Гост по написанию заявлений

Гост по написанию заявлений

Содержание:

Общие правила написания заявления

Каждый человек сталкивается в своей жизни с написанием заявлений. Это может быть заявление приема на работу, увольнения, перевода на другую должность или какое-либо другое. Не говоря уже о многочисленных бумагах, которые приходится писать в больницах, налоговой службе, банках и прочих учреждениях. И у человека сразу возникает вопрос о том, существуют ли какие-нибудь общие правила написания заявления.

Форма заявления

Приятно, что почти все учреждения, особенно крупные конторы и государственные организации, имеют собственные бланки заявлений на все случаи жизни. Образцы для заполнения, как правило, выставлены для всеобщего обозрения на видное место. Та же картина наблюдается при приеме в любую организацию, рабочий штат которой насчитывает более 3-4 человек: здесь тоже имеются образцы заявлений для каждого случая. Так что если вам предлагают написать заявление по образцу или заполнить графы в уже готовом бланке, лучше согласиться на это предложение и не придумывать что-то от себя. У каждой организации имеются свои правила написания заявления. И если вы не будете их придерживаться, то ваши документы не примут. Иногда такой отказ является незаконным, но гораздо легче выполнить местные требования к оформлению документации, чем три месяца доказывать в суде, что сотрудники организации были неправы.

Правила оформления заявления согласно УСОРД

Существует единая унифицированная система организационно-распорядительной документации, или кратко УСОРД. Она не является обязательной для исполнения для всех организаций, однако делопроизводители часто применяют изложенные в стандарте требования к оформлению документов.

По УСОРД составление заявления начинается с написания шапки, где указываются личные данные заявителя и руководителя организации. Слово «Заявление» пишется в левом верхнем углу, напротив шапки, там же указывается исходящий номер документа. Далее идет текст, в конце проставляется подпись и дата.

Общие требования

Однако иногда возникают такие ситуации, когда необходимо написать заявление без образца и без готового бланка. Есть ли в этом случае какие-нибудь правила написания заявления? Оказывается, есть, но они не закреплены законодательно ни в одном из кодексов РФ. Скорее, это правила деловой этики, исполнение которых помогает сторонам понять друг друга. Итак, что должно быть в вашем заявлении:

1. Исходящий номер и дата. Необязательное условие, но эта информация помогает отслеживать передвижение документа.

2. Шапка с информацией: кому адресована бумага и от кого.

3. Описательная часть.

4. Мотивировочная часть. Пишется при необходимости. Здесь указываются источники, которые подтверждают обоснованность ваших требований.

5. Резолютивная часть. Здесь описывается то, что вы хотите получить в итоге.

6. Список приложений.

7. Подпись и дата.

В заявлении не должно быть нецензурных выражений, так как это дает законное право не рассматривать этот документ.

И последнее: общие правила написания заявления не предусматривают оформления документа в строго письменной или печатной форме. На заявлении в письменном виде должна быть только подпись, а все остальное — на усмотрение заявителя.

fb.ru

Основные правила написания заявления

В делопроизводстве существуют определенные правила написания заявления разного рода, и очень важно их знать, чтобы составить тот или иной документ, подаваемый при совершении определенных действий.

Без этого вы не сможете устроиться на работу или уволиться с нее, попросить об отпуске, поступить в университет или оформить жалобу в магазине. Чтобы составить документ, нужно знать не только реквизиты, но и правила русского языка.

Написание заявления

Если мы желаем, чтобы поданный документ был рассмотрен как можно быстрее, его нужно правильно составить. Базовые правила написания заявления подразумевают такой порядок:

  • адресат (ФИО в дательном падеже с указанием должности);
  • адресант (ФИО составителя в именительном падеже и кем он является);
  • изложение сути документа (предложение, просьба, жалоба и т. д.);
  • дата составления;
  • подпись.
  • Размещение реквизитов

    Первые два пункта должны быть размещены в правом верхнем углу листа (он же должен иметь формат А4). Третий должен быть озаглавлен как «Заявление» (название пишется по центру), а последние два располагаются внизу страницы.

    Это и есть ключевые правила написания заявления. Образец при необходимости практически всегда можно попросить в той инстанции, куда вы обращаетесь, или же найти в интернете, если, например, нужно написать документ на отпуск или увольнение. Составляет он от руки или может быть набран в печатном виде.

    При изложении сути не используйте сложные и заумные словесные конструкции, все должно быть кратко и просто.

    Что запрещено при составлении

    Правила написания заявления также подразумевают и некоторые ограничения при его составлении.

    Так, нельзя в документе использовать нецензурные слова, применять оскорбительные эпитеты по отношению к должностным лицам и угрожать им. Запрещено клеветать на других, а также унижать других по религиозному или расовому признаку. Не допускается нетерпимость по отношению и к политическим оппонентам, заявление не может использоваться также и в качестве агитации.

    Во всех перечисленных случаях документ рассматриваться не будет. Он также не будет принят, если указанные в нем сведения не будут правдивыми и точными. Если есть необходимость указать адрес, телефон и прочие данные, то все их нужно перечислить. В случаях отправки документа по почте (обычной и электронной) нельзя забывать указывать обратный адрес, на который вы ожидаете получить ответ.

    Не принимаются к рассмотрению анонимные заявления. В зависимости от вида документа, к нему нужно прикладывать дополнительные бумаги, которые могут служить подтверждением изложенной информации в нем.

    Существует ли единая форма составления?

    Несмотря на то что есть определенные правила написания заявлений, ГОСТ на них отсутствует. Все рекомендации имеют только рекомендательный характер. Существуют общие принципы ГОСТ 6.30, но можно и не следовать им со всей строгостью.

    Например, пункт об адресанте может быть оформлен как «От Иванова И.И.», так и просто «Иванова И.И.», и это в заявлении не принципиальный вопрос.

    Заголовок документа после первых двух пунктов, который пишется посередине, может быть целиком написан заглавными буквами:

    Другой вариант написания такой:

    И оба будут правильными.

    Нюансы составления документа во многом зависят от его назначения. Ниже мы рассмотрим на примере двух ситуаций, как его правильно оформить в том или ином случае.

    Особенности подачи заявления в суд

    Подать документ в судебную инстанцию – это, конечно же, не попроситься у начальника в отпуск. И правила написания искового заявления будут несколько отличаться от обычного рабочего. Документ данного типа будет включать в себя такие составляющие:

    • Введение, где следует привести информационную справку касательно обеих сторон конфликта, включая ФИО, телефоны, адреса проживания и другое на усмотрение.
    • Исковая стоимость, которая подразумевает денежный эквивалент требований истца. Она должна соответствовать ситуации, если ее завысить, документ будет отклонен. Следует также приложить документы, которые могут ее аргументировать. Это может быть справка об оценке имущества, чек на покупку или квитанции.
    • Описательная часть, где истец обязан в сжатой форме и при этом максимально полно изложить все причины, по которой он и подает данное заявление. Расписывается суть происшедшего, когда и кто нарушил права, с указанием на нормативно-правовую базу.
    • Прошение – здесь излагаются требования с указанием стоимости иска.
    • Перечень дополнительных документов.
    • Что прикладывается к заявлению?

      Независимо от того, куда именно вы планируете подавать документ – в суд, руководству, органам исполнительной власти или начальникам компаний, с которыми вы заключаете договор или ведете переговоры, он может содержать приложения, без которых иметь юридическую силу он не будет.

      В заявлении следует в конце перечислить список прилагаемых бумаг, которые нужно пришить к нему в виде оригиналов или копий (в зависимости от требований).

      Чаще всего требуются:

      • копии паспортов и прочих документов;
      • фото;
      • чеки;
      • гарантийные талоны;
      • формы из жилищных товариществ;
      • справки из социальных органов или ЗАГСа;
      • расчетные бумаги и т. д.
      • Как правильно заполнить документ при уходе с работы?

        Если у вас появилась необходимость покинуть имеющееся место работы, то об этом тоже нужно попросить в письменном задекларированном виде. Правила написания заявления на увольнение по собственному желанию мало чем отличаются от общих рекомендаций по составлению этого документа.

        В правом верхнем углу пишем ФИО руководителя вашей структуры с указанием правильной должности и названия компании. Под этим вносим свои данные и прописываем свою занимаемую должность согласно трудовому договору.

        Под заголовком документа следует изложить его суть примерно так: «Прошу освободить меня от исполнения моих обязанностей по собственному желанию». В некоторых случаях требуется указать причину увольнения. Помимо этого, требуется поставить дату, с которой вы покидаете занимаемую должность, она, как правило, наступает спустя 2 недели после подписи заявления.

        Ниже пропишите фамилию и инициалы и поставьте дату написания документа и свою подпись.

        Рекомендуется подавать данное заявление вовремя с расчетом на необходимость двухнедельной отработки. Специалисты по персоналу советуют делать ксерокопию, чтобы, если в этом будет нужда, можно было бы указать на дату, начиная с которой вы не являетесь сотрудником компании.

        Согласно Трудовому кодексу РФ, любой сотрудник имеет право на увольнение в любое время, а также на получение компенсации и на неиспользованный ранее отпуск. Также он обязан получить вовремя расчет и свои документы. Если же работодатель не дает уволиться в срок, прописанный в документе, или как-то иначе ограничивает ваши права, вы можете смело обращаться в судебные органы.

        Как видим, правила написания заявления достаточно просты, и составить его не будет чем-то сложным. Иногда нужно собрать сопутствующие бумаги, которые могут придать ему вес, все зависит от адресата и сути документа.

        businessman.ru

        Письмовник

        Деловое письмо

        Этот вид документов состоит из следующих реквизитов:

        Схема расположения реквизитов заявления:

        Прошу принять меня на должность начальника бюро корреспонденции. В 1979 году я окончила Московский государственный историко-архивный институт. До октября 1991 г. работала в Научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела (НИИДАД) инспектором по учету и регистрации корреспонденции.

        Приложение: 1) личный листок по учету кадров; 2) трудовая книжка; 3) копия диплома; 4) две фотографии.

        вопросы из «Справочного бюро»

        Слово заявление пишется с прописной или со строчной буквы?
        Ставится ли точка после слова заявление?
        Как правильно: заявление Иванова или заявление от Иванова?

        Слово заявление – это заголовок документа. По общим правилам:

        Председателю домового комитета Иванову Петру Сидоровичу
        от
        жильца квартиры № 5 Петрова Сидора Ивановича

        Допускается, но считается устаревающим такой способ оформления (с точкой в конце, слово «заявление» со строчной буквы).

        При таком оформлении «шапка» заявления представляет собой синтаксическое единство – предложение: такому-то (от) такого-то заявление (и точка в конце предложения, соответственно, нужна).

        Предлог «от» в шапке заявления можно пропустить.

        Итак, допустимы варианты:

        Как оформить заявление о переводе на другой факультет?

        В правом верхнем углу пишется адресат: Ректору (1-я строчка) такого-то вуза (2-я строчка), например:

        (2) доктору технических наук И. П. Слесареву;

        (3) предлог от (его допускается опускать, тогда сразу после 2-й следует 4-я строчка);

        (4) студентки такого-то факультета;

        (5) Ваши Ф. И. О. (в род. пад.).

        Далее посередине строки (со строчной или прописной буквы) слово заявление: если со строчной, то после «заявления» ставится точка, если с прописной, то точка не ставится. Далее с красной строки текст заявления. После текста в правой части подпись, дата (дата может ставиться и в левой части).

        Где указывается дата?

        Реквизит «дата» указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа» и печатается от границы левого поля. Дату также можно указать после текста заявления, также от границы левого поля, например:

        new.gramota.ru

        Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст) (утратил силу)

        Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003
        «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
        (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)

        Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents

        См. Сравнительный анализ ГОСТ Р 6.30-2003 И ГОСТ Р 7.0.97-2016 на организационно-распорядительную документацию

        Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст взамен настоящего ГОСТа с 1 июля 2018 г. введен в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 для добровольного применения в РФ

        Согласно письму Минюста РФ от 4 апреля 2003 г. N 07/3276-ЮД постановление Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст не нуждается в государственной регистрации (информация опубликована в Бюллетене Министерства юстиции РФ 2003 г. N 5)

        1 Область применения

        Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

        Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

        Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов — в приложении Б.

        Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

        2 Состав реквизитов документов

        При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

        01 — Государственный герб Российской Федерации;

        02 — герб субъекта Российской Федерации;

        03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

        04 — код организации;

        05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

        06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

        07 — код формы документа;

        08 — наименование организации;

        09 — справочные данные об организации;

        10 — наименование вида документа;

        11 — дата документа;

        12 — регистрационный номер документа;

        13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

        14 — место составления или издания документа;

        16 — гриф утверждения документа;

        18 — заголовок к тексту;

        19 — отметка о контроле;

        20 — текст документа;

        21 — отметка о наличии приложения;

        23 — гриф согласования документа;

        24 — визы согласования документа;

        25 — оттиск печати;

        26 — отметка о заверении копии;

        27 — отметка об исполнителе;

        28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

        29 — отметка о поступлении документа в организацию;

        30 — идентификатор электронной копии документа.

        3 Требования к оформлению реквизитов документов

        3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).

        3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

        3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

        3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

        3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

        3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

        3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

        3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

        Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

        Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

        Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

        Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

        Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

        3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

        3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

        3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

        Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

        Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

        Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

        3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

        Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

        3.13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

        3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

        3.15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

        Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

        Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

        Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

        Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

        В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

        При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

        При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

        3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

        Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

        При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

        При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

        Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

        3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

        Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

        3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

        Заголовок может отвечать на вопросы:

        о чем (о ком)?, например:

        Приказ о создании аттестационной комиссии;

        чего (кого)?, например:

        Должностная инструкция ведущего эксперта.

        К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

        3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

        3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

        Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

        При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

        Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

        Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

        В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

        Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

        В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

        В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

        В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

        Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

        В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

        В письмах используют следующие формы изложения:

        — от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

        — от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

        — от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

        3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

        Приложение: на 5 л. в 2 экз.

        Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

        Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

        Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

        Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

        В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N » с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

        Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N » печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

        3.22 В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

        Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

        При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

        При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

        При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

        При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

        В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

        3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

        Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

        3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

        При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

        Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

        Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

        Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

        Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

        Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

        3.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

        Документы заверяют печатью организации.

        3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

        Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

        3.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

        3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

        Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

        3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

        Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

        3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

        4 Требования к бланкам документов

        4.1 Документы изготавливают на бланках.

        Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

        Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

        4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

        4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

        4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

        4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

        Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

        — центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

        — флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

        4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

        — бланк конкретного вида документа.

        4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

        Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

        Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

        Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

        4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

        4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

        Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

        Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)

        Текст ГОСТ опубликован в официальном издании Госстандарта России. ИПК Издательство стандартов, 2003 г.

        Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России

        Внесен Научно-техническим управлением Госстандарта России

        Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст

        Дата введения 1 июля 2003 г.

        base.garant.ru

        Читайте так же:  Кто не платит налоги в рк
    Обсуждение закрыто.