Правила организаций и проведения конференций

Правила организаций и проведения конференций

Правила организаций и проведения конференций

Я очень везучий. Тому есть две причины:

Прошлым летом коллеги из Rackspace попросили мою компанию Rosenfeld Media поучаствовать в организации конференции по поведенческим особенностям пользователей в среде промышленных решений. Идея была прекрасной, Rackspace сильно помогал нам, в числе прочего предоставив место для проведения мероприятия.
Вторая причина – люди очень милы в общении со мной. Я спросил у разных людей, которые организовывали успешные конференции, советов, и их ответы были очень полезны и объёмны. Самое малое, что я могу сделать – собрать их в одном месте и передать их знания вам.

Итак, представляю самые полезные советы по организации конференций.

1: Убедитесь в необходимости вашего мероприятия

В 2015 году по мнению экспертов будет проведено порядка 6000 конференций по поведенческим особенностям пользователей. Это только на Земле. Многие будут хорошими, многие – отличными. Серьёзная конкуренция, не так ли? Собираетесь ли вы организовать мероприятие только ради мероприятия, или вы знаете, что оно действительно необходимо?

Хотел бы я знать заранее, что, какой бы захватывающей ни была моя идея, сначала нужно проверить, нуждаются ли в ней те люди, которые должны были покупать на неё билеты. Тогда бы я не тратил впустую время и силы. Всё, что нужно – подумать о том, для чего это мероприятие. Близка ли людям эта проблема? Обещает ли моя конференция помочь с ней, и захотят ли клиенты принять в ней участие?
— Джонатан Кан (#dareconf)

Организация конференций – дело более дорогое, чем вы себе представляете. Чтоб не разориться, сначала убедитесь в наличии спроса. Начать можно с недорогих разведывательных мероприятий – организовать дискуссии в социальных сетях. Вы сможете немного узнать про спрос и получите возможность обсудить с людьми ваше представление о конференции. Или, как советует Джефф Крам:

Лучшие конференции, которые я видел, фокусируются на первоначальном создании и поддержке сообщества, после чего уже организовываются мероприятия для их личных встреч. Это приводит к более энергичным конференциям, когда люди хотят поучаствовать в ней, а не просто должны там быть.
— Джефф Крам (Delight Conference)

Для конференции Enterprise UX 2015 мы уже работаем с аудиторией разными способами, в том числе организовывая ежемесячные дискуссии и консультации. Идею о проведении конференции мы вначале обсудили со многими нашими собеседниками в нескольких соцсетях, и их реакция была нечто вроде: «Ну наконец-то кто-то это делает!».

2: Определитесь с видом мероприятия

Джаред Спул выделяет пять типов мероприятий. Тип сильно влияет на разработку программы, выбор места проведения и стоимость билетов, не говоря уже об остальных вещах.

Родственные: события вроде IA Summit, UXPA и Interactions, где встречаются люди, работающие над одним проектом. Чаще всего это единственный способ встретиться с людьми, которые делают с тобой общее дело. Обычно там делятся опытом и технологиями.

Сетевые: организуются венчурными капиталистами. Программа имеет второстепенное значение после социальной деятельности, когда люди встречаются и знакомятся. Длинные перерывы и собрания более важны, чем лекции.

Торговые: передвижная ярмарка для продажи и торговли. Помещение для выставки важнее, чем лекции, которые обычно просто реклама, проплаченная спонсорами. Примеры — Macworld и CES

Образовательные: посетители желают изучить новые технологии и получить умения. Важно, кто делает доклады и на какую тему. Социальная деятельность сведена к минимуму.

Академические: предназначены для получения ссылок в публикациях. Примеры: CHI, UIST и SIGGRAPH. Работы просматриваются общественностью и публикуются, чтобы авторы могли получить необходимые для их учёных степеней упоминания.

Ошибка начинающих организаторов в том, что они не учитывают, что разные типы конференций требуют разных форматов и структур. Гибриды удаются плохо. Тип мероприятия влияет на всё, от времени на перерыв до управления программой.
— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)

Если ваша конференция не предназначена для широкой аудитории:

Только по приглашениям, без приёма заявок со стороны, чтобы не возиться с системой заявок, если мы знаем, кого именно мы хотим пригласить.
— Дэн Сцук и Джо Вонг (UX Hong Kong)

3: Если не заботиться о деталях, о них позаботятся участники

Важна каждая деталь. На встрече дизайнеров позаботьтесь, чтобы все мелочи были выполнены как следует. Профессионалы в области поведенческих особенностей пользователей очень критично относятся ко всему этому, будут обсуждать это во время события, и это впечатление повлияет на общее впечатление о мероприятии.
— Корнелиус Рэхиру (UXcamp Ottawa)

Детали важны и в долгосрочной перспективе. Если посетители рассказывают, как хорошо всё было организовано, это положительно повлияет на их возврат в следующий раз. А также это значит, что вы хорошо справились в этот раз, и в следующий нужно будет только полировать шероховатости, а не переделывать всё с нуля.

Лучше всего пройтись по всей программе с точек зрения разных участников:

Побудьте на месте не только посетителей, но и ораторов, спонсоров, волонтёров, принимающих, прессы, безопасников, рядовых посетителей и т.д. Изучите и представьте, что им нужно до, во время и после мероприятия. Хорошо бы продумать и разные детали, но не забывайте о базовых потребностях согласно пирамиде Маслова.
— Грант Кармайкл (Midwest UX, TEDxGrandRapids)

4: Обратитесь за помощью к профессионалам

На одно-два самых первых мероприятия привлекайте специалистов, которые делают организацию мероприятий. Логистика при работе с отелями, меню, интернетом, расположением помещений, потоками, регистрациями, возвратом денег – это просто кошмар.
— Кристина Халворсон (Confab Events)

Из-за сложности события необходимо учиться у других.

5: Разделите обязанности с самого начала

Не взваливайте конференцию на слишком малое количество людей. Разделите команду на несколько групп, в каждой из которых 1-2 человека будут нести ответственность и управлять ею. Работа с докладчиками, спонсорами, дизайн, бюджет, волонтёры, содержание, пиар, производство, билеты, юридические тонкости – всем этим надо заниматься. Следите за работой групп, и пусть вся команда периодически рассказывает о своём прогрессе друг другу.
— Грант Кармайкл (Midwest UX, TEDxGrandRapids)

Мы рано осознали, что работу с документами надо начинать с самого начала:

Не надо недооценивать то время, которое уйдёт на нудные вещи типа смены регистраций, обработку счетов, ответы на емейл на вопросы, которые вы уже подробно осветили на сайте.
— Донна Спенсер (UX Australia)

Волонтёры – это прекрасно, но позаботьтесь о том, чтобы с вами работали и доверенные лица. Три-четыре человека, на которых можно положиться без опускания до микроменеджмента.
— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)

Читайте так же:  От кого принимают оценку нотариусы

6: Будьте примером для подражания

Характер организаторов влияет на впечатление от конференции. Меня вдохновляли личные жертвы одних и разочаровывала эгоцентричность других. Перед организацией конференции соберите команду людей, разделяющих ваши взгляды, ценности, цели.
— Брайан Салливан (Big Design)

7: Относитесь как к бизнесу

Хотите вы того или нет, но конференция – это бизнес, причём рискованный:

Люди могут забронировать билет и не оплатить, игнорировать напоминания об оплате и отменить всё в последнюю минуту. Это особенно плохо для конференций с ограниченными возможностями, так как вы потеряли и деньги и возможность продать место. Мне было бы проще жить, если б я осознала, как люди могут козлить, и была бы более настойчивой, гоняясь за оплатой и отменяя тех, кто не заплатил.
— Донна Спенсер (UX Australia)

Ваши кредиторы, скорее всего, чётко обозначат, что они хотят получить от вас. Так же и вы должны чётко обозначить участникам, что, как и когда им надо зарегистрировать (или отменить). Кстати, о билетах: Джаред Спул считает, что не надо недооценивать их:

Бесплатные мероприятия организовываются с целью продать что-либо. За ценности люди привыкли платить. Если выберите слишком низкую цену, отпугнёте всех, кто посчитает, что качество мероприятия будет ей соответствовать.

И конечно, обязательно надо покрыть все расходы. Воспользуйтесь следующей формулой:

Выйти в ноль = Фиксированные расходы / (Стоимость – Переменные расходы)

В первую очередь надо оценить переменные и постоянные расходы (фиксированные расходы – это расходы на то, чтобы разместить первого участника. Переменные – расходы на каждого последующего).

Определив расходы, выбирайте цену и смотрите на формулу. Играйте с цифрами, пока не будете уверены, что в любом случае получите прибыль. Это первое, что мы делаем для каждой конференции. Затем мы постоянно сравниваем эти цифры с реальностью. Это помогло нам научиться хорошо оценивать стоимость событий и понять, как сделать каждую конференцию прибыльной.
— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)

8: Продавайте, но не продавайтесь спонсорам

Спонсоры важны, но важнее впечатление участников от конференции.

Дайте возможность спонсорам прорекламировать свои продукты и услуги, но не давайте вести мероприятие. Никто не любит речей от спонсоров или их рекламу. Это неуважительно по отношению к людям, заплатившим за билет.
— Бруно Фигуэрдо (UX Lisbon)

9: Дайте людям отдохнуть (и пописать)

Хорошо, что мы поняли, что гораздо важнее сделать много перерывов, чтобы люди могли пообщаться, чем сделать много докладов
— Камерон Косцон (Brooklyn Beta)

Иногда хочется впихнуть в программу побольше – но и ритм очень важен. Посетителям надо встать, размяться, выпить кофе, проверить почту, сходить в туалет. Усвоить новые идеи, обсудить их друг с другом или подумать о них наедине.

Я видел конференции, где пытались впихнуть ценную информацию в каждую секунду, делали тематические обеды и ужины, дебаты в барах… Мне кажется, посетителям нужно время, чтобы отдохнуть и потусоваться. Дайте им хорошую еду и напитки, и всё получится само.
— Бруно Фигуэрдо (UX Lisbon)

10: Будьте готовы заплатить или расстаться с докладчиками

Очень важно документально оформить ваши правила и придерживаться их, и публиковать их для того, чтобы докладчики имели о них подробное представление. Некоторые докладчики не согласятся выступать у вас на ваших правилах. Вам нужно быть готовыми расстаться с ними и найти другого докладчика на их место. Плохо, когда вы выбрали докладчика, а он отказывается из-за недостаточной оплаты, но это бывает.
— Кристиан Манзелла (Giant)

Найдите другие способы компенсации для докладчиков, например предложите им профессионально оформленные видео их выступлений или консультации с тренером по ораторскому искусству.

Мы начали давать нашим докладчикам базовые директивы типа размера шрифтов, и скоро попробуем предоставить им уроки ораторского искусства. Также неплохо иметь комнату для подготовки докладчика.
— Ева Каниасти (UXPA Boston)

11: Пасите докладчиков до момента выхода на трибуну

Докладчики, как и все люди, не читают писем, не знают, что вы от них хотите, не знают, как разместить в календаре дедлайн, и задают вопросы о том, что вы уже обсуждали несколько раз.
— Донна Спенсер (UX Australia)

Больше всего времени уходит на беготню за докладчиками
— Энди Бад (UX London)

Мы уже столкнулись с необходимостью постоянных пинков. Мы волнуемся, что мы уже всех достали, но докладчики знают, что это неизбежное зло.

12: Место – это основа всего

Традиционное место вроде отеля или конференц-центра – не всегда лучший выбор. Сначала продумайте требования и ограничения мероприятия, затем ищите наиболее подходящее место.

Обеспечьте место, где людям будет наиболее свободно, чтобы при этом оно не было слишком дорогим. В большинстве отелей и конференц-центров вы обязаны использовать их еду и напитки и оплачивать все накладные расходы.
— Брэд Смит (WebVisions)

Место очень сильно влияет на ощущение события, поэтому предпочтите сетевым отелям или большим конференц-центрам какие-то более интересные места. Иногда хорошо работают культурные центры.
— Энди Бадд (UX London)

Если у вас потрясающая программа, посетителям будет всё равно, где она проходит. Я бывал на отличных конференциях, проходивших в скучнейших местах.

Первое, что обеспечивает место, это концентрация посетителей на цели визита. Если это не диснейленд и не конференция по медитации, они пришли поучаствовать в программе, а не полюбоваться видами. Пусть место поддерживает мероприятие, а не конкурирует с ним.
— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)

13: Программа – это управление и дизайн

Программа конференции – не просто кучка докладов. Их надо связать меж собой и расположить в правильном порядке.

Тяжело переоценить важность хорошей программы. График можно составить за пару минут, но на составление хорошей структуры, темпа и потока надо несколько дней. Чем больше программа, тем больше займёт её составление.
— Стив Бэйти (UX Australia/Interaction)

Попробуйте оформить программу как изложение. Удивительно, как много конференций выглядит как беспорядочная куча событий.
— Энди Бад (UX London)

Хорошая конференция – это тщательно спланированное впечатление. Не имею в виду только лишь дизайнерские изыски. Это эмоциональное и обучающее изложение. Идеальная конференция идёт как одно событие, чтобы все участники получали одно ощущение в течении всего дня или дней.
Хорошая конференция – как хороший плейлист или альбом. Каждая песня добавляет своё, а их порядок имеет значение. Пригласить известных консультантов выступить – это ерунда. Надо искать новые таланты и идеи. Надо создавать такое окружение, в котором докладчики хотели бы сидеть и слушать других докладчиков, тем самым увеличивая обучающий поток и взаимодействие идей. А для этого надо очень хорошо разбираться в вашей теме и людях, которые её развивают.
— Джеффри Зельдман (An Event Apart)

Читайте так же:  Русские пенсии в латвии

Лучшие мои конференции, которые я разрабатывал, на которых выступал или которые посещал, создавали многослойное впечатление, которое делало лёгким переходы с одного слоя на другой. Например, в последнюю минуту решив пообщаться с людьми, я должен иметь возможность сделать это без проблем.
Многоцелевые конференции предполагают, что люди будут переходить между докладами, но редко думают о том, что некоторые захотят вообще отвлечься от них. Есть ли место для обдумывания услышанного и дискуссий? Для ответа на почту? Для того, чтобы просто развлечься?
— Кевин Хоффман (IA-Summit)

14: Будьте готовы заполнить паузу

Кэмерон Косцон показал мне ценность плохих шуток. У него они были наготове для заполнения пауз, когда докладчик возился со слайдами или происходил технический сбой. Тогда в ход шли шутки для удержания аудитории.

Может, вы не готовы рассказать даже плохой анекдот, но всё равно надо подготовиться, и сказать что-то по процедурному вопросу, или по поводу следующего докладчика.

15: Продумайте систему обратной связи

Одни организаторы считают важным наличие обратной связи через формы отзывов…

Обязательно должна быть возможность оставлять отзывы на бумаге в аудиториях. Люди более расположены делать отзывы сразу после доклада. Отзывы будут разниться от «лучшее мероприятие в моей жизни» до «только деньги потратил зря». Удивительно, как сильно может различаться опыт!
— Кристина Халворсон (Confab Events)

Другие же рекомендуют личные опросы.

Я предпочитаю лично получать отзывы от людей путём небольших опросов, а не отгораживаться от них бумажками.
— Бруно Фигуэрдо (UX Lisbon)

Не забудьте опросить и докладчиков:

Мы всегда не только собираем мнения докладчиков, но и даём возможность делать анонимные отзывы. Иногда только так можно узнать про недочёты, особенно приватного характера – оплата, подготовка, и т.п.
— Арии Стайлс (Environments for Humans)

16: Планируйте тщательно

Когда-то мы не придавали значения трате усилий для поддержания своего здоровья, и теперь пытаемся исправить это. Так же и организаторы конференций срезают углы, занижая стоимость билетов или недоплачивая докладчикам. Каждый компромисс порождает шаблон, который со временем всё труднее разорвать.
— Ари Стайлс (Environments for Humans)

17: Оставьте время на посещение вашей конференции

Побудьте в шкуре посетителя своего мероприятия.

На каждой конференции я обязательно стараюсь принять участие в конференции так, будто это чужое событие. Допустим, достаю ноутбук и пытаюсь делать заметки. Поэтому я планирую работу так, чтобы осталось время на такие вещи.
— Кристофер Шмит (Environments for Humans)

18: Не забудьте поблагодарить

Не нужно недооценивать значение благодарности для всех людей, которые помогали организовать ваше событие.
— Бренда Сандерсон (Interaction)

И следуя совету Бренды, я благодарю всех, кто поделился со мной своим опытом, полученным потом и кровью.

m.habr.com

Лучшее Эвент агентство Москвы!

Организация и проведение конференций

Если вы заинтересованы в привлечении новых клиентов, партнеров и инвесторов, проведение конференций и семинаров – эффективный бизнес-инструмент.

MediaEvent – одно из немногих MICE-агентств, которое предлагает комплексные услуги по организации конференций на должном уровне. Вы планируете проведение конференций и семинаров? Мы знаем, чем вам помочь! Наши специалисты найдут для вас лучший конференц-зал или выставочный комплекс, разработают программу мероприятия и позаботятся о гостях.

Проведение конференций и семинаров – это возможность заявить о себе в рамках профессиональной дискуссии и упрочить деловую репутацию, представить свою компанию потенциальным партнерам, а также найти единомышленников и наладить контакты с бизнес-сообществом.

Чтобы обсудить стратегию и пошаговый план — звоните прямо сейчас: +7 (967) 168 23 23

Конференция — это масштабное собрание экспертов и/или представителей компаний для обсуждения определенных, заранее заявленных тем. Спикеры выступают с докладами, участники обмениваются опытом, обсуждают актуальные проблемы и совместными усилиями вырабатывают стратегию их решения. Бизнес-конференции могут проводиться для партнеров и собственных подразделений, филиалов. Здесь обсуждают бизнес-идеи, варианты и итоги сотрудничества.

Мероприятия такого формата, как правило, отличаются масштабностью: число участников исчисляется десятками и сотнями, конференция продолжается либо целый день, либо 2-3 дня. Поэтому организация и проведение конференций требуют большого внимания, грамотного распределения обязанностей, четкой координации и эффективного взаимодействия многочисленной группы людей.

Мы занимаемся организацией конференций и мероприятий самого разного формата, в том числе можем провести для вас и семинар.

Семинар или бизнес-семинар – это деловое мероприятие, которое имеет учебно-практический характер. Семинар поводят для сотрудников компании — с целью повышения их профессиональной квалификации, для клиентов – чтобы презентовать услуги, объяснить принцип действия продукта. Также существуют обучающие семинары для партнеров, дилеров и дистрибьюторов.

Организация конференций и семинаров

Организация конференций и семинаров, а особенно организация конференций в Москве, требует тщательной заблаговременной подготовки. Помимо поиска подходящей площадки для проведения конференций и семинаров, нужно разослать приглашения участникам, забронировать гостиницу, подготовить печатные материалы с тезисами и сувенирную продукцию, заранее позаботиться о питании гостей, культурно-развлекательной программе и многом другом.

Организация конференций и мероприятий — это трудоемкий процесс. Поэтому советуем заказывать услуги по организации конференций за 4-5 месяцев, в случае особо важных мероприятий большого размаха – за полгода и ранее.

Организация конференций в Москве

Чаще всего требуется организация конференций в Москве. Столица РФ – один из крупнейших в мире деловых центров, где сосредоточены интересы как российских предпринимателей, инвесторов, ученых, так и международных. Москва имеет сотни хорошо оборудованных площадок для организации и проведения конференций любого уровня и масштаба – от камерных помещений на 10-50 человек до многотысячных конференц-залов.

Хотите заказать организацию конференций в Москве? Звоните +7 (967) 168 23 23

При организации конференций и семинаров компания MediaEvent оказывает следующие услуги:

  • Составление базы компаний — потенциальных партнеров
  • Приглашение участников (обзвон или рассылка именных пригласительных)
  • Выбор и подготовка места проведения мероприятия
  • Бронирование гостиниц для гостей
  • Регистрация участников
  • Разработка программы конференции
  • Организация торжественной части и приемов
  • Организация презентации продукции
  • Подбор переводчиков
  • Предоставление технического оборудования (проекторы, экраны и т.д.)
  • Обеспечение участников информационными материалами
  • Организация неофициальной части мероприятия
  • Услуги ведущего
  • Транспортное обслуживание
  • Организация питания (кофе-брейки, кейтеринг)
  • Музыкальное оформление
  • Фото- и видеосъемка
  • Подготовка подарков и сувениров
  • Компания MediaEvent занимается организацией мероприятий и конференций с 2007 года. Наша команда предлагает вам свои услуги по организации конференций, круглых столов, семинаров и деловых встреч любого формата, масштаба и направления, как в России, так и за рубежом.

    mediaevent.ru

    Организация конференций

    Конференция – это огромное собрание квалифицированных руководителей и представителей предприятий по обсуждению заранее определенных вопросов.

    Организация конференций должна быть осуществлена на высочайшем уровне. Во время проведения такой экспозиции участники получают большое количество определенных сведений, а также им предоставляется возможность выступить с докладами перед другими экспонентами и активно принимать участие в дискуссиях и обсуждениях.

    Особенности организации конференции

    Эффективность работы конференции во многом зависит от грамотной организации. Успешно подготовить конференцию нелегко, потому что такие выставочные кампании, в основном имеют крупный формат – количество экспонентов может достигать сотни и больше человек, а время исполнения – три дня. Для получения результата на мероприятии необходимо правильно выбрать и обозначить тему.

    Чем актуальнее тематика, тем больше интереса она вызовет у экспонентов. Если конференции уже раньше имели похожую тематику, то надо провести анализ и оценить итоги их исполнения. Участники конференции, несомненно, проявят активность на выставке, если там будут проводиться дискуссии.

    Определяя помещение для реализации деловой выставки, нужно обратить внимание на число приглашенных участников с учетом присутствия на конференции представителей СМИ или незваных посетителей. Заключая сделку на аренду павильона, нужно заранее посмотреть, как работает техника, и также, желательно, чтобы недалеко от проведения экспозиции находился отель или гостиница.

    Время исполнения конференции лучше определить такое, чтобы выбранная тема была актуальной.

    Определение целевой аудитории при организации конференций

    Грамотное определение целевой аудитории и четкая организация конференций является главным залогом эффективной работы на мероприятии и дальнейшего продвижения бизнеса. Заявление об проведении конференции стоит распространить по различным информационным сетям.

    Выставочные салоны, которые реализуются в залах «Экспоцентра», постоянно имеют отраслевую деловую организацию. Выставки и конференции направлены на привлечение руководителей, компании, посетителей и работников предприятия.

    Конгрессы, деловые собрания, конференции, научные встречи, симпозиумы, семинары и круглые столы проводятся на протяжении всего периода деятельности мероприятий. Именно на участках павильонов «Экспоцентра» обмениваются знаниями, мнениями, идеями, навыками и опытом предприниматели и производители, руководство министерств и профессионалы в той или иной отрасли, квалифицированные конструкторы и технологи.

    При подготовке и реализации деловых конференций компания «Экспоцентр» предложит следующие услуги:

  • Предоставит оптимальный участок;
  • Подберет все необходимое техническое оборудование;
  • Организует питание экспонентов на протяжении всего мероприятия;
  • Обеспечит транспортным, визовым и страховым сервисом;
  • Разработает тематический декор помещения;
  • Предоставит в аренду необходимое оборудование;
  • Сделает рассылку пригласительных билетов участникам конференции;
  • Подготовит печатные материалы (буклеты, каталоги, брошюры, визитка, пресс-релизы, контракты, договора);
  • Организует поселение экспонентов в гостиничном комплексе;
  • Предоставит обслуживание личного персонала для каждого гостя;
  • Подготовит культурную программу (выступления знаменитостей, экскурсии, конкурсы).
Читайте так же:  Пенсия по старости в 60 лет

ЦВК «Экспоцентр» поможет осуществить качественную организацию конференции, деловой встречи, собрания любой отрасли бизнеса. А эффективная подготовка дает возможность получить множество лояльных партнеров, выгодных спонсоров и надежных поставщиков продукции.

www.expocentr.ru

Правила организации и проведения пресс-конференции.

В системе работы с журналистами пресс-конференция является центральным событием, позволяющим решать многие задачи. Необходимо заранее определять приблизительную периодичность проведения пресс-конференций. В крупных организациях, особенно органах власти, оптимально вводить постоянный график проведения пресс-конференций: это упрощает процесс оповещения журналистов, создает ощущение стабильности , доверительного отношения к прессе. Для средней организации важно решить — ежеквартально или ежемесячно вы собираете журналистов. Будут ли достойные внимания общественности и прессы информационные поводы? Важно выстраивать перспективу на год. Желательно приглашать журналистов не менее, чем раз в полгода.

Итак, подходит срок проведения пресс-конференции. Наши действия: определяем ПОВОД для встречи с журналистами. .Это могут быть итоги работы за год, какое-либо значительное событие в жизни организации, выигрышные для нас итоги анализа ситуации на рынке, освоение нового вида услуг или открытие нового объекта. Следующий шаг: сочиняем емкую формулировку, которая станет объявленной ТЕМОЙ пресс-конференции. Привлечет ли внимание ТЕМА — от этого во многом зависит успех пресс-конференции.

Информационный повод и тема – близкие понятия. Но нам важно еще определить цель проведения пресс-конференции. Ведь пресс-конференция – это мероприятие, являющееся частью нашей ПР-программы. Рассмотрим на конкретном примере , как формулируются тема и цель встречи с журналистами.

Выбираем день проведения пресс-конференции. Лучше , если будут учтены несколько факторов. Нельзя назначать пресс-конференцию в тот день, когда происходят крупные события в регионе (они отвлекут массу журналистов). Необходимо избежать совпадения по времени и дате с официальными пресс-конференциями, которые проводят органы власти, нежелательно также выбирать понедельник или пятницу. Оптимальное время проведения — от 11 до 15 часов. Если начнем позже, журналисты не успеют смонтировать материал и поместить в вечерние выпуски ТВ и радио.

Приглашать журналистов следует письменно, примерно за 10 дней до проведения пресс-конференции. В приглашении должны быть указаны тема пресс-конференции, имена ньюс-мейкеров, дата и время проведения , а также – адрес помещения, где будет происходить событие , сопровождаемый схемой движения ( если адрес мало известен).

За день до проведения пресс-конференции обязательно звоним и уточняем – кто из журналистов будет . Это важно, так как иногда приглашения в редакциях теряются или сами журналисты в текучке событий забывают о нашем приглашении. К тому же , уточнив персоналии, мы будем более подготовлены к атмосфере общения.

Помещение для проведения пресс-конференции лучше выбрать с учетом размещения не менее 20 человек. Слишком большой зал создаст ощущение незначительности события: будет много незаполненного пространства.

Не забудем предусмотреть столы для регистрации пришедших на пресс-конференцию. Они должны стоять перед входом в зал проведения пресс-конференции. Список пришедших и зарегистрированных журналистов в момент начала пресс-конференции нужно оперативно передать ведущему.

Таблички с названиями основных приглашенных СМИ , ТВ-каналов , расставленные на столиках, создают ощущение гостеприимства: важно показать журналистам, что их здесь ждали! Таблички для радиожурналистов необходимо ставить на первые столы: у них , обычно, много суеты с микрофонами.

Пакет для журналистов. Его называют еще «пресс-пакет» или «раздаточный материал». Это обязательный для грамотного обеспечения работы момент. Дело не только в традициях или желании порадовать гостей красивыми папками и при возможности сувенирно-фирменными ручками. Папки могут быть элементарными, ручек может не быть вообще. Так называемый раздаточный материал ценен как дополнение к содержанию пресс-конференции: ведь не все прозвучавшие цифры будут восприняты на слух, не все факты будут понятны в устном изложении. К тому же есть возможность предложить журналистам фотоматериалы или ксерокопии публикаций, итоги социсследований и т.д. Но этот материал не должен быть излишне перегружен информацией. Важна золотая середина: пакет для журналистов – это выразительно и со вкусом дополняющий пресс-конференцию материал.

Функции ведущего следующие : он открывает пресс-конференцию , сообщает о количестве присутствующих журналистов, благодарит их за внимание к организации и реакцию на приглашение, объявляет тему, представляет дающих пресс-конференцию, объявляет регламент, порядок ведения, далее – руководит общением присутствующих в соответствии с принятым регламентом.

students-library.com


Обсуждение закрыто.