в штатное расписание должности:

    2.1. Водитель 4-го разряда с часовой тарифной ставкой 55,04 руб. – 1 шт. единица.

    3. Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. уведомить водителя 4-го разряда Иванова И. И. об изменении, подготовить соответствующие кадровые документы».

    Порядок хранения приказов

    Как уже упоминалось, приказ об изменении штатного расписания относится к приказам по основной деятельности, но допускается его издание под специальным индексом и хранение в отдельной папке для обеспечения конфиденциальности личных данных работников. Важно, чтобы документы могли быть оперативно предоставлены в случае какой-либо санкционированной проверки или по первому требованию руководства.

    Читайте так же:  Правила сложения вычитания с разными знаками

    Что касается срока их хранения, то, согласно действующему законодательству, приказы по основной деятельности сохраняются на протяжении всего существования предприятия.

    businessman.ru

    Делопроизводство

    Введение новой должности в штатное расписание организации

    При введении новой должности в штатное расписание вносятся соответствующие корректировки. Чаще всего это связано с производственной необходимостью (реорганизация, расширение сферы деятельности).

    Новые должности также вводят для разгрузки работников: один сотрудник часто выполняет несколько функций, входящих в обязанности различных специалистов. Например, бухгалтер дополнительно выполняет работу кадрового инспектора или секретаря.

    Нормативная база

    Штатное расписание представляет собой нормативный документ организации, описывающий структуру, штат и число сотрудников с указанием размера зарплаты для каждой должности (письмо Роструда от 22 марта 2012 года№428-6-1).

    В Трудовом кодексе отсутствует точное определение документа, более того он вообще не требует его ведения.

    Основной нормативно-правовой акт, на который нужно ориентироваться при заполнении штатного расписания – Постановление Госкомстата от 5 января 2004 года №1 об утверждении форм первичных документов в кадровом делопроизводстве.

    Корректировки в штатное расписание вносятся на основании приказа руководителя. Участие в подготовке проекта также принимают специалисты кадровой службы.

    Директор отдельным сотрудникам дает устное распоряжение, в соответствии с которым составляется приказ о введении должностей, после чего документ подтверждается его личной подписью.

    Необходимость изменения должностного состава может быть вызвана увеличением объема работ на предприятии, внедрением нового направления деятельности, мероприятиями по повышению эффективности структурного подразделения или всей организации и т. д.

    Как ввести новую должность в штатное расписание в 2018 году?

    Процедура введения новой должности заключается в нескольких этапах, объединяющих организационные мероприятия и документальное оформление.

    Порядок действий, этапы и правила

    Определение необходимости добавления штатной единицы

    Это самый ответственный и сложный момент во всей процедуре.

    Для увеличения штата должны быть веские аргументы, поэтому нужно проанализировать стандарт выполнения отдельных обязанностей с объемом работы будущей должности.

    Сначала нужно собрать статистическую информацию касаемо вводимой должности (виды работ, функции сотрудника, временные затраты и т. д.). Расчет проводится на основании норм выработки, предусмотренных для конкретной работы.

    Если в организации нет своей системы нормирования труда, можно воспользоваться стандартами Министерства труда.

    Пример:

    Ввиду расширения производственной деятельности фирме понадобился секретарь-делопроизводитель. В штате такой вакансии нет, и функции секретаря выполняют несколько работников.

    По подсчетам, за месяц в организации примерно обрабатывается:

  • 150 единиц входящих документов;
  • 160 единиц служебной корреспонденции;
  • 50 распоряжений руководства;
  • 60 обращений контрагентов;
  • дополнительно: 100 телефонных звонков.
  • Для определения трудозатрат на ведение документов и обработку звонков можно обратиться к Постановлению Министерства труда №23.

    В соответствии с этим документом, нормы времени на работу с документами составляют:

    Таким образом, при выполнении только перечисленных выше функций у работника за месяц будет уходить около 50 часов.

    Кадровики интересуются, можно ли ввести 0,25 ставки для таких сотрудников?

    Законодательством это не запрещено: в зависимости от объема предполагаемого объема работ можно установить 0,5 ставки, 0,75 или 0,25. Аналогично нужно рассчитать трудозатраты по категориям работ на вводимой вакансии.

    Если текущая нагрузка работника превышает число рабочих часов за месяц, введение должности вполне обосновано.

    Оформление новой должностной инструкции

    На основании расчета трудозатрат определяются и корректируются нормативы функций, которые будет выполнять новый работник.

    После этого осуществляется подготовка проекта должностной инструкции.

    Составление докладной записки на имя руководителя

    Новую должность вводят в конкретное структурное подразделение, следовательно, записку на имя директора пишет начальник этого отдела.

    В документе нужно подробно описать обоснование введения новой вакансии. Приложением к записке является проект должностной инструкции.

    Издание приказа

    В документе указывается отдел, для которого вводится должность, а также информация о размере зарплаты.

    Дата введения вакансии может не совпадать с датой приказа, поэтому изменения могут вводиться позже.

    Как сделать выписку из штатного расписания? Узнайте тут.

    Корректировка штатного расписания

    Ознакомление сотрудников под роспись с нововведениями не требуется.

    Для одной должности

    Порядок корректировки штатного расписания Трудовым кодексом не регламентирован. Если вводится только одна вакансия, можно воспользоваться инструкцией, представленной выше.

    Таким образом, действия работодателя сводятся к изданию приказа, составлению новой должностной инструкции, изменению штатного расписания и найму сотрудника.

    Для отдела

    Если изменения носят массовый характер, проще составить новое штатное расписание. Документ разрабатывается кадровой службой и утверждается руководством.

    Как выбрать названия?

    В соответствии с Трудовым кодексом, название новой вакансии должно соответствовать действующему квалификационному справочнику, утвержденному в установленном законом порядке (Постановление Правительства РФ №787).

    Если вводимая должность не связана с особыми ограничениями и гарантиями, руководитель может самостоятельно определить наименование специальности независимо от того, есть такое название в справочнике или нет.

    Об обязательности точного соответствия названия должности справочнику и профстандартам говорится в двух статьях ТК РФ:

  • ст. 57 (предоставление конкретным должностям дотаций и льгот, наличие ограничений);
  • ст. 195.3 (применение профстандартов).
  • Документальное оформление

    Процедура введения должности должна быть оформлена в установленном законом порядке.

    Для этого издается приказ об изменении штатного расписания, разрабатывается должностная инструкция, затем вносятся сами дополнения.

    Штатное расписание составляется по форме Т-3 (утверждена Постановлением Госкомстата №1). В случае необходимости работодатель может разработать собственную форму (Письмо Роструда №1487-6-1-ПГ от 14.02.2013 г.).

    Приказ о введении должности не имеет регламентированной формы, однако при его оформлении нужно руководствоваться требованиям Госстандарта Р 6.30-2003.

    Рекомендации по составлению:

  • в названии документа нужно указать, что корректировки в расписание вносятся по причине введения новой должности;
  • сверху прописывается полное название организации, номер и дата приказа;
  • последний абзац основного текста должен содержать ФИО лица, контролирующего исполнение приказа;
  • внизу расписывается директор или уполномоченное должностное лицо, согласующую роспись может поставить главбух или начальник кадровой службы.
  • Читайте так же:  Спор мамы и ребёнка

    Все приказы, имеющие отношение к штатному расписанию, являются общими по всей компании.

    Документу можно задать специальный индекс (например, «ШР»), чтобы ограничить доступ к личным сведениям сотрудников и хранить в отдельной папке.

    Пример содержания приказа:

    «С 5 ноября 2018 года ввести в штатное расписание должности:

    1. Директор по продажам (оклад – 100000 рублей) – 1 штатная единица;
    2. Тренер по продажам (оклад – 50000 рублей) – 1 штатная единица».
    3. Пример документа:

      Изменение штатного расписания

      Штатное расписание – документ, состоящий из десяти граф и являющийся приложением к приказу, на основании которого он утвержден. Если изменения незначительные (например, введение одной-двух должностей), переделывать весь приказ не нужно.

      При значительных корректировках (открытие нового отдела или подразделения) лучше переработать всю форму сразу, т. е. составить новое расписание. Этот документ вступает в силу с конкретной даты, на основании приказа об утверждении расписания.

      Согласно форме, регламентированной Госкомстатом, в документе обязательно указываются:

    4. названия отделов;
    5. наименования всех должностей;
    6. численность штата;
    7. размер заработной платы, надбавок.
    8. Должностные инструкции

      Должностная инструкция составляется и утверждается для каждой должности, т. е. для неопределенного круга работников без указания ФИО.

      Порядок написания инструкций нормативно-правовыми актами не установлен, следовательно, руководство самостоятельно решает, как их оформлять и корректировать.

      Основная задача при составлении документа – разработать инструкцию, полностью охватывающую весь перечень должностных обязанностей и полномочий сотрудников с максимально четкой и точной формулировкой.

      Разработка должностной инструкции осуществляется на основании:

    9. ТК РФ;
    10. Классификационного справочника должностей.
    11. Документ оформляется на общем бланке компании.

      К основным реквизитам относятся:

    12. название фирмы;
    13. наименование документа;
    14. дата с номером;
    15. место, где составлялся;
    16. заголовок;
    17. текстовое содержание;
    18. роспись руководителя;
    19. гриф утверждения.
    20. Структура должностной инструкции:

      • общие положения;
      • функции работника;
      • должностные обязанности;
      • права сотрудника;
      • ответственность;
      • взаимоотношения внутри компании.

      При введении новой должности для нее формируется и новая должностная инструкция для специалиста.

      Что такое система управления охраной труда? Узнайте тут.

      Какова роль руководителя в мотивации персонала? Смотрите здесь.

      Трудовые договоры

      Уменьшение или увеличение оклада, переименование должности и другие корректировки штатного расписания приводят к изменению существенных условий трудового договора.

      После издания приказа об изменении штатного расписания с работником заключается дополнительное соглашение к основному договору.

      При трудоустройстве сотрудника на новую должность договор с ним заключается по общим правилам ТК РФ.

      Если имеет место переименование должности, работодатель вносит соответствующие записи в трудовую книжку.

      Текущих работников уведомляют о предстоящих изменениях как минимум за два месяца.

      Нужно ли уведомление центра занятости?

      После введения новой должности возможны два варианта:

    21. поиск и найм на эту должность нового сотрудника;
    22. перевод на нее уже устроенного работника по допсоглашению (при этом старая вакансия исключается).
    23. Если строго следовать одному из указанных алгоритмов, уведомлять службу занятости не нужно.

      Решение о создании новой структурной единицы или введении должностей принимается уполномоченным органом юрлица.

      После того, как содержание решения будет доведено до всех заинтересованных должностных лиц, кадровым специалистам поручают подготовку документов для внесения корректировок в штатное расписание.

      Законодательство не устанавливает конкретных сроков для данной процедуры, поэтому решение остается за руководителем – именно он устанавливает срок, к которому необходимо подготовить документацию.

      kadriruem.ru

      Приказ о внесении изменений в штатное расписание

      Переименование должности

      Иногда директору требуется переименовать специальность. С этой целью издается приказ об изменении должности в штатном расписании. Часто это нужно для того, чтобы придать названию профессии современное звучание. Например, был «продавец», стал «менеджер». При этом функциональные обязанности сотрудника не меняются.

      Если место вакантно, процедура проводится в упрощенном порядке. Если занято — нужно соблюсти ряд требований.

      Когда работник согласен

      В первую очередь директору следует получить согласие работника, так как меняются существенные условия трудового договора. После получения согласия работодателем подготовливается дополнительное соглашение к контракту и издается приказ о переименовании должности в штатном расписании.

      На основании распоряжения в трудовую книжку работника вносится запись о переименовании специальности.

      Когда сотрудник против

      Если трудящийся не соглашается, действуйте согласно ст. 74 ТК РФ .

      Приказ об изменении штатного расписания может быть оформлен следующим образом:

      Введение в ШР новой специальности

      Если в документ необходимо ввести новую специальность или структурное подразделение, работодателю следует издать приказ о введении должности в штатное расписание.

      Здесь мы разместили пример приказа об изменении штатного расписания в связи с введением в «штатку» новой должности. Утвержденной формы этого распоряжения не существует. Оно составляется в произвольной форме, после чего глава предприятия ставит на нем свою подпись. Стоит отметить важный момент: дата введения должности может не совпадать с датой издания распоряжения. Такая ситуация иногда возникает, если должность вводится позже даты издания.

      Какую информацию должен содержать документ?

    24. Название вводимой профессии;
    25. наименование структурных подразделений организации;
    26. количество новых специалистов;
    27. размеры оклада.
    28. Изменение оклада

      Если работодателю нужно оформить изменение окладов, ему следует издать приказ о внесении изменений в штатное расписание.

      Положение о зарплате является существенным условием контракта. Поэтому новая информация вносится в договор с соблюдением порядка, установленного ст. 74 ТК РФ .

      Как правило, проблем не возникает, если размер увеличивается в большую сторону. В этом случае сторонами подписывается дополнительное соглашение к контракту.

      Если же предлагаемый оклад оказался ниже и сотрудник отказывается трудиться на таких условиях, директору следует письменно предложить ему другую имеющуюся вакантную должность. Она должна соответствовать квалификации трудящегося. Если вакансия отсутствует, или работник отказался от всех предложений работодателя, контракт с ним прекращается согласно п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

      clubtk.ru

    Обсуждение закрыто.