Направляю вам копию заявления

Направляю вам копию заявления

Направляя контрагентам документы, необходимо прикладывать к ним сопроводительное письмо. Неважно, состоите ли вы в электронной переписке, отправляете все почтой или курьером. Сопроводительные письма удобны и вам, и адресату. Чем именно?

Во-первых, в этом письме описано содержимое всего пакета ваших документов. Никто не сможет сказать, что не отправлял чего-то или не получал.

Во-вторых, канцелярии крупных компаний попросту не принимают документы без сопроводительных писем.

В-третьих, вы регистрируете у себя это письмо как исходящее в едином реестре. Искать один документ по регистрационному номеру гораздо проще, чем перерывать кипу разнообразных бумаг.

В-четвертых, адресат регистрирует это письмо у себя как входящее, что является подтверждением того, что он принял документы, а значит, несет за них ответственность.

В-пятых, создания сопроводительного письма к документам требуют правила деловых коммуникаций. Вы же не хотите показаться невеждой в области делового этикета?

Сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и подписывается руководителем предприятия, направления, либо начальником структурного подразделения.

Адресат пишется так же, как и в стандартном деловом письме:

Генеральному директору ЗАО «Шмель»

Тема уже известна: Сопроводительное письмо , или О направлении документов , или более конкретно О направлении схемы №546-ПСА-12а.

Обращение – тоже стандартное, называем адресата по имени и отчеству:

Уважаемый Виктор Иванович!

Текст сопроводительного письма пишется в официально-деловом стиле, он предельно короток, прост и строится по следующей схеме:

Направляем – что направляем – примечание

Направляю Вам для согласования проект строительства №67388-Р-О-74743. Прошу рассмотреть его в возможно короткие сроки. Обращаю Ваше внимание, что пакет строительной документации носит конфиденциальный характер.

Высылаю Вам для рассмотрения протокол разногласий к договору оказания услуг между ООО «Василек» и ОАО «Ромашка». По всем вопросам прошу обращаться к юрисконсульту Жесткову Н.Л. по телефону 987-65-43.

По Вашему запросу представляю Вам для рассмотрения информационные материалы по продукции ООО «Шоколадка».

Приложениям в сопроводительном письме уделяется особое внимание, фактически это главная часть этих писем. Четко и скрупулезно здесь перечисляется весь пакет направляемых документов.

Подпись оформляется как обычно.

Исполнитель указывается обязательно: у адресата сообщения должен быть надежный канал обратной связи с вами.

Похожие статьи

21 Responses

Сопроводительное письмо — необходимый документ современного делопроизводства и деловых отношений.

ЛЮДМИЛАИюль 4 2013 @ 15:50

Очень часто организации начинают написание сопроводительного письма со слов ООО «Поиск» направляет вам следующие документы… По моему это как-то не по-русски, «оно» не может направлять, просить и т.д.

Евгения КожановаИюль 5 2013 @ 05:03

Добрый день, Людмила! Вы правы, такое написание встречается очень часто, поскольку является нормой делового обращения, свойственной официально-деловому стилю речи русского языка.

СветланаНоябрь 30 2013 @ 17:06

как правильно написать сопроводительное письмо об отсутствии в организации конфликта интересов?

Евгения КожановаДекабрь 3 2013 @ 05:51

Здравствуйте, Светлана!
Сопроводительное письмо пишется к пакету документов, направляемому в другую организацию, а в вашем случае это либо информационное письмо, либо справка, либо заявление в определенной форме. Если нет специальной формы для этого сообщения, то текст пишется просто: Настоящим уведомляем об отсутствии (где, у кого) конфликта интересов.

АннаИюль 29 2014 @ 14:10

Здравствуйте. Подскажите, мы отправили пакет документов с сопроводительным письмом курьером. На копии сопроводительного получатель поставил отметку о вручении и входящий номер. Вопрос таков, когда копия сопроводительного, со всеми отметками, поступает обратно в офис регистрируется ли оно как входящее. Сижу голову ломаю, вроде бред, а вроде не бред.

Евгения КожановаИюль 31 2014 @ 05:48

Добрый день! Нет, не регистрируется, т.к. это не входящее письмо, а исходящее.

АннаДекабрь 8 2015 @ 13:51

Здравствуйте Евгения! Я так поняла из статьи, что регистрировать входящие документы без сопроводительного письма нельзя?! а как же тогда делать если приходит много писем без сопроводительных писем? или иметься список документов которые можно регистрировать без сопроводительного письма?

Евгения КожановаДекабрь 9 2015 @ 04:44

Здравствуйте, Анна!
Вы правильно поняли. В качестве входящего документа всегда регистрируется письмо. Если письма нет, то и регистрировать нечего.
Например, вам прислали (или принесли) оферту договора в двух экземплярах без сопроводительного письма. Регистрировать как входящее ее нельзя: это не письмо. Оферта передается в юр.отдел или исполнителю, и если вдруг она превратится в договор, то будет зарегистрирована как договор, а не как письмо. То же самое с бухгалтерскими документами и со всеми остальными, которые поступают без сопроводительного. Принимать их можно: отсутствие сопроводительного письма — не преступление, это всего лишь нарушение порядка делового оборота, причем не критичное. Но регистрировать здесь нечего.
Некоторые организации внутренними правилами устанавливают, что без сопроводительных писем документы от курьеров не принимают. Если документы принесли в канцелярию, то письмо пишется прямо там, или курьер звонит в свою компанию и просит срочно дослать сопроводительное.
Вот здесь статья о том, как не потерять незарегистрированные документы и подробнее о приеме документов без сопроводительного: http://thebestsecretary.ru/?p=3686

Читайте так же:  Госпрограмма патриотическое воспитание граждан рф

ЛарисаОктябрь 1 2016 @ 09:11

Второй экземпляр сопроводительного письма, отправляемого на бумажном носителе, остается в отделе и подшивается в дело. например, Начальнику ООО
Направляем в Ваш адрес……..
Приложения: Акт № 00000, Экз. №____.
Ведомость № 000000, Экз.№_____.
В отправляемом экземпляре я ставлю экз.№ 1, а в экземпляре что остаётся, какой ставить номер экземпляра приложения? тоже №1 или который остался( №2).

Евгения КожановаОктябрь 3 2016 @ 10:07

Добрый день! Нумеровать экземпляры исходящих писем не нужно.

аннаОктябрь 30 2017 @ 12:28

Вопрос если приносят пакет документов с сопроводительным письмом, приложение получает сотрудник который занимается вопросом и ставит дату получения. но сам сопровод регистрирую через какое то длительное время, можно ли работать с приложением и отправлять его в другие организации официально??

Евгения КожановаОктябрь 30 2017 @ 19:41

Здравствуйте, Анна!
Почта регистрируется в день получения, максимум — на следующий день.
Передавать приложение исполнителю и работать с ним можно только после регистрации сопроводительного письма.

ИринаНоябрь 23 2017 @ 15:39

Добрый день! Как быть с исходящими бухгалтерскими документами? Пишется ли сопроводительное письмо к ним (например счета-фактуры, товарные накладные и т.д.)? Иногда их так много! Как быть?

Евгения КожановаНоябрь 23 2017 @ 20:25

Здравствуйте, Ирина!
Сопроводительное письмо к бухгалтерским документам пишется, как и к любым другим. Отсылаемые документы перечисляются в реквизите «Приложение», независимо от их количества.

НатальяНоябрь 24 2017 @ 10:51

Добрый день, Евгения! Возможен ли вариант не регистрировать какие то сопроводительные письма? В организацию каждый день пачками приходят судебные приказы, исполнительные листы, решения, определения суда, и к каждому-каждому прикреплено сопроводительное на формате половина и треть листа А4 с минимумом информации:»Судебный участок…направляет судебный приказ №…от… Приложение: судебный приказ…» Юристы говорят, нам эти письма не нужны. Я дня за 2-3 наберу целую папку, если каждое буду регистрировать. А за год…

Евгения КожановаНоябрь 24 2017 @ 11:30

Здравствуйте, Наталья!
Юристам эти письма, действительно, не нужны. Их интересуют приложения к ним. Но для вас это такие же входящие как и все. Поэтому регистрировать их надо. Если судебных писем много относительно всех остальных, они выделяются в отдельное дело «Судебная переписка», но учитываются в общем порядке.

НатальяНоябрь 24 2017 @ 12:09

Евгения, спасибо за ответ! Правильно ли я понимаю, что срок хранения таких судебных сопроводительных будет 5 лет ЭПК, ст. 32, как у переписки с госорганами?

Евгения КожановаНоябрь 24 2017 @ 19:45

Да, можно по этой статье.

ИринаМай 14 2018 @ 10:13

Добрый день!
Заранее оформили сопроводительное письмо к пакету документов. Документы собрали только через неделю. Действительна ли дата сопроводительного письма или надо его переделать?

Евгения КожановаМай 15 2018 @ 11:18

Здравствуйте, Ирина!
Лучше переделать.

thebestsecretary.ru

Сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо должно быть подготовлено для отправки документов без адресной части на них. Иными словами, когда нет возможности указать получателя непосредственно на отправляемом документе. Сопроводительное письмо к документам составляется в произвольной форме на официальном бланке согласно стандартным требованиям делопроизводства. Ниже в статье будет приведен образец сопроводительного письма, даже не один.

Если вы хотите написать сопроводительное письмо с целью отправки резюме в кадровое агентство или непосредственно работодателю, то тогда просмотрите информацию на этой странице и еще полезно будет прочитать отдельную статью на данную тему «Сопроводительное письмо к резюме – образец составления».

Как написать сопроводительное письмо

1. Из содержания письма должно быть понятно: какие именно документы вы направляете и что вы их действительно направляете. Отсюда следует несомненная польза сопроводительного письма – доказательство отправки требуемого.

Читайте так же:  Федеральные арбитражные суды округов их основные полномочия

2. После сообщения о направлении документов вы можете по ходу текста сопроводительного письма сделать пояснения и высказать просьбы. Но все ваши комментарии должны касаться отправляемых документов. Если вам надо послать сообщение тому же адресату по иному вопросу, то вы должны написать другое письмо.

3. Всегда проставляется отметка о наличии приложений под основным текстом письма (смотрите на образце). В ваших интересах сделать эту отметку. Она облегчает обработку почты адресату и в вашей организации, так меньше вероятность потерять приложения.

Вы можете назвать непосредственно в тексте письма отправляемые документы, тогда в отметке просто указывают количество листов и экземпляров. Выглядит так: «Приложение: на 2 л. в 1 экз.».

Также допустимо в основном тексте письма не называть отправляемые документы, тогда они перечисляются в отметке. Будет выглядеть примерно так: «Приложение: программа семинара на 2 л. в 1 экз.».

Иногда адресатов несколько, а приложения нужно отправить кому-то одному. Тогда отметка делается так: «Приложение: на 12 л. в 3 экз. только в первый адрес».

4. Позволяет проставить исходящий регистрационный номер и дату регистрации на сопроводительное письмо к документам – образец это иллюстрирует. Есть много случаев, когда очень важно доказать не просто факт отправки, а выдержать конкретный срок.

При этом ответственность за своевременную подготовку сопроводительного письма ложится на непосредственного исполнителя, а организация отправки документов (почтовое отделение, нарочно и т.д.) – на службу делопроизводства.

Я надеюсь, что с помощью представленных образцов вы получили достаточно информации, чтобы написать сопроводительное письмо к документам. Если есть вопросы, задавайте в комментариях.

delo-ved.ru

Надо ли направлять ответчику копии приложений к исковому заявлению?

Здравствуйте! АПК РФ обязывает истца направить ответчику копию искового заявления. Скажите пожалуйста, стоит ли направлять ответчику копии приложений к исковому заявлению или можно направить копию самого искового заявления? Как это отразится на судебном процессе и решении суда?Обязательно ли дожидаться уведомления о вручении заказного письма с копией искового заявления для того чтобы направить пакет документов в суд или достаточно всего лишь квитанции об отправлении?Нужно ли делать опись вложенных документов при отправлении копии ИЗ ответчику?

Ответы юристов (4)

Здравствуйте, Виктория. Достаточно отправить копию искового заявления. Не обязательно дожидаться. Отправляйте сразу, сначала отправьте копию искового заявления ответчику, а квитанцию об отправке вкладывайте в конверт с документами для суда и отправляйте. Опись не обязательна.​

Есть вопрос к юристу?

Виктория, добрый день.

Нужно внимательно читать АКП РФ,

В соответствие с ч.1 п. 1 ст. 126 АПК РФ, к исковому заявлению необходимо приложить: уведомление о вручении или иные документы, подтверждающие направление другим лицам, участвующим в деле, копий искового заявления и приложенных к нему документов, которые у других лиц, участвующих в деле, отсутствуют;

Таким образом, с Вас никто обязанности по направлению приложений к исковому заявлению не снимал.

Другое дело, что на практике все злоупотребляют тем обстоятельством, что документом, подтверждающим уведомление ответчика является почтовая квитанция, в которой указано о направлении этого письма с уведомлением. В связи с этим, при наличии такой почтовой квитанции, суд формально признает, что Вы исполнили обязанность по уведомлению ответчика.

В принципе от такого злоупотребления по не направлению приложений рисков для Вас нет. На практике был только один случай, когда суд немного пожурил истца (ответчик заявил, что не получил копии приложений) и отложил заседание для того, чтобы у ответчика была возможность ознакомиться со всеми материалами.

Добрый день, Виктория! Ответчику вы обязаны направить копию искового заявления со всеми приложениями, которые вы направили в адрес суда. Если в иске есть третье лицо, то ему можно направить только иск. Документы ответчику направляйте с описью вложения ​, чтобы было подтверждение направления ВСЕХ документов, которые поданы в суд.

Обязательно нужно отправить полный комплект документов.

На решении скорее всего это не отразится, потому что если вторая сторона не получит документы и заявит об этом в судебном заседании — суд обяжет Вас предоставить документы.

Может быть и ситуация, когда суд предложит Ответчику ознакомиться с материалами дела. Такое бывает, но формально это процессуальное нарушение со стороны суда.

Для подачи в суд дожидаться уведомления о вручении не нужно, подавать документы можно сразу. Отдельно хотел бы обратить внимание на досудебный порядок разрешения споров (ст.5. АПК РФ). Если он не соблюден — суд оставит заявление без рассмотрения.​

Читайте так же:  Претензия урегулирована

Что касается документа, который называется «опись вложения» — такой документ делать не обязательно (зависит от объема отправления).

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Сопроводительное письмо к документам — это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.

Сопроводительное письмо удобно тем, что:

  • во-первых, оно является доказательством отправки определенных документов. Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;
  • во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.
  • Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

    Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей структуре делового письма.

    В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.

    Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.

    Ниже следует обращение к получателю.

    Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:

    • Направляем Вам…
    • Высылаем Вам…
    • Представляем Вам…
    • Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.

      Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать просьбу. В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:

      • Просим подтвердить получение…
      • Просим передать…
      • Просим информировать…
      • Просим возвратить…
      • Просим руководствоваться… и т.п.

      Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. образец).

      Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.

      Образец сопроводительного письма к документам

      Директору
      ООО «Стандарт»
      Е.С. Кузьмину

      Уважаемый Евгений Станиславович!

      Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 2013-25-07 от 25.07.2013 с протоколом разногласий. Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.

      Приложения:
      1) договор в 2 экз. (всего на 6 листах);
      2) протокол разногласий в 2 экз. (всего на 2 листах).

      working-papers.ru

      Как направить копию заявления о обеспечении иска ответчику?

      Обязательно ли прикладывать к заявлению об обеспечении иска в арбитражный суд доказательства направления ее копии ответчику.

      Ответы юристов (1)

      Добрый день, Сергей!

      Согласно ст. 92 Арбитражного процессуального кодекса РФ,

      1. Заявление об обеспечении иска может быть подано в арбитражный суд
      одновременно с исковым заявлением или в процессе производства по делу до
      принятия судебного акта, которым заканчивается рассмотрение дела по
      существу. Ходатайство об обеспечении иска может быть изложено в исковом
      заявлении.КонсультантПлюс: примечание.
      С 1 января 2017 года Федеральным законом от 23.06.2016 N 220-ФЗ часть 1 статьи 92 дополняется новым абзацем. См. текст в будущей редакции.
      2. В заявлении об обеспечении иска должны быть указаны:
      1) наименование арбитражного суда, в который подается заявление;
      2) наименования истца и ответчика, их место нахождения или место жительства;
      3) предмет спора;
      4) размер имущественных требований;
      5) обоснование причины обращения с заявлением об обеспечении иска;
      6) обеспечительная мера, которую просит принять истец;
      7) перечень прилагаемых документов.
      В заявлении об обеспечении иска могут быть также указаны встречное
      обеспечение и иные сведения, в том числе номера телефонов, факсов,
      адреса электронной почты лиц, участвующих в деле.

      3. Заявление об обеспечении иска подписывается лицом, участвующим в деле, или его представителем.
      К заявлению, подписанному представителем, прилагается доверенность или
      иной подтверждающий полномочия на его подписание документ.

      4. В случае, если ходатайство об обеспечении иска изложено в исковом
      заявлении, в этом ходатайстве должны быть указаны сведения,
      предусмотренные пунктами 5 и 6 части 2 настоящей статьи.

      5. К заявлению стороны третейского разбирательства об обеспечении иска
      прилагаются заверенная председателем постоянно действующего третейского
      суда копия искового заявления, принятого к рассмотрению третейским
      судом, или нотариально удостоверенная копия такого заявления и
      заверенная надлежащим образом копия соглашения о третейском
      разбирательстве.

      6. К заявлению об обеспечении иска, если оно в соответствии с настоящим
      Кодексом оплачивается государственной пошлиной, прилагается документ,
      подтверждающий ее уплату.

      Таким образом, в законодательстве не прописана Ваша обязанность направлять уведомление другой стороне.

      Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

      m.pravoved.ru


Обсуждение закрыто.