Правила заполнения официальных документов

Правила заполнения официальных документов

Виды документов

  • История делопроизводства
  • Инструкция по делопроизводству
  • Должностная инструкция
  • Адресат и адресование документа
  • Согласование документа
  • Подпись
  • Печать
  • Отметки на документе
  • Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

    ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:

    Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

    В ГОСТ ИСО 15489-1-2007

    Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

    Сущность, признаки и свойства документа

    Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа.

    Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

    Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

    Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

    Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

    Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

    Автор документа: Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ

    Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

    Реквизиты документа

    Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

    В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

    Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.

    Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

    Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

    Формуляр документа

    Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

    Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

    Классификация документов

    Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

    Виды документов по происхождению:

    • личного происхождения;
    • официальные.
    • Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

      Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

      Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

      Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

      Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

      Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

      Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):

      • Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
      • Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
      • Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
      • Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
      • Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
      • Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
      • Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
      • Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
      • Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
      • Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
      • Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.
      • В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и хранением именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

        Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

        Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

        Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:

        • входящие (поступившие в организацию);
        • исходящие (отправляемые из организации);
        • внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
        • Совокупность этих документов образует документооборот организации.
        • Виды документов по числу затронутых вопросов:

          • простые;
          • сложные.
          • Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, приказы, протоколы, постановления, решения, регламенты, инструкции).

            По ограничению доступа документы разделяются на:

            • секретные;
            • для служебного пользования;
            • несекретные (простые).
            • Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

              Виды документов по способу изложения текста:

              • индивидуальные;
              • трафаретные;
              • типовые.
              • В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

                В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

                Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

                По степени подлинности документы делятся на:

                • подлинники (оригиналы);
                • копии;
                • дубликаты.
                • Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

                  Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

                  Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

                  Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

                  Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

                  Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

                  Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

                  Оформление дубликатов практикуется в случаях потери подлинника; например, при утрате работником трудовой книжки работодатель отдела кадров обязан оформить ему дубликат трудовой книжки.

                  По срокам хранения документы делятся на:

                  • документы постоянного;
                  • долговременного (свыше 10 лет);
                  • временного (до 10 лет) хранения.

                  Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

                  www.grandars.ru

                  Первичные документы. Оформление, типичные ошибки и правила их исправления

                  Лигай О.А.
                  Эксперт Отдела экономических проектов ИПС «Кодекс»

                  Факт свершения всех хозяйственных операций, проводимых организацией, должен быть зафиксирован путем оформления первичных учетных документов. На основании этих документов ведется бухгалтерский учет. Первичные документы должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции. Первичные бухгалтерские документы оформляются в той последовательности, в которой совершаются хозяйственные операции.

                  Понятие первичных документов

                  Факт свершения всех хозяйственных операций, проводимых организацией, должен быть зафиксирован путем оформления первичных учетных документов. На основании этих документов ведется бухгалтерский учет.

                  Первичные документы должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции.

                  Первичные бухгалтерские документы оформляются в той последовательности, в которой совершаются хозяйственные операции.

                  Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией и возможных финансовых санкций по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуаций, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, необходимо обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций.

                  Основные требования, предъявляемые к оформлению первичных документов, изложены в Законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 N 129-ФЗ. А также в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105, которое действует в части, не противоречащей Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

                  Формы первичных документов

                  Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

                  Унифицированные формы разрабатываются и вводятся в действие постановлениями Госкомстата РФ. Они обязательны к применению для предприятий всех отраслей экономики.

                  В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

                  Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

                  Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, могут быть разработаны организацией самостоятельно и оформлены организационно-распорядительным документом.

                  Для придания таким документам юридической силы, формы документов должны содержать следующие обязательные реквизиты:

                  а) наименование документа;

                  б) дату составления документа;

                  в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

                  г) содержание хозяйственной операции;

                  д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

                  е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

                  ж) личные подписи указанных лиц.

                  В необходимых случаях в форме документа могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, адрес предприятия, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

                  Требования по оформлению первичных документов

                  Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

                  Запрещается использовать для записи простой карандаш.

                  Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво.

                  В документе необходимо заполнять все реквизиты. Если какой-либо реквизит не заполняется, то на его месте ставится прочерк. Обязательные реквизиты заполняются в обязательном порядке.

                  В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью.

                  Первичные документы должны быть заверены личными подписями руководителя организации, главного бухгалтера или уполномоченными лицами.

                  Первичные документы должны содержать расшифровки подписей уполномоченных лиц.

                  Первичные документы должны быть скреплены печатью организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством.

                  Руководитель организации должен по согласованию с главным бухгалтером утвердить в форме приказа перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

                  Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

                  Проверка первичных документов, поступающих в бухгалтерию

                  Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется:

                • по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа);
                • по содержанию (арифметическая проверка, при которой определяют правильность подсчетов в документе, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций, логическая увязка отдельных показателей).
                • Типичные ошибки при работе с первичными документами:

                • использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
                • отсутствие в документах, не являющихся унифицированными или специализированными, обязательных реквизитов;
                • отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;
                • не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; наличие подчисток и помарок в документах; нарушение правила исправления ошибок в документах;
                • исправления в кассовых документах;
                • записи простым карандашом;
                • отсутствие прочерков в свободных строках;
                • арифметические ошибки при таксировке документов.
                • Типичной ошибкой при заполнении первичных кассовых документов является попытка бухгалтера внести изменения, подчистить или подтереть в расходном кассовом ордере или в приходном кассовом ордере какие-либо записи. Этого делать нельзя. После подобных изменений документ с исправлениями может быть либо не признан проверяющими, либо признан фальсифицированным.

                  Типичной ошибкой при заполнении расходных кассовых ордеров на выдачу денег своим сотрудникам является не подтверждение распиской получателя в расходном кассовом ордере получения денежных средств. В этом случае выданная, но не оформленная должным образом сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

                  Еще одна типичная ошибка — подписание документа не уполномоченным на то лицом. Любые бумаги (акты о выполнении работ, накладные, счета и т.п.) должен подписывать руководитель или должностные лица, уполномоченные им. Документ, подписанный другим человеком, не обладает юридической силой.

                  Исправление ошибок в первичных документах

                  Банковские документы и кассовые документы, (приходные и расходные кассовые ордера).

                  Исправления, подчистки и помарки, а также использование корректирующей жидкости в банковских документах, приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и заменяющих их документах не допускаются (п.19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров Банка России от 22.09.1993 N 40).

                  При обнаружении ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново.

                  Испорченные или неправильно заполненные кассовые документы не уничтожаются, а перечеркиваются и прилагаются к кассовому отчету (ведомости, реестру) за тот день, в котором они выписаны

                  Остальные первичные документы.

                  В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

                  Правила внесения исправлений в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских):

                • зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
                • нужно зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной цифре;
                • над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма;
                • на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц, подписавших ранее документ (п.5 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»), а также проставляется дата исправления. При необходимости подписи заверяются печатью организации;
                • если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.
                • Бухгалтер не может заверить своей подписью сделанные в документе исправления, если они не были надлежащим образом заверены должностными лицами, ответственными за совершение операции.

                  Не допускаются помарки, подчистки или применение корректирующей жидкости («штрих») для закрашивания ошибочного текста.

                  Предельные сроки внесения исправлений в первичные документы не установлены законодательством, поэтому первичные документы исправляются по мере выявления ошибок. После внесения исправлений в первичные документы, вносятся исправления в бухгалтерский учет, бухгалтерскую и налоговую отчетность в соответствии с ПБУ 22/2010.

                  Если исправление в документе не было заверено надлежащим образом, оно является недействительным и не должно приниматься во внимание.

                  Финансовые потери организации в результате нарушения правил оформления первичных документов

                  При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Исходя из проверки имеющихся документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом.

                  Все ошибки в первичных документах условно можно разделить на две группы, когда хозяйственная операция:

                • не оформлена документами вообще;
                • оформлена, но с нарушением порядка заполнения документов (заполнены не все поля, реквизиты и пр.).
                • Оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным.

                  Ошибки в первичных документах, равно как и отсутствие документов, могут привести организацию к финансовыми потерями.

                  В соответствии со ст.120 части первой Налогового кодекса Российской Федерации, введенного в действие Федеральным законом от 31.07.1998 N 147-ФЗ (далее — НК РФ), грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения влечет за собой следующие финансовые санкции:

                • если нарушения совершены в течение одного налогового периода — взыскание штрафа в размере 10 тыс.руб.;
                • если нарушения совершены в течение более одного налогового периода — штраф в размере 30 тыс.руб.;
                • если нарушения повлекли занижение налоговой базы — штраф в размере 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс.руб.
                • Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается:

                • отсутствие первичных документов;
                • отсутствие счетов — фактур;
                • отсутствие регистров бухгалтерского или налогового учета;
                • систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета , в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений. Под систематическим нарушением понимается нарушение, совершенное в течение календарного года два раза и более.

                Переплата или недоплата налогов.

                Из-за отсутствия первичных документов организация будет переплачивать налоги.

                Отсутствие актов о выполнении работ и накладных на поставленный товар не позволяет учесть понесенные вашей фирмой затраты при налогообложении прибыли.

                Что касается счета-фактуры, то в соответствии со статьей 169 НК РФ это единственный документ, который позволяет принять к вычету входной НДС. Отсутствие счета-фактуры не позволяет принять НДС к вычету.

                Кроме того, если в первичных документах или счетах-фактурах содержатся ошибки, организацию, как и в случае отсутствия документов, могут наказать за неуплату налогов.

                В случае обнаружения ошибок в счетах-фактурах при проверке налоговики решат, что предприятие не имеет права на вычет НДС по такому документу. Если же бухгалтер вычет все же применил и уменьшил НДС, то компанию оштрафуют за недоплату налога.

                В случае оказания услуг, если акт сдачи-приемки услуг был составлен с нарушениями, обнаружив данный факт во время проверки, контролеры сочтут затраты документально не подтвержденными и исключат стоимость услуг из состава расходов. А раз организация завысила затраты, то, как решат чиновники, она занизила прибыль и, следовательно, не доплатила налог. Аналогичная ситуация возникает при обнаружении ошибки в накладной.

                Санкции за неуплату или недоплату налога предусмотрены статьей 122 Налогового кодекса РФ.

                Штраф по этой статье составляет 20 процентов от неуплаченной суммы. А если инспекторы докажут, что Ваше предприятие не уплатило налог умышленно, то штраф возрастет до 40 процентов от суммы недоимки.

                Помимо штрафа с суммы, на которую организация, не желая того, занизила налог, придется заплатить и пени.

                Они составят 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый календарный день просрочки.

                Будет также взыскана и сама сумма недоимки.

                Кроме того, ст.15.11 КоАП предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а также порядка и сроков хранения учетных документов.

                Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в данном случае понимается:

                • искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов;
                • искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.
                • www.kodeks.ru

                  Общие нормы и правила оформления документов

                  «Кадровый вопрос», 2013, N 9

                  ОБЩИЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

                  Каждый официальный документ состоит из отдельных индивидуальных элементов, называемых реквизитами. Набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности, называют формуляром документа. В свою очередь, бланком документа является набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

                  Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому необходимо правильно их оформлять в соответствии с действующими нормативами.

                  Особенности оформления управленческих документов в организации регулируются ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ устанавливает следующий состав реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов:

                  01 — Государственный герб Российской Федерации;

                  02 — герб субъекта Российской Федерации;

                  03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

                  04 — код организации;

                  05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

                  06 — индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

                  07 — код формы документа;

                  08 — наименование организации;

                  09 — справочные данные об организации;

                  10 — наименование вида документа;

                  11 — дата документа;

                  12 — регистрационный номер документа;

                  13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

                  14 — место составления или издания документа;

                  15 — сведения об адресате;

                  16 — гриф утверждения документа;

                  18 — заголовок к тексту;

                  19 — отметка о постановке документа на контроль;

                  20 — текст документа;

                  21 — отметка о наличии приложений;

                  23 — гриф согласования документа;

                  24 — визы согласования документа;

                  25 — оттиск печати организации;

                  26 — отметка о заверении копии документа;

                  27 — отметка об исполнителе документа;

                  28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

                  29 — отметка о поступлении документа в организации;

                  30 — идентификатор электронной копии документа.

                  Указанный ГОСТ определяет также расположение реквизитов на угловом и продольном бланке.

                  Все реквизиты условно можно классифицировать на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты должны обязательно присутствовать на бланках документов, а переменные наносятся лишь при подготовке конкретного документа.

                  01. Государственный герб Российской Федерации

                  Данный реквизит представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами, соединенными лентой, над ними располагается одна большая корона. В правой лапе орла — скипетр, в левой — держава. На груди орла, в красном щите — серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.

                  Государственный герб РФ возможно использовать в многоцветном и одноцветном варианте.

                  Согласно Федеральному конституционному закону от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (в ред. от 30.06.2003) данный реквизит в многоцветном варианте помещается на бланках:

                  1) федеральных конституционных законов и федеральных законов;

                  2) указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

                  3) постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

                  4) постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

                  5) постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

                  6) решений Конституционного Суда Российской Федерации;

                  7) решений Верховного Суда Российской Федерации;

                  8) решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

                  9) Президента Российской Федерации;

                  10) Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

                  11) Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

                  12) Правительства Российской Федерации;

                  13) Конституционного Суда Российской Федерации;

                  14) Верховного Суда Российской Федерации;

                  15) Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

                  Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:

                  1) Администрации Президента Российской Федерации;

                  2) полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

                  3) федеральных органов исполнительной власти;

                  4) Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

                  5) Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

                  6) Счетной палаты Российской Федерации;

                  7) Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

                  Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:

                  1) Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

                  2) органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

                  3) органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

                  4) федеральных судов;

                  5) органов прокуратуры Российской Федерации;

                  6) дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

                  Изображение герба рекомендуется размещать над серединой строки и наименованием организации.

                  02. Герб субъекта Российской Федерации

                  Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов в соответствии с нормативно-правовыми актами органов власти субъектов РФ. Герб субъекта РФ обязательно указывается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения — Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальных образований (городов, сельских поселений), а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении.

                  03. Эмблема организации или товарный знак

                  Эмблема организации — это графическое изображение, позволяющее отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от аналогичных товаров других.

                  Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации. Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

                  Эмблемой нельзя заменять название организации. Эмблема должна быть зарегистрирована официально. Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

                  04. Код организации заполняется в соответствии

                  с Общероссийским классификатором предприятий и организаций

                  Код организации — автора документа используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи и служит для сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

                  05. Основной государственный регистрационный номер

                  (ОГРН) юридического лица

                  Реквизит заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, и располагается на бланке правее или ниже реквизита «Код организации».

                  06. Индивидуальный номер налогоплательщика/код причины

                  постановки на учет (ИНН/КПП)

                  Данный реквизит также заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица».

                  07. Код формы документа

                  Код формы документа проставляют в случае, если соответствующая разновидность документа включена в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях наносится рядом с наименованием вида документа.

                  08. Наименование организации

                  Наименование организации должно всегда соответствовать наименованию, зафиксированному в ее учредительных документах.

                  Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

                  Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или другом языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

                  Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно зафиксировано в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

                  Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

                  09. Справочные данные об организации

                  Реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. В состав реквизита «Справочные данные об организации» включают сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату оформления лицензии, и другие сведения.

                  10. Наименование вида документа

                  Это один из реквизитов, обязательных для всех документов предприятия, кроме писем.

                  Вид документа — это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.

                  Наименование вида документа, составленного или изданного предприятием, определяется уставом или положением об организации. Реквизит должен соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

                  11. Дата документа

                  Дата документа — это один из основополагающих реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.

                  Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события.

                  Дату документа фиксируют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год — четырьмя арабскими цифрами, например, дату 25 июня 2008 г. следует оформлять следующим образом: 25.06.2008.

                  В соответствии с международными стандартами даты могут иметь иную последовательность: год, месяц, число: 2008.06.25.

                  Допускается словесно-цифровое оформление даты: 25 июня 2008 г.

                  Если документ издан двумя или более организациями, он должен иметь единую дату.

                  Не допускается употребление римских цифр. Дата может быть проставлена от руки.

                  Дату на документе проставляет должностное лицо непосредственно при подписании или утверждении.

                  12. Регистрационный номер документа

                  Этот реквизит содержит цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.

                  Реквизит заполняется путем внесения в трафаретную часть бланка «N _____» регистрационного номера документа.

                  В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства или наличия классификаторов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости — код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

                  Если документ был составлен совместно несколькими организациями, то в этом случае регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

                  13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

                  Данный реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например:

                  «На N 04-15/21 от 15.02.2008».

                  Ссылка на регистрационный номер и дату документа позволяет не упоминать индекс и дату поступившего документа в тексте письма.

                  14. Место составления или издания документа

                  Реквизит используется исключительно в общих бланках и бланках конкретных видов документов, кроме писем. При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений, например:

                  г. Сосновый Бор Ленинградской обл.;

                  с. Ивантеевка Федоровского района Саратовской области.

                  Необходимо строго учитывать административно-территориальное деление, так как возможны повторения наименований отдельных населенных пунктов в различных регионах страны.

                  Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации, например:

                  Ульяновский политехнический институт.

                  15. Сведения об адресате

                  Адресат — это организация, структурное подразделение, должностные или физические лица, которым адресован документ.

                  Сведения об адресате используются в письмах и внутренних документах, подготовленных для рассмотрения руководством, таких как заявления, докладные, объяснительные записки и др.

                  В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

                  Наименование организации и ее структурного подразделения всегда указывается в именительном падеже.

                  Например: АО «Паритет», а не «В акционерное общество «Паритет».

                  Если документ адресован руководителю организации, то название должности, включающее наименование организации, инициалы и фамилию руководителя указывают в дательном падеже. Инициалы проставляются перед фамилией:

                  При обращении к должностному лицу употребляется слово-обращение (академик, господин, профессор):

                  Президенту АКБ «Росинвесттраст»

                  г-ну Никифорову П. А.

                  В письме, адресованном организации, а не конкретному лицу, сначала указывается наименование, а затем почтовый адрес:

                  Институт научных исследований

                  по общественным наукам

                  Крайняя ул., д. 53,

                  Бывают случаи, когда документ необходимо отправить сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно:

                  Генеральным директорам предприятий

                  При адресации внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.

                  Если документ адресован физическому лицу, то сначала указывают инициалы и фамилию получателя, а далее почтовый адрес:

                  ул. Тракторная, 15, кв. 18,

                  пос. Андреевка, Игнатьевский р-н,

                  Ульяновская обл., 424582

                  На бланке документа этот реквизит проставляется справа. Возможно на документе указать не более четырех адресатов, при этом слово «копия» не указывается. Если адресатов больше, чем четыре, составляется список рассылки документа.

                  16. Гриф утверждения документа

                  Данный реквизит официального документа придает правовой или нормативный характер его содержанию.

                  Указанный реквизит является обязательным при оформлении таких видов документов, как акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.

                  Документ может быть утвержден: должностным лицом (руководителем); изданием соответствующего распорядительного документа; коллегиальным органом.

                  Реквизит обязательно включает слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения. Гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.

                  Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.

                  В случае двух или трех грифов утверждения они располагаются параллельно (слева, справа) на одном уровне и один под другим. При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.

                  Реквизит является обязательным для документов, требующих исполнения.

                  Резолюция — это надпись на документе, проставляемая должностным лицом и содержащая указание руководителя о принятом им решении.

                  Указания по исполнению документа должны включать в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

                  Реквизит резолюция занимает место справа в верхней части документа ниже реквизита «Гриф утверждения». Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

                  18. Заголовок к тексту

                  Заголовок текста — это краткое содержание документа.

                  Он располагается слева над текстом документа и обязателен для всех документов, оформляющихся на листах бумаги формата А4.

                  Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа: приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженеру-технологу, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставлении отпуска.

                  В конце заголовка точка не ставится.

                  Объем реквизита не должен превышать пяти строк, в каждой не более 28 — 30 знаков.

                  19. Отметка о постановке документа на контроль

                  Этот реквизит проставляется на всех документах, которые требуют исполнения, и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности данный реквизит можно выделить другим цветом.

                  Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

                  Существуют типовой и индивидуальный сроки исполнения документа.

                  Типовой — срок исполнения документа для группы типовых документов, например для обращений граждан, а индивидуальный — срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции.

                  20. Текст документа

                  Текст документа является основным реквизитом документа, содержащим объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении.

                  Текст документа согласно законодательству РФ и субъектов РФ о государственных языках должен быть представлен как на русском, так и национальном языке. Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:

                  1) в федеральные органы государственной власти;

                  2) в органы государственной власти субъектов РФ;

                  3) в организации, не находящиеся в ведении данного субъекта;

                  4) в организации, расположенные на территории других субъектов РФ.

                  Тексты большого объема можно разбить на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые последовательно нумеруются арабскими цифрами.

                  Тексты большого объема обычно состоят из двух частей. В одной указываются причина, основание и цель составления документа, а в другой части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

                  В документах (приказе, распоряжении и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

                  В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

                  В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

                  Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

                  В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положении, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акте, справке), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят»).

                  Если в тексте имеются таблицы, на них должны быть сделаны ссылки.

                  Для повышения быстроты составления документов применяют трафареты, то есть документ содержит постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.

                  21. Отметка о наличии приложений

                  Данный реквизит не относится к числу обязательных.

                  В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.

                  Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно, например: Приложение: на 3 л. в 3 экз.

                  Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов:

                  1. Типовая инструкция по делопроизводству — на 2 л. в 2 экз.

                  2. Перечень документов с указанием сроков хранения — на 4 л. в 2 экз.

                  На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.

                  Если документ направляют нескольким адресатам, а приложение к нему — не во все адреса, это отражают в отметке о наличии приложения:

                  Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.

                  На самих приложениях в правом верхнем углу проставляются отметка, где пишется слово «Приложение», арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа:

                  к приказу директора ООО «Атлантика»

                  от 26.05.2008 N 56

                  Подпись является обязательным реквизитом любого документа.

                  В состав указанного реквизита входят:

                  1) наименование должности лица, подписавшего документ (с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и без названия организации, если документ оформлен на бланке);

                  2) личная подпись;

                  3) расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

                  При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.

                  Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на одном уровне.

                  Реквизит «Подпись» располагается под реквизитами «Текст» или «Отметка о наличии приложений» (при ее наличии). Наименование должности печатается от границы левого поля; расшифровка подписи проставляется после 48 печатных знаков от границы левого поля.

                  Документы должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь оставляемые в организации копии исходящих писем, в которых вместо подписей ставится отметка о заверении копии.

                  Документы коллегиального органа (общего собрания участников акционерного общества, совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.

                  В документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).

                  23. Гриф согласования

                  Для документов, подлежащих внутреннему или внешнему согласованию, этот реквизит является обязательным.

                  Согласование — это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений. Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). К внешнему согласованию относится и согласование документа с общественными объединениями (советами трудовых коллективов, профсоюзными органами и т. п.).

                  При внутреннем согласовании применяется визирование документов, при внешнем — гриф согласования.

                  При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже), его дату и номер.

                  Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита «Подпись», а если грифов согласования несколько, то их, как правило, располагают на отдельном листе согласования.

                  24. Визы согласования документа

                  Этот реквизит документа отражает процедуру внутреннего согласования и указывает на согласие или несогласие заинтересованного должностного лица с содержанием документа.

                  Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости — должность визирующего.

                  Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

                  Если в процессе подписания документа в него были внесены существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

                  25. Оттиск печати

                  Печати бывают гербовыми и простыми.

                  Гербовая печать круглая, в центре расположено изображение герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

                  Простые печати по форме могут быть круглыми, квадратными, треугольными и прямоугольными. На таких печатях нет изображения герба, а только название организации или ее структурного подразделения.

                  Реквизит ставится на документы, требующие удостоверения подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации:

                  1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, производстве работ и т. д.);

                  2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;

                  3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

                  4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;

                  5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);

                  6) справки, подтверждающие юридический факт;

                  7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);

                  8) бухгалтерские документы (наряды и др.);

                  9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;

                  10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банки на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

                  11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемых в банки;

                  12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;

                  13) смета расходов (на производство новых изделий, на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);

                  14) заявки на оборудование и т. д.;

                  15) командировочные удостоверения;

                  16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

                  17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

                  18) штатные расписания и изменения к ним.

                  26. Отметка о заверении копии документа

                  Этот реквизит придает копии документа юридическую силу. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

                  Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

                  27. Отметка об исполнителе документа

                  Реквизит обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения каких-либо вопросов.

                  Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

                  Располагается реквизит на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

                  28. Отметка об исполнении документа

                  и направлении его в дело

                  Этот реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования, в справочных целях.

                  Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

                  Реквизит включает следующие элементы:

                  2) номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

                  3) при отсутствии копии — ссылку на номер и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об исполнении;

                  4) подпись исполнителя документа;

                  5) дату проставления отметки.

                  Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

                  29. Отметка о поступлении документа в организацию

                  Данный реквизит проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа и включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

                  Отметка о поступлении документа в организацию размещается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

                  30. Идентификатор электронной копии документа

                  Идентификатор электронной копии документа — это отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.

                  Указывают полный путь к файлу:

                  С:\Приказы по личному составу\Иванов

                  Деловой язык документации

                  Литературный язык — это тип речи, исторически сложившийся на базе национальной письменности и литературы. Разновидностью современного литературного русского языка является официально-деловой стиль документа, который и используют специалисты в сфере управления предприятием.

                  Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных для деловых документов, они не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

                  Язык служебных документов имеет некоторые особенности. Необходимыми качествами документов являются полнота и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок. Основная задача составителя документа — предельно четко отразить сведения, имеющие или приобретающие правовую силу.

                  Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов, междометий в деловой речи недопустимо.

                  Очень часто в документах встречаются речевые ошибки, связанные с незнанием значения слова. Смысловая точность речи — одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового текста, поэтому важно правильно употреблять отдельные слова и словосочетания.

                  Паронимы — близкие по звучанию однокоренные слова, отличающиеся значением: гарантированный — гарантийный, поместить — разместить, представить — предоставить. Смешение паронимов является одним из наиболее грубых нарушений норм официально-делового стиля.

                  Синонимы — слова с одинаковым или очень близким значением: будущий — грядущий, спешить — торопиться, построить — соорудить. Невнимание к оттенкам значений синонимов, незнание традиционных норм лексической сочетаемости могут привести к смысловой ошибке.

                  Плеоназм (от греч. — переизбыток) — частичное совпадение значений слов, образующих словосочетание: «памятный сувенир» (сувенир — подарок на память), «совместное сотрудничество» (сотрудничество — совместное решение проблем, совместная работа). Наличие плеоназмов в тексте принято рассматривать как речевой недостаток, неумение выразить мысль точно и лаконично.

                  Омонимы — слова, совпадающие по звучанию, но различающиеся по смыслу: лук — «оружие» и лук — «растение»; брак — «супружество» и брак — «изъян, дефект, недостаток».

                  К специальной лексике относятся также профессионализмы — разговорные, неофициальные заменители терминов; например, в живой речи часто упрощаются официально принятые терминологические сочетания: карданное устройство — кардан, передаточный механизм — передача и др.; нередко появляются русские варианты заимствованных терминов: офтальмолог — глазник, трансплантация — пересадка и др.

                  Профессионализмы обычно общепонятны и в пределах той или иной специальности общеупотребительны. Однако их использование в официальных текстах нежелательно.

                  В лексике языка всегда присутствуют также устаревшие слова и неологизмы. Возникновение новых слов и утрата языком устаревших — явление закономерное: новые понятия требуют своего языкового воплощения; наоборот, ряд явлений уходит в прошлое, некоторые понятия утрачивают свою актуальность, свое общественное значение.

                  В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т. д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, «Иванов И. И.» или «И. И. Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же.

                  Название должности главы государства пишется с прописной буквы: Президент Российской Федерации.

                  В названиях органов при Президенте РФ с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные.

                  1) Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;

                  2) Советник Президента Российской Федерации;

                  3) Председатель Правительства Российской Федерации.

                  Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях:

                  1) Правительство Российской Федерации;

                  2) Коллегия Правительства Российской Федерации;

                  3) Совет Министров Республики Башкортостан и т. п.

                  В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления РФ и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: «правительство», «министерство», «республиканские министерства», «государственный комитет», «государственные комитеты».

                  Названия органов судебной власти оформляются следующим образом:

                  1) Конституционный Суд Российской Федерации;

                  2) Верховный Суд Российской Федерации;

                  3) Высший Арбитражный Суд Российской Федерации.

                  Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в составе Российской Федерации:

                  1) Верховный Суд Республики Башкортостан;

                  2) Высший Арбитражный Суд Удмуртской Республики.

                  Во всех остальных случаях слова «суд», «судья», «государственный арбитр» пишутся со строчной буквы.

                  В названиях актов высших органов государственной власти и управления РФ прописные буквы употребляются следующим образом:

                  1) Конституция Российской Федерации;

                  2) Декларация прав и свобод человека и гражданина;

                  3) Федеративный договор;

                  4) Основы законодательства Российской Федерации;

                  5) Федеральный закон «О прокуратуре Российской Федерации»;

                  6) Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях;

                  7) Указ Президента Российской Федерации;

                  8) Распоряжение Правительства Российской Федерации.

                  Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей:

                  1) начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации;

                  2) начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации;

                  3) первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации;

                  4) заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации;

                  5) глава администрации Красноярского края;

                  6) губернатор Сахалинской области;

                  7) мэр Санкт-Петербурга.

                  Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы:

                  1) председатель Федерации независимых профессиональных союзов России;

                  2) президент Союза арендаторов и предпринимателей России.

                  С прописной буквы пишутся такие звания, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы, например: «установить почетное звание «Народный артист Российской Федерации», «присвоить почетное звание «Народный художник Российской Федерации» (но: «наградить народного артиста Российской Федерации»).

                  Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы: маршал артиллерии, генерал армии, адмирал, академик, действительный член Российской академии наук, доктор технических наук.

                  Существуют так называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова «Родина», «Отчизна» и др.

                  Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:

                  1) государственная граница Российской Федерации;

                  2) государственная награда Российской Федерации.

                  Слово «государственный» пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:

                  1) Государственный герб Российской Федерации;

                  2) Государственный гимн Российской Федерации;

                  3) Государственный флаг Российской Федерации.

                  В названиях праздников, памятных дней и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные или слова, выступающие в качестве имени собственного: День Конституции Российской Федерации, Восьмое марта, Новый год, День российской науки, День Победы, День защитников Отечества.

                  Слово «праздник» пишется со строчной буквы, если не входит в официальное название праздника.

                  С прописной буквы пишутся все слова, входящие в состав географических названий, за исключением родовых географических терминов (остров, море, гора, озеро и т. д.), употребляемых в прямом значении, служебных слов, а также слов «имени», «памяти», «лет», «года», например: Урал, Западная Сибирь, Новый Свет, Центральная Азия, водопад Виктория, долина Тамашлык, Западно-Карельская возвышенность, залив Благополучия, мыс Доброй Надежды, остров Новая Земля, Сахара, Главный Кавказский хребет, Москва, Саратов.

                  С прописной буквы пишутся названия стран света (простые и составные), когда они употребляются вместо географических названий: народы Востока (т. е. восточных стран), Дальний Восток, страны Запада, Крайний Север.

                  В остальных случаях названия стран света пишутся со строчной буквы: запад, юго-восток.

                  Служебные слова в середине сложных русских и иноязычных географических названий пишутся со строчной буквы и соединяются двумя дефисами: Айн-эдь-Хаджель, Комсомольск-на-Амуре, Пинар-дель-Рио, Пуэрто-де-Чоррера, Санта-Мария-ди-Леука, Франкфурт-на-Майне, Шатильон-сюр-Эндр, Шуази-ле-Руа.

                  В географических названиях с родовым понятием, потерявшим свое прямое значение, существительные (лес, поляна, рог, церковь) пишутся с прописной буквы, если они употреблены не в прямом значении и называют объект условно: Золотые Ворота (пролив), Советская Гавань (город), Огненная Земля (остров), Чешский Лес (горы), Золотой Рог (бухта), Вятский Увал (возвышенность), Белая Церковь (город).

                  В официальных названиях государств все слова пишутся с прописной буквы: Российская Федерация — Россия, Австралийский Союз, Иорданское Хашимитское Королевство, Государство Израиль.

                  Пишутся через дефис названия государств: Гвинея-Бисау, Кабо-Верде, Коста-Рика, Кот-д’Ивуар, Сан-Марино, Сан-Томе и Принсипи, Сьерра-Леоне.

                  Для написания числительных используют три формы:

                  1) буквенную (три фотоаппарата);

                  2) цифровую (10 печатных листов);

                  3) буквенно-цифровую (100-тысячный).

                  Регистрация документов, документооборот

                  В процессе управления предприятием необходима четкая, быстрая и качественная обработка всей документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления до сдачи на хранение в архив или отправки в заинтересованные учреждения, то есть адресату. Этот процесс и называется документооборотом организации.

                  Каждая организация индивидуальной инструкцией по делопроизводству утверждает технологические правила документооборота, которые регламентируют процесс обработки перед вскрытием почты:

                  1) проверяются сохранность упаковки и правильность адресации;

                  2) заказная корреспонденция сверяется с записями в почтовых реестрах.

                  Различают следующие основные потоки документации:

                  1) документы, поступающие из других организаций (входящие);

                  2) документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

                  3) документы, создаваемые и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

                  Документооборот должен регламентироваться графиком, утвержденным приказом руководителя организации. График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов и должен выполняться каждым структурным подразделением организации.

                  Объем документооборота — это количество документов, зарегистрированных в месте учета за определенный отрезок времени. В конце года объем документооборота подсчитывается по регистрационным формам подразделением делопроизводства.

                  Маршрут документа — перечень состояний, каждое из которых характеризуется следующими параметрами:

                  1) дата поступления документа;

                  2) срок исполнения (как правило, указывается в днях);

                  3) дата фактического исполнения;

                  4) код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за отработку данного состояния документа («получатель» документа);

                  5) код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за прошлое состояние документа и инициировавшего его текущее состояние («отправитель»);

                  6) ожидаемый статус документа, т. е. статус, который инициализатор планирует получить в данном узле цепочки документооборота;

                  7) полученный статус документа, т. е. «выходной» статус документа по отношению к данному узлу цепочки документооборота;

                  8) примечание (многострочный текст);

                  9) путь и имя файла, связанного с текущим состоянием документа.

                  Регистрация документа — это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них даты регистрации и делопроизводственного индекса.

                  Цель регистрации — придание документу юридической силы, обеспечение учета, контроля и поиска документов.

                  Каждый документ должен регистрироваться только один раз — поступающие в день поступления, а создаваемые — в день подписания или утверждения.

                  В большинстве организаций используется карточная система регистрации документов. В ней для регистрации документов применяется единая регистрационно-контрольная карточка. При карточной системе регистрации ведутся две картотеки: контрольная и справочная.

                  Часть реквизитов регистрационно-контрольной карточки на документ заполняют до передачи документа руководителю, остальные — после получения резолюции руководителя со сроком исполнения и фамилиями исполнителей.

                  Журнальная система регистрации документов используется в том случае, если документооборот организации составляет менее 500 — 600 документов в год.

                  Обложка журнала регистрации оформляется следующим образом: в правом верхнем углу указывают название журнала, организации, регистрационный номер по номенклатуре; в нижнем правом углу пишут даты начала и окончания ведения журнала.

                  Все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой. Середины концов нитки склеивают, а потом проставляют печать организации и делают надпись, удостоверяющую правильность оформления, например:

                  «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 50 листов».

                  На современном этапе карточная форма регистрации заменяется на автоматизированную, когда поток документов обрабатывается с помощью компьютерной программы.

                  Регистрация документов на компьютере позволяет:

                  1) одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

                  2) организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений обо всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;

                  3) организовать информационно-справочную работу на основе базы данных организации;

                  4) организовать автоматизированный контроль исполнения документов.

                  При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.

                  www.hr-portal.ru

                  Читайте так же:  Правила пользования старлайн а

Обсуждение закрыто.